Projekt: Arbetssätt dokumenthantering GVS

Projektets förstudie påbörjades under 2025 och där kartlades vilka arbetssätt, lagrings- och samarbetsytor som används, vilka utmaningar och behov som finns.

Utifrån resultatet har projektgruppen tagit fram rekommendationer för ett nytt arbetssätt och en övergripande plan för införandet, som har godkänts av styrgruppen och universitetsdirektören som beställare. Arbetet går nu vidare med att förbereda och genomföra förändringarna.

Det här kommer ske framåt

Under det fortsatta arbetet ska:

• En gemensam vägledning tas fram som gör det tydligare hur och var dokument ska sparas, delas och hanteras.
• Utbildnings- och stödmaterial kring det nya arbetssättet tas fram.
• Förslag på en gemensam struktur och principer för lagring i SharePoint inom GVS tas fram, som komplement till Teams och OneDrive.
• Dokumentationen på G: kommer rensas och relevanta filer flyttas till rekommenderade ytor i Microsoft 365, eller i undantagsfall till P-mappar.
• En modell tas fram för hur arbetssätt och användarstöd ska förvaltas efter projektets slut.

Målet är att göra det tydligare för medarbetare var dokument ska finnas, förenkla samarbete och samtidig redigering, samt skapa bättre kontroll över behörigheter och åtkomst.

Vad händer just nu?

Projektet befinner sig i början av genomförandearbetet. Under den första fasen tas förslag fram som ska verifieras och förankras med verksamheten innan införandet påbörjas. Arbetet bedrivs i dessa tre delprojekt med gemensamma samordningsaktiviteter:

• Gemensam SharePoint-struktur för GVS
• Vägledning, utbildning och information
• Städning och flytt från G:

Avdelningarna involveras i arbetet

En viktig del av nästa steg är dialog och förankring med verksamheten, där kollegor från respektive GVS-avdelning ska fungera som kontaktpersoner mellan projektet och den egna verksamheten. De kommer bidra med verksamhetens behov och hjälpa till med förankring av projektets förslag.

När förändringarna senare ska genomföras kommer även chefer och medarbetare att ha en viktig roll. Avdelningarna ansvarar bland annat för innehåll och behörigheter på sina lagringsytor, samt för att avsätta tid för att gå igenom och rensa filer inför flytten från G:.