Projekt: Modernisera arbetssätt och arbetsplats

GVS saknar idag kontor som är optimerade för den nya flexibla arbetsvardagen, och som främjar ett utvecklat samarbete inom och mellan våra avdelningar. Universitetsdirektören fattade därför i december 2023 beslut om att initiera ett projekt med syfte att modernisera såväl arbetssätt som arbetsplats.

Idag är verksamheten utspridd i fyra olika byggnader om ca 11 000 kvm på campus Solna. Majoriteten av medarbetarna har personliga platser antingen i eget rum eller i ett landskap. Ytorna nyttjas inte på ett optimalt sätt och det finns önskemål från ledning och medarbetare om att utveckla miljön för att bättre stötta det hybrida arbetssättet och olika typer av aktiviteter och arbetsuppgifter.

Varje avdelning har i nuläget en egen yta tilldelad och ansvar för att köpa in sin ergonomiska och tekniska utrustning. 

Projektet utgår från ett av de nio identifierade strategiska fokusområdena som prioriterats av KI:s ledning utifrån en bred intern dialog. Aktuellt fokusområde (E) handlar om att nyttja verksamhetens lokaler på ett mer effektivt vis och därmed även sänka lokalkostnaderna. Projektet tar även hänsyn till andra, parallella fokusområden, däribland fokusområde F som handlar om att samordna och optimera verksamhetsstödet (GVS). 

Du kan läsa mer här om de strategiska fokusområdena för att nå KI:s vision. 

Flera undersökningar har genomförts, bland annat en sk. Leesman (en standardiserad enkät som mäter arbetsplatsupplevelse) inom dåvarande universitetsförvaltningen 2022. Där framkom bland annat att medarbetarna önskar såväl bättre ytor för mindre möten, fler sociala utrymmen och en modernare allmän inredning. Samtidigt önskar man behålla möjligheten för enskilt fokuserat arbete.  

I den beläggningsmätning som gjordes under hösten 2023 framgår att vi inom GVS i snitt nyttjar våra befintliga kontorsytor till 25%, vilket inte är hållbart ekonomiskt eller miljömässigt. 

Forskningsstudien ”Framtidens arbetsplats” följde och utvärderade övergången till ett mer flexibelt arbetssätt inom verksamhetsstödet perioden 2021-2023. Studien visar på många positiva effekter från införandet av hybridarbete. Samtidigt ställs det nya krav på bland annat ledarskap, teamarbete och it-verktyg och -kompetens.

Under hösten 2024 genomförde projektet en avdelningsvis behovsinventering tillsammans med inredningsarkitekt och medarbetare från respektive avdelning, i syfte att fånga upp alla de behov som GVS avdelningar har. Vid inventeringen framkom en stark önskan om en förbättrad fysisk arbetsmiljö med attraktiva och inbjudande lokaler, och med en utvecklad besöksmiljö som genomsyras av KI:s varumärke. Det finns idag en stor variation på standard beroende på vilken byggnad man arbetar i. 

Resultaten av den avdelningsvisa behovsinventeringen är i linje med vad som framkommit i den tidigare genomförda Leesman-enkäten. 

Bland annat identifierades behov av:

• Fler små mötesrum med varierad möblering
• Bättre möjlighet för spontana och formella möten
• Representativa ytor för besökare på en neutral yta utanför skalskyddet
• Inbjudande gemensamma ytor för fika/lunch som främjar möten över enhets- och avdelningsgränser
• Visa KI:s varumärke både i entréytor och i arbetsytor
• En större variation i fysiska funktioner och möblering
• Behålla och förbättra möjligheten för enskilt fokuserat arbete

Projektet har även kartlagt behoven för de specialfunktioner GVS har som till exempel arkiv och registratur, serverrum, provtagning för studenthälsan, ITA Helpdesk mfl.

• Veronika Sundström, universitetsdirektör (ytterst ansvarig)
• Tomas Högberg, administrativ chef GVS stab (projektbeställare)
• Rikard Becker, fastighetsdirektör (fastighetsavdelningen är projektägare/utförare)
• Johanna Bäckström, HR-direktör
• Tanja Westin, HR-chef GVS stab
• Sandra Bjurström, fastighetsförvaltare FA

En extern huvudprojektledare, Charlotte Fredholm från Drees & Sommer, leder projektet med interna delprojektledare i tre delprojekt:  

• Människan (HR), delprojektledare Tanja Westin, HR-chef GVS stab  
• Tekniken (ITA), delprojektledare Jennifer Baral, teamchef ITA  
• Platsen (FA), delprojektledare Sandra Bjurström, fastighetsförvaltare FA   

I projektgruppen ingår även

Eva Bjur, skyddsombud
Susanne Magnusson, IT-samordnare
Vibeke Stadling, förändringsledare, konsult
Anna Broberg, kommunikationsstrateg

I senare skede kan fler projektmedlemmar tillkomma.

Svar: Styrgruppen har fattat beslut om följande inriktning och vägval:

• Flexibel arbetsplats, vilket innebär att vi går från eget skrivbord till gemensamma kontor där medarbetaren själv väljer arbetsyta utifrån det arbete som ska utföras. 
• att projektet nu går vidare med att utreda hur de två byggnaderna Berzeliuslaboratoriet (BZ) och Aula Medica (Aulan) kan anpassas för att inrymma hela GVS inklusive KIB och MHK.

Projektgruppen ser i och med detta vägval stora möjligheter att anpassa och utveckla både BZ och Aulan, för att möta de önskemål och behov som finns inom verksamheten på en modern och varierad arbetsmiljö för olika typer av arbetsuppgifter.

Svar: Just nu pågår inventering, dialog och analys av vad det innebär hos oss på GVS. Ambitionen är att utgå från och vidareutveckla nuvarande hybrida arbetssätt. 

Svar: Vi kommer att nyttja befintliga byggnader. Vägval har fattats om att projektet nu går vidare med att utreda hur de två byggnaderna Berzeliuslaboratoriet (BZ) och Aula Medica (Aulan) kan anpassas för att inrymma hela GVS inklusive KIB och MHK .

Svar: Projektet inbegriper de tekniska verktyg vi behöver för att kunna utföra våra arbetsuppgifter på bästa sätt. ITA ansvarar för ett av de tre delprojekten i syfte att säkerställa att vi kommer ha ett ändamålsenligt tekniskt stöd.  

Svar: Det hybrida arbetssättet är en förutsättning för detta projekt. Vi kommer fortsatt ha distansavtal, den individuella utformningen av dessa utgår från verksamhetens behov och dina arbetsuppgifter, och fastställs liksom tidigare i dialog mellan dig och din chef.  

Svar: Den primära arbetsplatsen är, liksom idag, på kontoret och det är också där vi som arbetsgivare har ett ansvar att tillgodose arbetsmiljön utifrån en rad lagstadgade föreskrifter. Om du upplever att du inte har en tillräckligt god arbetsmiljö hemma, är rekommendationen att du arbetar från kontoret. Det kommer att finnas plats för alla som vill arbeta på kontoret.   

Svar: Flera inventeringar har gjorts, dels genom den individuellt besvarade Leesmanenkäten, dels via intervjuer och behovsinventeringar på respektive avdelning under HT-24. 

Framöver kommer medarbetare kunna påverka:

• Funktioner och känsla i arbetsytorna genom workshops och arbetsgrupper
• Framtagande av gemensamma spelregler
• Fortsatt, löpande utveckla det hybrida  arbetssättet väl på plats i den nya arbetsmiljön

Svar: Under hösten 2024 har generella avdelningsbehov inventerats för att komplettera de underlag som projektet redan har. 

Enskilda/individuella behov kommer, precis som nu, hanteras via närmaste chef med arbetsmiljöansvar. 
 

Svar: Det är förtidigt att svara på just nu. Projektet kommer att utreda olika alternativ under 2025.

Svar: Omfattande ombyggnationer i byggnader ägda av Akademiska hus kräver klassificering miljöbyggnad silver enligt Akademiska hus interna krav, som KI står bakom.

Minskade förhyrda ytor medför minskad energiförbrukning.

Svar: Projektet kommer att planera noggrant hur och var vi ska sitta under tiden som vi sedan anpassar våra nya lokaler och hur vi genomför det så bra som möjligt. Utgångspunkten är att minimera störningar i det dagliga arbetet.    

Arbetsplatser finns och lediga ytor i andra byggnader på campusområdet också. 

Någon flytt till temporära lokaler är inte aktuell under 2025.

Svar: Projektet följer aktuell forskning och de rekommendationer som ges för att nå framgång och förebygga risker.

För dig som vill läsa mer om aktuell forskning kring hälsa, arbetsmiljö och prestation vid flexibla kontorslösningar och arbetssätt finns en sammanställning gjord av Institutet för stressmedicin i Västra Götalandsregionen, som du kan ta del av här: Flexibla kontorslösningar. 

Svar: Ja, dialog och studiebesök har genomförts och fler planeras att genomföras, i syfte att hämta lärdomar och ta inspiration av liknande projekt inom en rad olika verksamheter (inklusive andra lärosäten).