Dokumenthanteringsplan för HR-arkivet

Vilka handlingar som kan sparas i personakten styrs utifrån KI:s dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen beskriver hur KI:s allmänna handlingar ska hanteras, dvs. om de ska diarieföras, bevaras eller kan gallras efter en viss tid.

Vad du kan göra i HR-arkivet styrs utifrån olika roller. I tabellen nedan finns en beskrivning av vad de olika rollerna kan utföra i HR-arkivet samt vilka handlingstyper som är möjliga att ladda upp i en personakt. 

  • L=Läsa
  • S=Skapa

Alla som har behörighet till en dokumenttyp kan också ladda ner den.
 

Samtliga chefer samt Administrativa Chefer (AC) på KI har per automatik behörighet till HR-arkivet.

Rollerna för handläggare samt administratör ansöker om behörighet via IDAC.

Gallringstiden anger hur länge ett dokument ligger i arkivet innan det gallras helt ur arkivet.

Handlingstyper, roller samt behörighetsområde
Dokumenttyp svenska Chef Handläggare HR Handläggare Basic Administratör Basic Gallringstid
A1 intyg L, S,L L L Bevaras
Anställning utan utlysning L, S,L - L Bevaras
Anställningsbevis/anställningsavtal L, S,L S, L L Bevaras
Anställningsändringar L, S,L - L Bevaras
Ansökan om bidrag till arbetshjälpmedel L S,L - - Gallras när anst. upphört, RA Bevaras
Arbetsgivaren avbryter provanställning L, S,L - L Bevaras
Arbetsskada anmälan S,L, S,L - L Bevaras
Arbetsskada beslut L, S,L - L Bevaras
Avsked/varsel L, S,L - L Bevaras
Beredskap, övertid, mertid och OB L, S,L L L 2 år
Beslut om förbud om bisyssla L, S,L - L Bevaras
Beslut om person- eller samordningsnummer L, S,L S, L L Bevaras
Beslut om uppehållstillstånd S,L, S,L S, L L Bevaras
Beslut om utmätning - - - - -
Betyg och intyg L, S,L S,L L -
Dispenser representation L, S,L L L 10 år
Disputation L, S,L L L Bevaras
Distansarbete S,L, S,L S, L L Gallras när anst. upphört
Docenturbevis L, S,L S, L L Bevaras
Dödsbesked L, S,L S,L L Bevaras
Forskarskatt L, S,L S,L L Bevaras
Förenad anställning L, S,L L L Bevaras
Förmånsbeskattning L, S,L S, L L 2 år
Försäkringskassan L, S,L - Bevaras
Genomförda lagstadgade medicinska kontroller S,L, S,L S, L L Bevaras
Individuella beslut så som förmåner L, S,L - L Bevaras
Inventarier L, S,L S,L L Gallras när anst. upphört
Konteringsändring L, S,L S, L L Bevaras
Ledighetsansökningar L, S,L L L 2 år
Ligger fel arkiv - - - - -
Läkarintyg L S,L - - 2 år (10 år RA)
Lönetillägg L, S,L L L Bevaras
Medarbetarens uppsägning L, S,L L L Bevaras
Namnändring L, S,L S, L L Bevaras
Omplacering L, S,L - L Bevaras
Pensionsutredning, delpension L, S,L - L Bevaras
Personalansvarsnämnd löneavdrag L S,L - L Bevaras
Personalansvarsnämnd skriftlig varning L S,L - - Bevaras
Placeringsbeslut L, S,L L L Bevaras
Post-Doc diploma S,L, S,L L L Bevaras
Rehabiliteringsplanering för återgång i arbete - S,L - - 10 år
Rehabiliteringsutredning - S,L - - 10 år (RA Bevaras)
Rese- och traktamentsersättningar L, S,L L L 17 år
Resebidrag sökt utanför KI S,L, S,L L L Bevaras
Resebidrag vid institution S,L, S,L L L Bevaras (ej beviljad 2 år)
Sjukvårds- och läkemedelskvitton - - - L 7 år
Skattebeslut L, S,L S, L L 2år
Stipendiebeslut L, S,L L L 10 år
Supervisor - Post Doc Agreement S,L, S,L L L Bevaras
Tjänstbarhetsintyg L S,L - - Bevaras
Tjänstgöringsbetyg utfärdade vid KI S,L, S,L - - Bevaras
Tydliggörande av skyldigheter i anställningen L, S,L - - Bevaras
Uppdragstillägg L, S,L L L Bevaras
Uppsägning pga arbetsbrist L, S,L - L Bevaras
Uppsägning pga personliga skäl L, S,L - L Bevaras
Utbildningsbidrag L, S,L S,L L Bevaras
Överenskommelse L, S,L - L Bevaras
Överenskommelse om anställningens upphörande L, S,L S,L L Bevaras
Överenskommelse om forskarflytt L, S,L - L Bevaras
Överenskommelse om frivillig avgång L, S,L - L Bevaras
Överenskommelse om förtroendearbetstid L, S,L - L Bevaras
Överenskommelse om löneväxling L, S,L L L Bevaras