Dokumenthanteringsplan för HR-arkivet
Vilka handlingar som kan sparas i personakten styrs utifrån KI:s dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen beskriver hur KI:s allmänna handlingar ska hanteras, dvs. om de ska diarieföras, bevaras eller kan gallras efter en viss tid.
Vad du kan göra i HR-arkivet styrs utifrån olika roller. I tabellen nedan finns en beskrivning av vad de olika rollerna kan utföra i HR-arkivet samt vilka handlingstyper som är möjliga att ladda upp i en personakt.
- L=Läsa
- S=Skapa
Alla som har behörighet till en dokumenttyp kan också ladda ner den.
Samtliga chefer samt Administrativa Chefer (AC) på KI har per automatik behörighet till HR-arkivet.
Rollerna för handläggare samt administratör ansöker om behörighet via IDAC.
Gallringstiden anger hur länge ett dokument ligger i arkivet innan det gallras helt ur arkivet.
| Dokumenttyp svenska | Chef | Handläggare HR | Handläggare Basic | Administratör Basic | Gallringstid |
|---|---|---|---|---|---|
| A1 intyg | L, | S,L | L | L | Bevaras |
| Anställning utan utlysning | L, | S,L | - | L | Bevaras |
| Anställningsbevis/anställningsavtal | L, | S,L | S, L | L | Bevaras |
| Anställningsändringar | L, | S,L | - | L | Bevaras |
| Ansökan om bidrag till arbetshjälpmedel | L | S,L | - | - | Gallras när anst. upphört, RA Bevaras |
| Arbetsgivaren avbryter provanställning | L, | S,L | - | L | Bevaras |
| Arbetsskada anmälan | S,L, | S,L | - | L | Bevaras |
| Arbetsskada beslut | L, | S,L | - | L | Bevaras |
| Avsked/varsel | L, | S,L | - | L | Bevaras |
| Beredskap, övertid, mertid och OB | L, | S,L | L | L | 2 år |
| Beslut om förbud om bisyssla | L, | S,L | - | L | Bevaras |
| Beslut om person- eller samordningsnummer | L, | S,L | S, L | L | Bevaras |
| Beslut om uppehållstillstånd | S,L, | S,L | S, L | L | Bevaras |
| Beslut om utmätning | - | - | - | - | - |
| Betyg och intyg | L, | S,L | S,L | L | - |
| Dispenser representation | L, | S,L | L | L | 10 år |
| Disputation | L, | S,L | L | L | Bevaras |
| Distansarbete | S,L, | S,L | S, L | L | Gallras när anst. upphört |
| Docenturbevis | L, | S,L | S, L | L | Bevaras |
| Dödsbesked | L, | S,L | S,L | L | Bevaras |
| Forskarskatt | L, | S,L | S,L | L | Bevaras |
| Förenad anställning | L, | S,L | L | L | Bevaras |
| Förmånsbeskattning | L, | S,L | S, L | L | 2 år |
| Försäkringskassan | L, | S,L | - | Bevaras | |
| Genomförda lagstadgade medicinska kontroller | S,L, | S,L | S, L | L | Bevaras |
| Individuella beslut så som förmåner | L, | S,L | - | L | Bevaras |
| Inventarier | L, | S,L | S,L | L | Gallras när anst. upphört |
| Konteringsändring | L, | S,L | S, L | L | Bevaras |
| Ledighetsansökningar | L, | S,L | L | L | 2 år |
| Ligger fel arkiv | - | - | - | - | - |
| Läkarintyg | L | S,L | - | - | 2 år (10 år RA) |
| Lönetillägg | L, | S,L | L | L | Bevaras |
| Medarbetarens uppsägning | L, | S,L | L | L | Bevaras |
| Namnändring | L, | S,L | S, L | L | Bevaras |
| Omplacering | L, | S,L | - | L | Bevaras |
| Pensionsutredning, delpension | L, | S,L | - | L | Bevaras |
| Personalansvarsnämnd löneavdrag | L | S,L | - | L | Bevaras |
| Personalansvarsnämnd skriftlig varning | L | S,L | - | - | Bevaras |
| Placeringsbeslut | L, | S,L | L | L | Bevaras |
| Post-Doc diploma | S,L, | S,L | L | L | Bevaras |
| Rehabiliteringsplanering för återgång i arbete | - | S,L | - | - | 10 år |
| Rehabiliteringsutredning | - | S,L | - | - | 10 år (RA Bevaras) |
| Rese- och traktamentsersättningar | L, | S,L | L | L | 17 år |
| Resebidrag sökt utanför KI | S,L, | S,L | L | L | Bevaras |
| Resebidrag vid institution | S,L, | S,L | L | L | Bevaras (ej beviljad 2 år) |
| Sjukvårds- och läkemedelskvitton | - | - | - | L | 7 år |
| Skattebeslut | L, | S,L | S, L | L | 2år |
| Stipendiebeslut | L, | S,L | L | L | 10 år |
| Supervisor - Post Doc Agreement | S,L, | S,L | L | L | Bevaras |
| Tjänstbarhetsintyg | L | S,L | - | - | Bevaras |
| Tjänstgöringsbetyg utfärdade vid KI | S,L, | S,L | - | - | Bevaras |
| Tydliggörande av skyldigheter i anställningen | L, | S,L | - | - | Bevaras |
| Uppdragstillägg | L, | S,L | L | L | Bevaras |
| Uppsägning pga arbetsbrist | L, | S,L | - | L | Bevaras |
| Uppsägning pga personliga skäl | L, | S,L | - | L | Bevaras |
| Utbildningsbidrag | L, | S,L | S,L | L | Bevaras |
| Överenskommelse | L, | S,L | - | L | Bevaras |
| Överenskommelse om anställningens upphörande | L, | S,L | S,L | L | Bevaras |
| Överenskommelse om forskarflytt | L, | S,L | - | L | Bevaras |
| Överenskommelse om frivillig avgång | L, | S,L | - | L | Bevaras |
| Överenskommelse om förtroendearbetstid | L, | S,L | - | L | Bevaras |
| Överenskommelse om löneväxling | L, | S,L | L | L | Bevaras |