Projekt: KI DASH tar ett helhetsgrepp kring hantering av forskningsdata

KI DASH (Data Access, Storage and Handling) är ett omfattande projekt som ska säkerställa att forskare på KI har goda förutsättningar att hantera sina forskningsdata genom hela dess livscykel. På den här sidan kan du fördjupa dig kring projektets olika faser och leveranser, samt ta del av vad som pågår i arbetet just nu.

Nuläge och utmaningar

Hanteringen av data utgör en allt större del av projekten för våra forskare, och det är viktigt att den hanteringen utförs på effektiva, säkra och kostnadseffektiva sätt. I dagsläget vet vi av olika orsaker inte om KI uppfyller dessa tre kriterier - och just detta ska projektet KI DASH undersöka. Vår nuvarande fragmenterade hantering av data medför i alla fall att överblicken går förlorad och att KI, i värsta fall, inte kan uppfylla de krav på informationssäkerhet som åligger oss som universitetet. 

För att möta dessa utmaningar krävs just långsiktiga, kostnadseffektiva och säkra lösningar som är anpassade till forskarnas behov och samtidigt säkerställer att KI kan uppfylla de krav på säkerhet som åligger universitetet.

Begreppet ”lösning” innebär här hela kedjan från principer, teknik, stödprocesser och, kanske viktigast av allt, en finansieringsmodell som både ger tydliga och attraktiva incitament för att göra rätt, och gör hanteringen av direkta och indirekta kostnader mer effektiv än idag. 

Syfte och effektmål

Projektet KI DASH förväntas pågå under 2025 och avser ett förberedande arbete inför ett kommande genomförande. Syftet är att bana väg för en långsiktig, effektiv, kostnadseffektiv, användarvänlig och säker hantering av forskningsdata genom hela forskningsprocessen.

Arbetet omfattar nulägesbeskrivningar, omvärldsanalyser och behovskartläggningar för att kunna utforma och leverera en färdplan framåt.

Projektets långsiktiga effektmål

  • Forskare och administrativ personal på KI har tydliga, enhetliga och effektiva förutsättningar och stödfunktioner för hantering av all forskningsdata på KI.
    Innebär att projektet hela tiden behöver ha forskarens behov av enkelhet och effektivitet för ögonen.
     
  • Ansvaret för finansiering av lagring och hantering av forskningsdata i dess olika former och faser är tydligt.
    Innebär att projektet behöver beskriva de olika forskningsprocessernas hantering av data, och vid behov föreslå nya eller uppdaterade principer för ansvaret för data.
     
  • Forskare på KI kan uppfylla KI:s policy för öppen tillgång till forskningsdata enligt FAIR-principen.
    Innebär främst att flera av åtgärderna längs hela datalivscykeln ska hänga ihop, exempelvis genom att tidigt inmatade metadata återanvänds i senare faser.

Pågående arbete och delaktiviteter

Arbetet under 2025 är indelat i två faser. Ett omfattande arbete med dialog hos institutionsledningar och forskare är en naturlig del av den första fasens behovskartläggning, där exempelvis intervjuer och fokusgrupper kommer genomföras. 

Fas 1: Principer, nuläge och omvärld

  • Forskningsprocess och typer av forskning.
  • Nulägesanalys och omvärldsbevakning.
  • Utredning av nuvarande finansieringsmodell.
  • Kartläggning av behov, krav och ansvar.

Fas 2: Utformning av färdplan

  • Förslag på målbild för en enhetlig hantering av forskningsdata på KI.
  • En temporär lösning för finansiering av lagring för 2026.
  • En långsiktig, kostnadseffektiv och säker lösning för transport, lagring, hantering, publicering, arkivering och återanvändning av forskningsdata på KI, samt en grov plan för ett implementeringsprojekt och en uppskattning av vilken fortlöpande drift och förvaltning som krävs för allt detta.

Pågående delaktviteter

I nulägesanalysen kartläggs befintliga verktyg och systemstöd kopplat till hantering av forskningsdata vid KI. Arbetet omfattar både KI:s centrala och institutionsspecifika lösningar, och även faciliteter och tjänster i vår omvärld (som exempelvis NAISS beräkningstjänster och SND:s lagringstjänster) och syftar till att ge en samlad bild av hur forskningsdata hanteras idag. 

Parallellt pågår en omvärldsbevakning för att samla in kunskap om hur andra lärosäten i Sverige organiserar sitt stöd för forskningsdatahantering. Syftet är att identifiera goda exempel, alternativa modeller och insikter som kan vägleda vilken riktning KI väljer framöver. 

Nulägesanalysen och omvärldsbevakningen utgör ett gemensamt kunskapsunderlag i projektet och bidrar till att säkerställa att KI DASH utgår från både interna förutsättningar och beprövade lösningar på lärosäten. Arbetet lägger en viktig grund för projektets färdplan och för att skapa ett sammanhållet, effektivt och säkert stöd för hantering av forskningsdata vid KI.

Termkatalog som del av arbetet

En termkatalog som syftar till att tydliggöra och definiera centrala begrepp som används inom projektet har tagits fram. Den fungerar som ett gemensamt språk för projektgruppen, används i de pågående delaktiviteterna och kan utvecklas över tid.

Som en central del av projektet genomförs en behovskartläggning för att få en fördjupad förståelse för hur forskare vid KI arbetar med sin forskningsdata – från planering, insamling och analys till lagring, delning och arkivering. 

Syftet är att identifiera faktiska behov, utmaningar och bakomliggande faktorer som påverkar hanteringen av forskningsdata i olika delar av forskningsprocessen. Kartläggningen utgår från verksamhetens perspektiv och ska bidra till att skapa en gemensam och hållbar grund för framtida stödstrukturer och lösningar inom forskningsdatahantering. 

Genomförande

Behovskartläggningen genomförs med hjälp av flera metoder, såsom intervjuer, fokussamtal, enkäter och workshops med forskare och corefaciliteter. Arbetet sker i nära samverkan med dekanerna på KI för att säkerställa ett brett och representativt urval av forskare

Dessutom analyseras hur olika regelverk och riktlinjer ska leda till att ansvar tas och aktiviteter utförs av KI respektive forskaren.

Till grund för färdplan

Resultatet från behovskartläggningen kommer att ligga till grund för den färdplan som KI DASH ska leverera och säkerställa att de insatser som föreslås utgår från faktiska behov i verksamheten

 Genom att bygga vidare på insikterna från kartläggningen kan projektet bidra till att forskare och administrativ personal vid KI får tydliga, enhetliga och effektiva förutsättningar för att hantera forskningsdata i enlighet med gällande regelverk – under hela forskningsprocessen. 

En förutsättning för att uppnå projektets mål och syfte är att KI har en transparent och rimlig prissättning av lagring och datahanteringstjänster. Eftersom lagringsvolymerna hela tiden ökar så ökar dessutom vikten av en god hantering och bra prissättning kraftigt för varje år. 

Därför utförs följande

Den nuvarande modellen för prissättning och finansiering av lagring utreds och beskrivs. Kortfattat kan nämnas att finansieringen i nuläget utgörs av en kombination av direkta avgifter (som täcker ungefär hälften av lagringskostnaderna) och en andel av den IT-avgift som betalas för alla KI-medarbetare.

Möjliga scenarion för framtida finansiering av lagring beskrivs och bedöms utifrån troliga konsekvenser. Dessa scenarion baseras på olika typer av principer, ibland motstående, exempelvis:

  • “Lagring betalas med direkta brukaravgifter” och
  • “Lagring finansieras av gemensamma medel”.

Dessutom bedömer projektet olika varianter på “fria lagringsmängder” per institution eller medarbetare, samt centrala subventioner inom områden där KI har starka gemensamma intressen, med mera.

Den modell som till slut föreslås kan mycket väl vara en kombination av alla ovan nämnda principer och verktyg. Aktiviteten ska ta höjd för att projektet i andra delaktiviteter kan tänkas föreslå nya lagringstjänster, så att tjänstefloran blir mer komplicerad än i nuläget.

Projektorganisation

Under arbetet samordnas också referensgrupper och arbetsgrupper inom ekonomi, forskning, och it.

Vill du bidra med kunskap eller erfarenheter?

Projektgruppen tar gärna emot input från dig som forskar eller har insikter i de här frågorna.

Kontakta då projektledare Jonas Molander eller Cecilia Sällström.

Profile image

Jonas Molander

Projektledare

Cecilia Sällström

Konsult/Inhyrd Personal