3. Urval och intervju
För att göra ett objektivt och jämställt val av den kandidat som är mest lämplig för en tjänst är det viktigt att fokusera på förtjänst och skicklighet.
Urval 1 & 2
Bedöm kandidaterna i en urvalsmatris
När vi har annonserat och fått in alla ansökningar sker det första urvalet. Då jämför du de cv:n som har kommit in med de krav - som du valt att skriva i annonsen. Kandidaterna som bäst uppfyller kraven i annonsen är de du ska bjuda in på intervju, ingen annan. För att göra processen tydligare och mer transparent är det viktigt att använda en urvalsmatris. Du hittar en mall för urvalsmatrisen/bedömningsmatrisen längst ner på denna sida.
Det andra urvalet gör du efter intervjun. Under intervjun verifierar du vem av kandidaterna som bäst matchar de kompetenser som du skrivit i annonsen. För att se vem som bäst överensstämmer, skattar du kandidaterna i urvalsmatrisen. Därefter ser du tydligt vilken av kandidaterna som bäst överensstämmer med din kravprofil.
Information om hur du gör en jämställd rekrytering hittar du i Hundra möjligheter att rekrytera utan att diskriminera i dokumentsamlingen längst ner.
Hantering av ansökningshandlingar
I vårt rekryteringssystem finns det flera olika sätt att sortera och markera ansökningar. Du kan till exempel markera efter status, göra färgmarkeringar eller poängsätta. Information om hur du gör finns i manualen till systemet. Du kan även be din lokala HR-avdelning om hjälp.
Kompetensbaserad rekrytering – strukturerad intervju
Syftet med intervjun är att utvärdera kandidaternas förmågor i relation till de kompetenser som presenteras i annonsen. Intervjun är mest effektiv om den är standardiserad och strukturerad. Det betyder att frågorna är fastställda i förväg och den som intervjuar ställer samma frågor till alla kandidater. På det sättet kan vi behandla alla kandidater likvärdigt och undvika diskriminering.
I likhet med många andra myndigheter och även privata företag förespråkar vi en kompetensbaserad metod. Genom val av intervjufrågor kan du uppskatta beteende och handling hos en person i olika arbetssituationer.
Hur många och hur långa intervjuer ska vara är svårt att svara på, då det varierar beroende på befattning och hur många kvalificerade ansökningar det finns. En rekommendation är att ha en första intervjuomgång med kortare intervjuer och därefter väljer du ut ett färre antal kandidater som du träffar för en längre andra intervju.
Läs mer i dokumentsamlingen längst ner på sidan.
Kompletterande övningar vid intervjutillfället
Kunskapstest
Genom kunskapstest kan man testa kandidatens inlärda kunskaper som data-, språk- eller fackkunskaper. Det finns tre metoder för detta: skrivna kunskapstest, kunskapsrelaterade frågor vid intervjun samt simuleringsövningar. Kunskapstest är enkla att administrera och går att använda i stora grupper. De utgör därför en bra metod för att gallra bland sökande och få ner antalet personer som kallas till intervju.
Simuleringsövningar och arbetsprover
Arbetsprov är exempel på arbeten kandidaten utfört vid tidigare tillfällen. Simuleringsövningar syftar till att efterlikna realistiska yrkesrelaterade situationer under standardiserade former. Genom övningarna är det möjligt att utvärdera kunskaps- och kompetensområden som är av vikt för anställningen. Exempelvis kan man be de sökande skriva en vetenskaplig sammanfattning, så kallad abstract, till en utvald lämplig artikel. Det är viktigt att uppgifter och instruktioner är standardiserade för att skapa likvärdiga förutsättningar för samtliga kandidater.
Personlighets- och färdighetstester
Syftet med Personlighets- och färdighetstester är att utvärdera kandidaternas underliggande förutsättningar och färdigheter. Ett personlighetstest är en form av psykologiskt test som har som syfte att beskriva en individs personlighet. Personlighetstestet som används bör ha goda psykometriska värden. Psykometri är baserade på statistiska analyser som framförallt uttrycks i begreppen validitet och reliabilitet. Ett färdighetstest kontrollerar kandidatens förmåga till logiskt tänkande eller förmåga att resonera. Den information du får genom färdighetstester kan vara bra för att se hur väl personen har förmåga att processa komplexa problem och lära sig nya saker.
Utlåtande vid rekrytering av biträdande lektor
Vid rekrytering av biträdande lektor ska du alltid inhämta sakkunnigutlåtande från minst en person. Du gör det när ansökningstiden gått ut och eventuella kompletteringar kommit in. Personen måste uppfylla följande krav:
- Vara sakkunnig inom ämnet.
- Vara minst lektor eller motsvarande.
- Inte vara kopplad till KI utan måste hämtas externt.
- Vid utseendet av två sakkunniga får dessa inte vara verksamma vid samma akademiska institution.
- Båda könen ska vara representerade i urvalet. Finns det särskilda skäl till att det inte är så måste prefekt eller rekryteringsgrupp ge en förklaring och dokumentera denna i akten.
- Inte vara jävig till någon av de sökande.
Prefekten beslutar om tillsättning av sakkunnig.
Om det bara finns en behörig sökande och det är uppenbart att en prövning av skickligheten inte behövs kan man göra ett undantag från kravet på granskning.
Referenstagning
Referenstagning är ett obligatoriskt moment i rekryteringsprocessen och ska ses som ett viktigt komplement till övrig information. Syftet är bland annat att bekräfta de uppgifter som den sökande uppgett i sin ansökan. Det är också ett sätt att följa upp de kompetenskrav som står i annonsen.
Du kan begära referenser på en eller flera slutkandidater. Tänk på att du måste göra detta innan du ger muntligt eller skriftligt löfte om anställning. Helst ska referenspersonerna vara två tidigare överordnade chefer, alternativt handledare.
Innan du ger besked om anställning, dvs i samband med referenstagningen är det viktigt att du meddelar din lokala HR partner vem du avser att anställa. Detta steg är viktigt i processen, för att din lokala HR ska kunna se om personen har varit tidigare anställd hos KI eller inte. Vet du att din slutkandidat har varit tidigare anställd på KI så är det än viktigare att du meddelar HR det innan du erbjuder anställning.
Referenser på personer som tidigare arbetat på KI
Har kandidaten tidigare arbetat vid KI ska du be om referenser om de kommer från en annan avdelning eller institution. Det är viktigt att be om de mest aktuella och relevanta referenserna om kandidaten inte själv lämnar dessa.
Läs mer i dokumentsamlingen längst ner på sidan.
Dokumentation
Var noga med att dokumentera urvalsprocessen på ett strukturerat sätt, till exempel genom en bedömningsmatris (se dokumentsamlingen nederst på sidan).
Uppgifter som KI får under rekryteringsprocessen bör antecknas och arkiveras om de haft avgörande i anställningsärendet. Exempelvis kan det vara två kandidater med likvärdiga kvalifikationer där kunskap om personliga egenskaper och kompetens framkommer under intervjun och fäller avgörandet. Ett annat exempel kan vara att referenser talar emot en kandidat.
Personlig lämplighet handlar ofta om vad som kom fram under intervjun. Till exempel när du har två slutkandidater med likvärdiga kvalifikationer. Då kan ditt avgörande beslut vara baserat på personliga egenskaper och kompetenser som framkommer under intervjun. I ett sådant fall behöver intervjun vara väl dokumenterad, så att du vid behov kan bevisa vad ditt beslut är baserat på. Ett annat exempel kan vara när referenser talar emot en kandidat.