Regler för e-postsignatur för KI

Det är viktigt att vi använder en enhetlig och tydlig e-postsignatur i all kommunikation där KI är avsändare. Här finns riktlinjer för hur signaturer i e-postkonton med KI som avsändare ska se ut.

Så här ser en korrekt signatur ut.

E-postsignaturer

Det finns olika versioner av e-postsignaturen, kort, lång (med payoff eller profiltext), samt för kombinationsanställningar. E-postsignaturerna finns både på svenska och engelska.

Använd signaturen både när du skickar e-post inom och utanför KI.

Riktlinjer

Svart text
Teckensnitt Arial
Storlek 11 punkter
Namn i fetstil
Campus Solna har postnummer 171 77 Stockholm
Campus Flemingsberg har postnummer 141 52 Huddinge

Det är valfritt om man vill använda kort eller lång version.

OBS! Ingen logotyp eller bild ska läggas till i e-postsignaturen. Dels tynger bilder ned servrar, dels kan inte alla mottagare ta emot och se dessa bilder (beroende på e-postprogram och inställningar).

När du kopierar en e-postsignatur nedan, tänk på att signaturen visas i webbens font DM Sans. När signaturen används i e-post ska den istället vara i Arial som är standardteckensnitt för e-post/mejl.

Kort version (med payoff)

Lång version (med profiltext)

Förnamn Efternamn | Titel
Avdelning | Karolinska Institutet
Gata Nummer | Postnummer Stad
08-524 XXX XX | 070-XXX XX XX
fornamn.efternamn@ki.se | ki.se

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. I Sverige står KI för den enskilt största andelen av den medicinska akademiska forskningen och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Sedan 1901 utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.

Kort version – kombinationsanställning

Förnamn Efternamn
Titel 1 | Titel 2
Avdelning för Karolinska Institutet | Karolinska Institutet
Avdelning för t ex Karolinska Universitetssjukhuset | Karolinska Universitetssjukhuset
Gata Nummer | Postnummer Stad
08-524 XXX XX | 070-XXX XX XX
fornamn.efternamn@ki.se | ki.se

Karolinska Institutet – ett medicinskt universitet

För att inkludera en e-postsignatur

MS Outlook 2010: Gå till Arkiv - Alternativ - E-post - Signaturer.
MS Outlook äldre versioner: Gå till Verktyg – Alternativ – E-postformat – Signaturer.
Kopiera sedan den e-postsignatur du önskar och klistrar in den i fältet Redigera signatur.
Därefter fyller du i signaturen med dina egna kontaktuppgifter och klickar OK.
Kontrollera att länkar till din e-post och till ki.se fungerar. Länkarna ska då vara blåmarkerade och understrukna.
Om länkarna inte fungerar måste du skapa en hyperlänk genom att markera texten - klicka på jordgloben med länk/kedja och skriv in adressen.

Om du vill inkludera flera signaturer (till exempel en svensk och en engelsk)

MS Outlook 2010: Gå till Arkiv - Alternativ - E-post - Signaturer.
MS Outlook äldre versioner: Gå till Verktyg – Alternativ – E-postformat – Signaturer.
Sedan klickar du på Ny, kopierar den e-postsignatur du önskar och klistrar in den i fältet Redigera signatur.
Därefter fyller du i signaturen med dina egna kontaktuppgifter och klickar OK.
I samma fönster kan du ange vilken du vill använda som standardsignatur. När du vill byta till en annan signatur öppnar du bara ett nytt e-postmeddelande och väljer en annan av dina signaturer under Inkludera – Signatur.
Kontrollera att länkar till din e-post och till ki.se fungerar. Länkarna ska då vara blåmarkerade och understrukna.
Om länkarna inte fungerar måste du skapa en hyperlänk genom att markera texten - klicka på jordgloben med länk/kedja och skriv in adressen.

Inställning av standardteckensnitt i e-post

Arial 11 pt är standardteckensnitt för dina e-post/mejl. Skulle du inte ha det kan du ändra detta själv:

MS Outlook 2010: Gå till Arkiv - Alternativ - E-post - Mallar och teckensnitt
MS Outlook äldre versioner: Gå till Verktyg – Alternativ – E-postformat – Mallar och teckensnitt
Glöm inte att spara ändringar!

Mer information för inloggade medarbetare

Det finns mer information för dig som arbetar i följande grupper

OF.Odontologi
OV.Universitetstandvården

Logga in med KI-ID