Placering, huvudanställning och förenad anställning

Huvudanställning

Institutionen för huvanställning ansvarar för att:

Hålla i medarbetarsamtal
Anmäla sjukfrånvaro i Primula/PA-webben
Attestera ansökan om semester och ledighet samt innan attest, stämma av med chef på annan institution i de fall den anställda är placerad vid två eller fler organisatoriska enheter
Granska resor och utlägg för personer som har huvudanställning på institutionen. Detta kan innebära att i de fall en anställd även har en placering vid annan institution så kan kvitton behöva skickas till institutionen för huvudanställningen
Ändra kontering på anställning

Förenad anställning

En medarbetare kan ha en förenad anställning, även kallad för kombinationsanställning, vilket innebär att anställningen vid KI är kombinerad med en klinisk anställning inom hälso- och sjukvården.

För en förenad anställning ska ett anställningsavtal mellan KI och medarbetaren finnas, där specificeras medarbetarens faktiska arbetstid på KI (i vanliga fall 70 procent). En annan arbetstidsfördelning kan förekomma efter överenskommelse mellan KI och berörd sjukvårdshuvudman.

I Primula skapar du ett anställningsärende utifrån uppgifterna i anställningsavtalet. Vanligtvis är omfattningen 100 procent och grundomfattningen 70 procent.

Placering

En redan anställd medarbetare kan inneha (vara verksam) en eller flera placeringar vid KI.

Placeringsbeslut

Det är mottagande institution/motsvarade som upprättar beslutet efter dialog (chef) med huvudinstitution. Mottagande prefekt/motsvarande undertecknar sedan beslutet.

Placeringsbeslutet är viktig då det ska bli tydligt vem som är den anställdes chef om medarbetaren är placerad på flera institutioner.

Tillsvidare placering. Om en anställd placeras tillsvidare på en annan institution/motsvarande flyttas anställningen och arbetsgivaransvaret över till den mottagande institutionen/motsvarande. Detta gäller tillsvidareanställningar likväl som tidsbegränsade anställningar. Tillsvidareplaceringar registreras av löneenheten vid HR-avdelningen.
Tidsbegränsad placering. Anställningen ligger kvar på nuvarande organisatoriska enhet i Primula. Placeringen registreras av huvudinstitutionen (där anställningen är förlagd) utifrån underlaget/beslutet i PA-webben (Funktion/ "placering").

Kopia på beslutet arkiveras i akt på institution/motsvarade. Endast vid tillsvidare placering behöver beslut skickas till HR-avdelningen. Kopia lämnas också till anställd samt vid behov till facklig organisation.

Den tidsbegränsade placeringen registreras i PA-webben av en handläggare på institution/motsvarande under menyvalet handlägga/ placering.

Vid registrering av placering i PA-webben:

Medarbetaren får behörighet till de mappar som finns tillgänglig på den gemensamma filservern
Information ges till bibliometri systemet. Placering (i PA-webben) likställs i bibliometrisystemet på samma sätt som för den primära anställningen eller en eventuell anknytning.
Det kommer att synas på webben att medarbetaren tillhör flera verksamheter

Nytt anställningsavtal

Om den nya placeringen inte ryms inom medarbetarens arbetsskyldighet så ska ett nytt anställningsavtal (anställningsförfarande) upprättas mellan KI och medarbetaren.
Kontakta alltid institutionens lönehandläggare på löneenheten då en redan anställd medarbetare ska erhålla ett nytt anställningsavtal och registreras på en ny institution.

Kontering

En lönekostnad kan konteras på alla aktiva projekt vid KI. Nedan följer ett exempel:

Kalle är anställd på institution A men institution B betalar 100 % av Kalles lön. I de fall det endast handlar om en ekonomisk uppgörelse och Kalle "bara" är verksam på institution A och inte vistas i institution B:s lokaler m.m. behöver endast en konteringsändring göras. Huvudinstitutionen registrerar konteringen i Primula.
Om Kalle även ska vara verksam på institution B ska en uppgörelse finnas i form av att ett tidsbegränsat placeringsbeslut. Detta för att det klart och tydligt ska framgå tidsperiod och vem som har ansvar för Kalle på institution B.

Vart vänder jag mig om jag har några frågor?

Vid frågor kan du i första hand kontakta din HR-funktion på institutionen. I andra hand kan du kontakta institutionens kontaktperson på Förhandlingsenheten eller din kontaktperson på löneenheten vid HR-avdelningen.