Arkivbeskrivning för Karolinska Institutet
Arkivbeskrivningen utgår från arkivlagen samt offentlighets- och sekretesslagen om myndigheters skyldighet att redovisa hur deras arkiv är organiserade och därmed underlätta allmänhetens tillgång till allmänna handlingar.
- Diarienummer: 1-1010/2022
- Beslutsdatum:
- Giltighetstid: Tillsvidare
- Beslut: Universitetsdirektören
- Dokumenttyp: Anvisningar
- Handläggs av avdelning/enhet: Arkiv & Registratur
- Beredning med: Juridiska avdelningen
- Revidering med avseende på: Anpassning till Riksarkivets föreskrifter RA-2019:2
Sammanfattning av anvisningarna
Sökmedel till arkivet är i första hand arkivförteckningar eller myndighetens diarium. Det finns även andra verksamhetssystem vid KI där allmänna handlingar förvaras, såsom ekonomisystemet för ekonomihandlingar och studieadministrativa systemet för information om studenter och studieresultat. Löne-och personalsystemet samt HR-arkivet, är relevanta sökvägar på medarbetare som är, eller har varit, anställda vid KI.
Arkiven t.o.m. 2012 redovisas enligt det allmänna arkivschemat. Från och med 2013 tillämpas verksamhetsbaserad arkivredovisning. Alla KI:s institutioner utgör egna delarkivbildare. Detta gäller även universitetets övergripande funktioner.