Frågor och Svar (HR-arkiv)

Här har vi samlat vanliga frågor och svar gällande HR-arkivet.

Jag ser inget när jag försöker logga in i HR-arkivet/Mina sidor.

Då har förmodligen AC inte godkänt din ansökan i IDAC. Be AC gå in i IDAC och godkänna din ansökan genom att skrolla längst till höger, klicka i approve och klicka submit.

En chef ser inte alla anställda.​

En chef ser alla som har anställning på chefens organisatoriska enhet samt chefen från den organisatoriska enhet som ligger direkt under sin egna organisatoriska enhet. Om chefen behöver se ytterligare en organisatorisk enheter går det att ansöka om att få tillgång även till de enheterna i IDAC.​

Finns det förhandsgranskning innan jag skickar iväg beviset/avtalet?

Ja, det finns det. Längst ner på vänster sida finns en knapp med texten Förhandsgranskning.

När jag ska skapa ett avtal/bevis och fyller i personnummer kommer fel datum/anställning upp.

Screenshot
Växla mellan anställningar. Foto: N/A

Tänkbara fel.

  • Du behöver växla mellan anställningarna/anställningsperiod som hen har. 
    Detta ändrar du  genom att klicka på de små växlingsrutorna längst ner till höger i fönstret som kommer upp när du fyllt i personnummer och klickat enter.
  • Det är mer än en månad innan anställningen påbörjas. (Gäller ej anställda med en aktiv anställning)
  • Du har inte valt avtalstyp innan du fyllde i personnummer.

För att skicka avtal/bevis, måste vi klicka på "avsluta-knappen" i Primula innan det finns en signatur?​

Ja. Ärendet måste alltid avslutas i Primula för att uppgifterna ska gå att få fram i  avtalsmallarna i HR-arkivet/Mina sidor. Signeringen av avtalet/beviset sker sen i processgången i HR-arkivet/Mina sidor.

Jag ska skapa ett avtal och har skrivit in personnumret men det händer inget när jag klickar på den blå rutan. 

Tänkbara fel.

  • Kontrollera att du har senaste versionen av din webbläsare. Vi rekommenderar Chrome.
  • Det är mer än en månad innan anställningen påbörjas.
  • Kontrollera så allt ligger rätt och är korrekt registrerat i Primula.
  • Kontrollera så du har valt rätt avtalstyp.

Jag skrev fel telefonnummer/mejladress till den som ska signera.

Kontakta Payroll på payroll@uf.ki.se så kan dom hjälpa dig att ändra till rätt nummer/mejladress.

Sms kommer inte fram vid signering av avtal. ​

Sms skickas, vanligtvis på några sekunder. Om sms:et kommit bort skicka ett nytt genom att klicka på signera igen. ​

När jag klickar på länken i mailet går det inte att läsa dokumentet. ​

Tänkbara fel.

  • Du måste ha senaste versionen på webbläsaren. Uppgradera i software center och prova igen. ​
  • Länken är för gammal. Den blir inaktuell efter 2 veckor. Kontakta Payroll på payroll@uf.ki.se så kan dom skicka en ny länk/mejl.

Kan jag maila in dokument till arkivet på samma sätt som från skrivaren? 

Ja, det går att göra. Det finns ett antal e-postadresser som motsvarar olika dokumenttyper. För att maila in skickar man till rätt e-postadress och skriver personnummer (ÅÅMMDD-NNNN) i ämnesraden. Dokumentet går då att hitta i rätt personakt.

https://medarbetare.ki.se/e-postadresser-till-hr-arkivet

Dokumentuppladdning.
Dokumentuppladdning. Foto: N/A

Vilken dokumenttyp ska jag spara på?

Klicka på list-ikonen för att få upp alla dokumenttyper i dokumenthanteringsplanen där kan du se förklaringar för vissa dokument. De dokumenttyper som, är gråmarkerade har du inte behörighet för. För att se gallringstider för respektive dokumenttyp använd länken: https://medarbetare.ki.se/dokumenthanteringsplan-for-hr-arkivet

Det saknas uppgifter i avtalet, varför?

Du har förmodligen inte skapat avtalet i rätt turordning.

Det är viktigt att alltid börja uppifrån.

  1. Avtalsspråk
  2. Atalstyp
  3. Personnummer
  4. Rätt anställning (om det finns flera)

Jag hittar inga dokument för en anställd i HR-arkivet, varför?

Tänkbara fel:

  • Det är tidigare än 1 månad innan anställningen börjar.
  • Det är 2 månader efter avslutad anställning. Akten flyttas till Mellanlagret.
  • Personakten är flyttad till Mellanlagret, mejla payroll, payroll@uf.ki.se , om du är i behov av dokumentet.
  • Om det står "Detta dokument är gallrat enligt dokumenthanteringsplanen" - se föregående punkt.
  • Om det står " Detta dokument är flyttad till mellanlagret" - mejla payroll, payroll@uf.ki.se , om du är i behov av dokumentet.