Funktionskonton, sändlistor och adressbok

Funktionskonton

Ett funktionskonto är ett mejlkonto som är knutet till en funktion och kan användas av flera personer. Funktionsadresser för funktioner som är övergripande för hela universitetet är uppbyggda enligt principen funktion@ki.se.

Funktionsadresser som är knutna till en institution eller motsvarande är uppbyggda enligt principen funktion-ins@ki.se. ”Ins” är en godkänd förkortning av institutionens namn eller motsvarande. Flera ord avgränsas med bindestreck.

Bevakningen av funktionskonton regleras även i riktlinjerna för e-post.

Ansök om ett funktionskonto

Vid behov av ett funktionskonto tar du del av instruktionerna och skickar därefter in en beställning via detta formulär:

Ansökan om funktionskonto

Behöver du åtkomst till ett funktionskonto?

Kontakta ägaren till kontot. Vet du inte vem detta är, kontakta Helpdesk.

Stängning av funktionskonton

Vänligen meddela Helpdesk när funktionskontot inte längre används. Helpdesk skickar en gång om året mejl till mindre använda funktionskonton. Svara på detta mejl om ditt konto ska finnas kvar.

Manualer

Funktionskonton i Outlook:

• Lägg till funktionskonto i Outlook PC
• Lägg till funktionskonto i Outlook Mac
• Lägg till funktionskonto i webbmejl

Sändlistor

När du ska mejla en viss grupp av personer upprepade gånger kan Helpdesk sätta upp interna eller externa mejllistor. Riktlinjerna för e-post reglerar utskicken av massmejl.

Externa sändlistor kan innehålla båda interna och externa mejladresser. I interna listor ingår bara adresser inom Karolinska Institutet.

Ansök om en sändlista

Vid behov av en sändlista tar du del av instruktionerna och skickar därefter in en ansökan via detta formulär:
Ansökan om sändlista

Rutin för stängning av e-postlista

Stängning av listor sker när listägaren begär detta. En gång per år kontrolleras vilka externa e-postlistor som har varit inaktiva de senaste 12 månaderna. För e-postlistor som varit inaktiva minst 12 månaderna görs följande: 

• E-post skickas till listägaren. Om svar ej inkommit inom 14 dagar kontaktas administrativa chefen på respektive institution, som avgör om sändlistan skall behållas eller tas bort.
• Vid “Ja” ligger e-postlistan kvar, vid “Nej” kommer e-postlistan tas bort utan att listmedlemmarna informeras.

Behöver du åtkomst till en sändlista?

Kontakta då ägaren till listan. Vet du inte vem det är vänder du dig till Helpdesk.

Adressboken – global adresslista

Adressboken i Outlook kallas för global adresslista. Börja skriva ett namn i adressfältet. Tryck sedan ctrl+k . Du får upp alla adresser för respektive namn. Du kan också klicka på ”Till”.