Skapa ett "Personärende" i Primula klienten

Ett personärende kan skapas antingen för en helt ny person eller för en person som redan finns i Primulasystemet. Det kan endast finnas ett pågående personärende för en person. För att se informationsytan till vänster, välj Servicerutiner/Inställningar och bocka för ”Infoyta alltid kopplad”.

OBS! Om personen redan finns i Primula och du får felmeddelande "behörighet saknas" kan du först behöva skapa ett anställningsärende för personen. Detta för att du endast har behörighet att hantera anställda på din institution, så att du inte kan ändra personärenden för anställda på övriga KI.

Upplägg av ny person

• Se efter om personen ev. funnits tidigare på KI med fiktivt personnummer eller med samordningsnummer. Kontakta HR-avdelningen, Löneenheten när det fiktiva personnumret ska bytas, och även om samordningsnumret ska bytas.
• Välj personärende genom att klicka på knappen som är markerad Pe, eller välj Ärenden/Person. Om du sedan tidigare har ett annat personärende på gång, som gäller annan person och som inte är avslutat, välj Ärenden/Nytt ärende. Längst ner i bilden finns en statusrad som tillsammans med rubrikerna på respektive fält ger information och hjälp vid inrapportering.
• Börja med att fylla i personnummer och tryck Enter. Sökning påbörjas. Saknas personen i Primulas databas kommer en dialogruta upp. Välj Ja, för att lägga upp en ny person. Fyll i efternamn och förnamn i respektive fält. Ordningsnummer för tilltalsnamnet kan fyllas i för person med flera förnamn(anges i ”lilla rutan” under personnumret). Ställ markören i rutan om den skall fyllas i. Saknas ordningsnummer tolkas första namnet som tilltalsnamn.
• Tryck Ny person för att gå vidare.
• Adressuppgifter. Fyll i adressen (ej med versaler). Postadressen kommer med automatik när postnumret fylls i. Tryck Tab för att komma till nästa fält. Utlandsadress fylls i under knappen Utland.
• Utland. Adress till utlandet skall bestå av Landkod samt tre Adress-rader avskilda med kommatecken.
• Fyll inte i E-mail . E-mailadressen importeras via nattrutinen.
• Telefon. Frivillig uppgift.
• F-kassa fältet används inte vid KI
• Lönespec. Kryssas endast i undantagsfall, lönespecifikationen hämtas på PA-webben.
• Hemskick fältet används inte vid KI
• Arbetsställenummer. Ifylls inte. Kompletteras av HR-avdelningen.
• Tjänstgöringsort. Obligatorisk uppgift. Välj det alternativ som ska gälla:
  0184-Solna
  0180-Stockholm
  0126-Huddinge
  0162-Danderyd
  Tryck Tab.
• Underlag. Fylls i av HR-avdelningen.
• Preliminär skatt. Fyll i personens skattetabell (3 siffror) som finns på den preliminära skattsedeln för innevarande år. Skattekolumn fylls i med automatik beroende på personens ålder. Skattsedel skall lämnas av den nyanställde första anställningsåret. Därefter hämtas aktuella skatteuppgifter med automatik från centralt skatteregister. Om skatteuppgifter saknas beräknas skatten efter Stockholms tabell plus 10% extra, s.k. straffskatt. Tryck Tab för att komma igenom de övriga skatteuppgifterna.
• Beslut av skatteverket. Jämkning fylls i av HR-avdelningen, likaså beslut angående SINK-skatt för utomlands bosatta personer.
• Friv skatt. Om extra skatteavdrag önskas: fyll i en procentskatt eller en summa (minst 100) frivillig extra skatt.
• Övrig statlig anst. Fylls i av HR-avdelningen.
• Anst vid myndighet. Används inte vid KI.
• Knappen NOR används endast av HR-avdelningen.
• Fältet bredvid knappen NOR används endast av HR-avdelningen.
• Medalj. Fylls i av HR-avdelningen.
• Avvikande årssem. Fylls i förekommande fall i av HR-avdelningen.
• Schablonsemester. Kryssa i vid schablonsemester om personen har schablonsemester.
• Arb/uppeh. tillstånd. Frivillig uppgift. (Kan plockas fram via flagglista).
• Anst mynd. Fyll i första anställningsdatum (ÅÅMMDD) vid KI, tryck Tab. Obligatorisk uppgift.
• Avisering 2 och Avisering 3 är bevakningsfält. Används inte vid KI.
• Intresse… Information om intresseavdrag fylls i av HR-avdelningen.
• Personliga ant… Det som skrivs här kommer att synas på personens informationsyta i Primula. Efter ifyllandet tryck på Stäng.
• Ant (H)… Här skrivs de anteckningar som ska följa med ärendet, t.ex. när du skickar ärendet till en annan handläggare. Efter ifyllandet tryck på Stäng.
• Skicka (F)… (används sällan) Används för att skicka ärendet till någon handläggare med högre behörighet. En mottagarlista visas på vänster sida med alla Primulaanvändare. Markera aktuell handläggare och tryck Lägg till så knyts handläggaren till din personliga mottagarlista där sedan handläggarens namn markeras. Välj Skicka (F).
• Kasta. Används när du inte vill att det du skrivit ska gälla.
• Avsluta (Ctrl+A). Måste användas när du vill att det du skrivit ska gälla. För att kunna lägga in en nyanställd person på ett anställningsärende, måste du först avsluta ett personärende på personen.
• Ångra. Lättare att använda funktionen Kasta om du ångrar dig.
• Problem. Används om du av någon anledning inte vill avsluta ärendet, t ex för att invänta ytterligare uppgifter. Ärendet hamnar då i problembunten, som återfinns under knappen Pr eller under Ärenden. För att hämta tillbaka ärendet till din ordinarie bunt måste du klicka på Avmarkera.
• När ärendet har avslutats med Avsluta (Ctrl+A) finns uppgifterna i Primulas databas. På personens informationsyta till vänster återfinns de uppgifter som lagts in. Personärendet är nu klart. Avslutas inte ärendet före månadsomställningen är ärendet inte med i löneutbetalningen den månaden. Gå nu vidare till Anställningsärendet.

Namn-, adressändring eller inlägg av nya uppgifter

• Fyll i personnummer eller efternamn, tryck Enter. Då startar en sökning på personnummer eller namn och berörd person kommer fram på personärendet. Ändra det som ska ändras eller fyll i det nya som ska läggas in. Se information om de olika fälten i tidigare avsnitt UPPLÄGG AV NY PERSON.
• Avsluta (Ctrl+A). Måste användas när du vill att det du skrivit ska gälla. Personärendet är därmed klart. Avslutas inte personärendet före månadsomställningen är ändringen inte med i löneutbetalningen den månaden.
• Efter avslut kan uppdateringen kontrolleras på personens informationsyta.