Projekt: Arbetssätt dokumenthantering GVS

Projektet Arbetssätt dokumenthantering GVS syftar till att skapa ett mer enhetligt, effektivt och säkert arbetssätt för lagring, delning och samverkan kring dokument inom GVS. Behovet identifierades inom ramen för fokusområdet Samordnat och optimerat verksamhetsstöd.

Nytt på sidan

Projektstart: Arbetssätt dokumenthantering GVS

Inledningsvis genomförs en enkätundersökning på gruppnivå för att få en bild av nuläget och identifiera utmaningar och behov. Enhets- och gruppchefer på GVS kommer få tillgång till detta material via respektive avdelningschef.

Idag råder inom GVS stor variation i hur dokument hanteras – både vad gäller kompetensnivåer och uppfattningar om bästa praxis. Projektet kommer inledningsvis att kartlägga nuläget och identifiera de behov som finns, i syfte att ta fram rekommendationer för förändringar som kan bidra till en bättre arbetsmiljö och högre kvalitet i det dagliga arbetet.

Projektarbetet i korthet

Som ett första steg genomförs en enkätundersökning för att få en bild av nuläget samt identifiera utmaningar och behov. Enkätundersöknings besvaras på grupp- eller enhetsnivå och samordnas av närmaste chef som mottar instruktioner och länk till enkäten av projektgruppen, via mejl.

Som komplement till detta kommer projektgruppen under december att bjuda in medarbetare till fokusgrupper för fördjupade diskussioner. 

Resultatet kommer att användas som underlag för förslag på eventuella riktlinjer och förändringar att implementera under 2026.

Övergripande tidplan

Fas 1: Nulägesanalys och rekommendationer (Q4 2025 – Q1 2026)

  • Enkätundersökning till samtliga GVS-medarbetare via enhets- och gruppchefer.
  • Fokusgrupper för fördjupade diskussioner kring arbetssätt och behov.
  • Inventering av styrdokument och information kopplat till dokumenthantering samt kartläggning av befintliga lagringsytor.
  • Presentation av rekommenderade förändringar, eventuella riktlinjer samt övergripande plan för implementation - för beslut.

Fas 2: Implementering (Q2 2026 – Q4 2026)

  • Beslutade förändringar genomförs.
  • Stödmaterial och utbildningsinsatser tas fram.

Projektorganisation

Projektet är beställt av Universitetsdirektören.

Kontakt vid frågor

Maria Ellwén

Projektledare
+46852485331