Vad är HR-arkivet?

Bakgrund  

Enligt strategi 2030 ska KI verka för att uppfattas som utåtriktat, modernt och med gott renommé. För att KI ska kunna hålla en god kvalitet i forskning samt utbildning krävs en excellent administration som stöder kärnverksamheten på bästa sätt. Med den stora genomströmning och mängd av människor som arbetar på KI krävs bra samt moderna HR-processer. HR-avdelningen på centrala förvaltningen har därför genomfört ett utvecklingsarbete för att modernisera och effektivisera processer och arbetssätt för avdelningen och institutionerna. Att arbeta digitalt med personakter sparar tid, frigör fysisk plats och ökar möjligheten att arbeta platsoberoende. Länge har det funnits fysiska arkiv med pärmar centralt på löneenheten, hos arkiv och registratur, och lokalt på varje institution. 

Personakter 

En medarbetare som har arbetat på KI i flera år genererar en mängd papper; allt från anställningsavtal till placeringsbeslut och uppsägningar. Alla dokument som berör den anställde eller anställningen ska finnas i personakten, se dokumenthanteringsplan för HR-arkivet för en komplett bild över vilka dokument som ska sparas i personakten. När en personakt upprättas i HR-arkivet blir den per automatik tillgänglig för närmaste chef och lokal HR på respektive verksamhetsinstitution där medarbetaren är aktiv. Om medarbetaren har mer än en anställning kommer personakten att finnas tillgänglig på alla verksamhetsinstitutioner där medarbetaren är aktiv. Personakter kommer att finnas för samtliga medarbetare som har en anställning vid KI. 

Dokumenthanteringsplan och GDPR 

En fördel med ett digitalt verktyg för HR-arkiv är att det blir bättre kontroll av både dokument och personuppgifter. HR-arkivet styr så att rätt person har tillgång till rätt personakter. Det finns också regler för hur dokument och personuppgifter ska lagras som HR-arkivet kommer att sköta automatiskt. Gallringstid, när dokument makuleras, kommer att styras utifrån dokumenthanteringsplanen och gallras per automatik när rätt tid har gått. HR-arkivet ger bra förutsättningar för att dokumenthanteringsplan och GDPR följs på rätt sätt.  

Avslutade anställningar 

När en medarbetare avslutar sin anställning vid KI kommer personakten (två månader efter avslut) att flyttas från HR-arkivet till ett arkiv med inaktiva personakter. Där kommer de lagras och vara inaktiva i 10 år innan de flyttas till arkiv och registratur för långlagring. Om medarbetaren skulle ta en ny anställning vid KI innan 10 år har gått flyttas deras personakt tillbaka till HR-arkivet.