Signatur och teckensnitt i e-post

Det är viktigt att vi använder en enhetlig och tydlig e-postsignatur i all kommunikation där KI är avsändare. Här finns riktlinjer för hur signaturer för e-postkonton ska se ut.

Så här ser en korrekt signatur ut.

E-postsignaturer

Det finns olika versioner av KI:s e-postsignatur:

kort
lång (med payoff eller profiltext)
för kombinationsanställningar
e-postsignaturerna finns både på svenska och engelska.

Använd signaturen både när du skickar e-post inom och utanför KI.

Riktlinjer

Svart text
Teckensnitt Arial
Storlek 11 punkter
Namn i fetstil
Campus Solna har postnummer 171 77 Stockholm
Campus Flemingsberg har postnummer 141 52 Huddinge

Det är valfritt att använda kort eller lång version.

OBS! Ingen logotyp eller bild ska läggas till i e-postsignaturen. Dels tynger bilder ned servrar, dels kan inte alla mottagare ta emot och se dessa bilder (beroende på e-postprogram och inställningar).

Tänk på! När du kopierar en e-postsignatur nedan visas den i webbens teckensnitt DM Sans. När signaturen används i e-post ska den istället vara i Arial som är standardteckensnitt för e-post/mejl.

Kort version (med payoff)

Lång version (med profiltext)

Förnamn Efternamn | Titel
Avdelning | Karolinska Institutet
Gata Nummer | Postnummer Stad
08-524 XXX XX | 070-XXX XX XX
fornamn.efternamn@ki.se | ki.se

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. I Sverige står KI för den enskilt största andelen av den medicinska akademiska forskningen och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Sedan 1901 utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.

Kort version – kombinationsanställning

Förnamn Efternamn
Titel 1 | Titel 2
Avdelning för Karolinska Institutet | Karolinska Institutet
Avdelning för t ex Karolinska Universitetssjukhuset | Karolinska Universitetssjukhuset
Gata Nummer | Postnummer Stad
08-524 XXX XX | 070-XXX XX XX
fornamn.efternamn@ki.se | ki.se

Karolinska Institutet – ett medicinskt universitet

För att lägga till och redigera din e-postsignatur

I Outlook: Gå till Arkiv - Alternativ - E-post - Signaturer. Använder du nya Outlook hittar du inställningarna för e-postsignatur via kugghjulet högst upp till höger och sedan Konton - Signaturer).
Kopiera den e-postsignatur du önskar och klistra in den i fältet Redigera signatur.
Därefter fyller du i signaturen med dina egna kontaktuppgifter och klickar OK. Kom ihåg att justera typsnittet till Arial 11 pt enligt ovan.
Kontrollera att länkar till din e-post och till ki.se fungerar. Länkarna ska då vara blåmarkerade och understrukna.
Om länkarna inte fungerar måste du skapa en hyperlänk genom att markera texten - klicka på jordgloben med länk/kedja och skriv in adressen.

Om du vill lägga till flera signaturer (till exempel svensk och engelsk)

I Outlook: Gå till Arkiv - Alternativ - E-post - Signaturer. Använder du nya Outlook hittar du inställningarna för e-postsignatur via kugghjulet högst upp till höger och sedan Konton - Signaturer).
Sedan klickar du på Ny, kopierar den e-postsignatur du önskar och klistrar in den i fältet Redigera signatur.
Därefter fyller du i signaturen med dina egna kontaktuppgifter och klickar OK.
I samma fönster kan du ange vilken du vill använda som standardsignatur. När du vill byta till en annan signatur öppnar du bara ett nytt e-postmeddelande och väljer en annan av dina signaturer under Inkludera – Signatur.
Kontrollera att länkar till din e-post och till ki.se fungerar. Länkarna ska då vara blåmarkerade och understrukna.
Om länkarna inte fungerar måste du skapa en hyperlänk genom att markera texten - klicka på jordgloben med länk/kedja och skriv in adressen.

Inställning av teckensnitt i e-post

Arial 11 pt är standardteckensnitt för dina e-post/mejl. Skulle du inte ha det kan du ändra det själv:

I Outlook: Gå till Arkiv - Alternativ - E-post - Mallar och teckensnitt
Glöm inte att spara ändringar!

Mer information för inloggade medarbetare

Det finns mer information för dig som arbetar i följande grupper

OF.Odontologi
OV.Universitetstandvården

Logga in med KI-ID