Vanligt förekommande frågor om REDCap
Detta avsnitt ger svar på de vanligaste frågorna som uppstår vid användning av REDCap på Karolinska Institutet.
Åtkomst till REDCap
Vem kan skapa projekt i REDCap?
Endast användare med KI-ID kan skapa nya projekt i REDCap på KI. Därefter kan man bjuda in externa samarbetspartners till sitt projekt. Man kan då begränsa deras användarrättigheter så att de endast kan se/redigera/exportera särskilda data.
Viktigt att komma ihåg när man jobbar med externa samarbetspartners i ett projekt är att relevanta data- och samarbetsavtal ska vara på plats mellan KI och den externa parten innan någon data delas. Du kan läsa mer om detta på sidan om Process för upprättande av avtal vid överföring av personuppgifter. Du kan även kontakta rdo@ki.se om du behöver hjälp med att reda ut personuppgiftsansvar och hitta lämpligt dataavtal för ert projekt. Juridiska avtal bör granskas av KI Avtal (avtal@ki.se) innan de skrivs under.
Hur loggar jag in med två-stegsverifiering i REDCap?
Från och med den 20 november 2023 behöver man använda två-stegsverifiering (med authenticator) för att logga in i REDCap på Karolinska Institutet. Detta gäller för alla REDCap-användare, interna och externa. Om du inte har satt upp Authenticator appen till ditt REDCap konto innan den 20 november 2023 kommer du att behöva kontakta REDCap support på redcap@ki.se. Längst ner på denna sida hittar du en PDF-guide över hur du sätter upp Authenticator för ditt REDCap-konto.
Om du ska skapa ett nytt REDCap konto behöver du samtidigt sätta upp två-stegsverifiering (med authenticator) för att kunna logga in igen senare. Detta görs genom att scanna QR koden som visas precis efter att du verifierat din mejladress. Följ instruktionerna på webbsidan eller i guiden nedan. OBS: Om du inte sätter upp två-stegsverifiering direkt när du skapar ditt nya konto kommer du att behöva kontakta REDCap support på redcap@ki.se för att kunna komma åt ditt konto.
Hur kan mina externa samarbetspartners komma åt mitt projekt i REDCap?
Det finns olika sätt att logga in på REDCap på KI. Du kan läsa mer om det på vår hemsida om tillgång till REDCap.
Ifall dina samarbetspartners tillhör organisationer knutna till SWAMID eller eduGAIN så kan de logga in med sina respektive organisations-inlogg, annars måste de skapa ett eduID-konto för att kunna logga in på KI:s REDCap.
När de registrerat sig på KI REDCap och verifierat sin mailadress så kan du som projektägare lägga till deras användar-ID till ditt REDCap-projekt. Detta gör du under User Rights där du även kan begränsa användarrättigheterna för varje användare.
Viktigt att tänka på är att ni har upprättat relevanta dataavtal och samarbetsavtal innan någon data delas med partners utanför KI. Du kan läsa mer om detta på sidan om Process för upprättande av avtal vid överföring av personuppgifter och kontakta rdo@ki.se om du behöver hjälp med personuppgiftsansvar och hitta lämpligt dataavtal för ert projekt. Juridiska avtal bör granskas av KI Avtal (avtal@ki.se) innan de skrivs under.
Mitt REDCap konto har blivit avstängt
Alla REDCap-användarkonton suspenderas automatiskt efter två års inaktivitet och raderas efter ytterligare sex månader. För att hålla ditt konto aktivt behöver du logga in minst en gång vartannat år.
För att återaktivera ett suspenderat användarkonto, kontakta din REDCap-administratör på redcap@ki.se som kan öppna kontot igen.
Om ditt konto har raderats på grund av inaktivitet behöver du skapa ett nytt konto för att fortsätta använda REDCap.
Hantera projekt
Jag har skapat ett nytt instrument i Designer men kan nu inte se instrumentet utanför Designer
Om du skapar ett nytt instrument efter att projektet redan flyttades till Production får du inte automatiskt tillgång till instrumentet. Du behöver istället gå in iI User Rights och ge dig själv och andra relevanta användare behörigheter att se och hantera instrumentet.
Jag vill lägga till en sekundär e-postadress till mitt konto
Du kan lägga till en sekundär e-postadress till ditt konto för att skicka e-postinbjudningar från en annan adress än din egen (till exempel en gemensam studieinkorg) så länge att epostadressen tillhör KIs domän (dvs slutar med ”@ki.se”).
Ibland lyckas REDCap inte att skicka verifieringsmejlet för sekundära e-postadresser. Om detta händer, kontakta oss på redcap@ki.se, så kan vi verifiera den sekundära e-postadressen manuellt.
Jag vill använda en extern modul i mitt projekt
Externa moduler är fristående programvarupaket som kan utöka funktionaliteten i ditt REDCap-projekt. Vissa funktioner kan endast aktiveras genom att lägga till externa moduler i ett projekt.
Dessa moduler utvecklas av enskilda användare och utvecklare, inte av Vanderbilt University (som utvecklar REDCap). Innan de görs tillgängliga via REDCap Repository, som även är integrerat i REDCap, genomgår de en säkerhetsgranskning.
Vi kan hjälpa dig att aktivera en extern modul i ditt projekt. Eftersom modulerna ligger utanför REDCaps kärnfunktionalitet erbjuder vi däremot ingen support för dem. Vi är beroende av att utvecklarna bakom respektive modul fortsätter att underhålla och uppdatera den.
Om en modul av någon anledning slutar fungera som avsett behöver du själv hitta en lösning. Om modulen blir föråldrad eller börjar orsaka problem i den centrala REDCap-miljön kan vi behöva ta bort den från KI:s REDCap-installation. Om detta sker behöver du hitta en alternativ lösning för projektet. Historiskt sett är sådana situationer mycket ovanliga.
Externa moduler bör uppdateras regelbundet. Du kan vanligtvis se hur aktiv utvecklingen av en modul är genom att besöka dess sida på GitHub. Där kan du även rapportera problem eller skapa ärenden om något inte fungerar som det ska.
Om du är intresserad av att utveckla en egen extern modul rekommenderar vi att du börjar med den här introduktionsguiden för utvecklare. Vi kan därefter hjälpa dig att testa och implementera modulen i REDCap. Kontakta oss på redcap@ki.se.
TwilioSMS
Hur fungerar TwilioSMS funktionen?
TwilioSMS funktionen används för att kunna skicka sms eller ringa upp deltagare som en del av studien. KI tillåter användningen av Twilio så länge man stänger av funktionen Request Inspector och så länge det inte är hela enkäten som utförs via Twilio. Vanligtvis används den främst som ett sätt att skicka ut en länk till en enkät, som ett alternativ till mailutskick, tex om man har daglig användning eller enkäter som skickas ut med täta intervaller.
Hur aktiverar jag TwilioSMS i mitt projekt?
KI tillåter användningen av Twilio så länge man stänger av funktionen Request Inspector och så länge det inte är hela enkäter som utförs via Twilio. Följ instruktionerna nedan för att aktivera Twilio funktionen i ditt projekt.
- Skapa ett Twilio-konto på www.twilio.com.
- Sätt in pengar på ditt Twilio-konto, detta gör du via Billing-sidan på Twilio.
- Köp ett telefonnummer som ska användas för ditt REDCapprojekt. Detta gör du via Numbers-sidan på Twilio.
- När du har skaffat ett telefonnummer behöver du ta reda på ditt Account SID och Auth Token kopplat till ditt konto. Dessa hittar du om du går in på Main Account Settings à API Credentials på Twilio. Skicka sedan Account SID, Auth Token och telefonnummer tillsammans med ditt REDCap användarnamn och projekttitel till din REDCap administratör (redcap@ki.se) så att de kan aktivera funktionen i ditt projekt.
- När funktionen aktiveras kommer REDCap att testa ditt Twilio konto för att dubbelkolla att alla uppgifter är korrekta. Funktionen kan inte användas förrän REDCap verifierat att Account SID, Auth Token och telefonnummer är giltiga.
OBS: Funktionen Request Inspector loggar och lagrar all aktivitet på Twilio servrar, denna funktion ska därför stängas av innan man påbörjar användningen av Twilio i sitt projekt. Denna inställning kan ändras i Inställningssidan på ditt Twilio-konto under "Programmable Voice".
Stöd
Erbjuder Karolinska Institutet stöd för användning av REDCap?
Ja, forskare som har frågor relaterade till REDCap är välkomna att skicka ett mail till redcap@ki.se. Om ni skriver till oss inom ordinarie kontorstid får ni oftast svar samma dag eller senast dagen efter.
KI erbjuder även praktisk hjälp med att komma igång med REDCap eller med ditt pågående projekt under ett REDCap möte. Du kan boka ett 1-timmes möte med din REDCap administratör via Microsoft bookings verktyget.
Dessa möten är inte avsedda för grundläggande utbildning i REDCap. Det förväntas att du redan har tillgång till REDCap och har tagit del av det omfattande publika stödmaterial som finns tillgängligt, så att du har en grundläggande förståelse för hur REDCap ser ut och är uppbyggt. För utbildning inom REDCap kan du boka dig på våra regelbundna workshopar.