Regler för bokning och användning av mötesrum, poddar, touchdownplatser och samtalsrum i ANA Futura
I ANA Futura finns det flera olika rum att mötas. På denna sida har vi samlat vilka möjligheter som erbjuds och vilka regler som gäller för samtliga rumsalternativ.
Mötesrum
Mötesrummen är huvudsakligen till för personal verksam inom ANA Futura.
Vad gäller för externa användare/besökare?
- Grupper utanför ANA Futura får vistas i våra mötesrum, men det kräver att minst en person som sitter fysiskt i ANA Futura är värd för mötet och också deltar.
- Utöver detta så finns det grupperingar som har avtal med ANA Futura om att få använda mötesrummen och dessa undantas från denna regel.
Utbildningsaktiviteter med studenter EJ tillåtet
- Utbildningsaktiviteter med studenter (såsom tentor, kurser, examinationer) får inte bedrivas i ANA Futuras mötesrum. Det finns bokningsbara lokaler i TimeEdit avsedda för utbildning på Campus. Detta gäller alla, oavsett om man sitter i ANA Futuras lokaler eller om man har avtal att använda mötesrummen.
Tillställningar i mattorget/mötesrum i ANA Futura
- För anordning av tillställningar i ANA Futura finns särskilda regler: Tillställningar i Mattorget eller mötesrummen plan 9 i ANA Futura.
Hur bokas mötesrummen?
Mötesrummen bokas i Outlook kalendern eller spontant på skärmen utanför rummet.
Viktig information vid bokning av mötesrum!
- Enbart möten
Mötesrummen får endast användas för möten, ej som ett kontor.
- Välj mötesrum utifrån antalet mötesdeltagare
Välj mötesrum utifrån antalet uppskattade mötesdeltagare. I namnet för varje mötesrum står antalet platser i mötesrummet.
- Checka in på skärmen
Glöm inte checka in på skärmen när du anländer till rummet (du har 10 min på dig att checka in från starttid), annars avbokas rummet och kan då bokas av andra i Outlook eller på skärm.
- Säkerställ att mötesrummet accepterar
När du bokar rummet, glöm inte säkerställa att du får ett mejl att rummet accepterar din bokning. Om rummet tackar nej, har någon annan hunnit boka rummet före dig. Viktigt att notera är att även om rummet tackar nej så ligger rummet kvar i din outlook bokning. Att mötesrummet är specificerat i din outlook bokning är inget kvitto på att rummet har blivit bokat, bara mejlet från rummet garanterar att bokningen har gått igenom. Den som fått mejl om att rummet accepterat bokningen har rätt till användning av rummet.
- Städa!
Mötesrummen lämnas i städat skick.
Poddar
Poddarna är huvudsakligen till för personal verksam inom ANA Futura.
Vad gäller för externa användare/besökare?
Externa besökare kan använda poddarna om en ANA Futura anställd är med i mötet/samtalet.
Vad gäller för möten/samtal i poddarna?
- Poddarna ska enbart användas för kortare möten/samtal, ej som ett kontor.
- Välj en podd efter utifrån antalet mötesdeltagare.
- Poddarna lämnas i städat skick.
Kan en podd bokas?
Nej. Poddar används spontant och kan inte bokas.
Touchdownplatser
- Touchdownplatserna är främst avsedda för gäster/magister- och masterstudenter som är här under en kortare period (från dagar till 6-9 månader) och inte har en egen kontorsplats.
- Anställda som har en egen kontorsplats ska främst använda sin plats, men kan använda lediga touchdownplatser under kortare perioder om det finns behov av att sitta avskärmat en begränsad tid. Platsen ska alltid lämnas vid slutet av dagen och inga personliga saker får lämnas kvar.
Vad gäller för externa användare/besökare?
Touchdownplatserna är främst till för externa användare/besökare.
Kan en touchdownplats bokas?
- Nej. Touchdownplatserna används spontant och går inte att boka.
- En touchdownplats får användas max en dag av gäster/magister- och masterstudenter. Vid slutet av dagen lämnas platsen och inga personliga saker får lämnas kvar. Torka av skrivbordet så en ny person kan använda platsen dagen efter.
Om att äta mat
Om du vill äta mat, använd ett fikarum eller gå till mattorget på plan 7.
Förvaring av personliga saker
Låsbara skåp
När du sitter vid en av touchdownplatserna ska du aldrig lämna dina värdesaker (dator, väskor etc) utan uppsikt. Om du behöver lämna din plats under dagen, kan du lägga dina värdesaker i ett låsbart skåp. Använd ditt KI-kort för att låsa skåpet. Det kan endast användas under 10 timmar, därefter låses skåpet upp automatiskt.
För ytterkläder och större väskor rekommenderar vi att använda de större låsbara skåpen i omklädningsrummen på plan 5 (12-timmars regel gäller i omklädningsrummen).
Samtalsrum
Samtalsrummen är huvudsakligen till för personal verksam inom ANA Futura.
Vad gäller för externa användare/besökare?
Externa användare/besökare ska främst använda touchdownplaterna. Samtalsrummen får användas för exempelvis telefonsamtal men de får inte användas som en arbetsplats.
Vad får samtalsrummen användas till?
- Samtalsrummen ska främst användas för exempelvis telefonsamtal, telefonmöten, kortare möten och hybridmöten.
- Samtalsrummen får inte användas som ett kontor.
Kan ett samtalsrum bokas?
Nej. Samtalsrummen används spontant och kan inte bokas.