Vanliga frågor om diarieföring och arkivering

Med en handling menas en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som endast med tekniska hjälpmedel kan läsas eller avlyssnas eller uppfattas på annat sätt.

För att en handling ska räknas som allmän ska handlingen förvaras, ha inkommit, alternativt upprättats vid myndigheten. 

Som inkomna handlingar räknas alla handlingar som rör ett specifikt ärende eller på annat sätt hör till myndighetens verksamhet. Upprättad anses en handling vara när den skickas, med post eller e-post, från myndigheten, alternativt i de fall handlingen inte skickas någonstans, när det ärende till vilken handlingen hör har färdigbehandlats. 

En handling som inte hör till ett specifikt ärende anses upprättad när den justerats eller på annat sätt färdigställts, d.v.s. fått sin slutgiltiga form. Minnesanteckningar och s.k. mellanprodukter (till vardags kallade arbetshandlingar) är inte allmänna handlingar.

Arkivering har flera syften och hanteringen regleras i Arkivlagen (1990:782). Dels måste arkiv hållas ordnade för att allmänheten ska kunna ta del av allmänna handlingar. Dessutom behövs arkiven inom KI:s interna verksamhet som ett stöd för det administrativa arbetet och för framtida forskning.

KI:s arkiv är en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras, hållas ordnat och vårdas så att det tillgodoser: 

• Rätten att ta del av allmänna handlingar
• Behovet av information för rättskipning och förvaltning
• Forskningens behov 

Arkivering vid KI regleras i grunden i lag och ska ske enligt de föreskrifter som framställs av Riksarkivet. Riksarkivet fungerar även som tillsynsmyndighet och gör tillsynsbesök och inspektioner hos myndigheten. Arkivfunktionen vid GVS övervakar och tolkar både allmänna och myndighetsspecifika regler samt förklarar hur dessa ska tillämpas på KI-specifika handlingar.  

Att diarieföra är ett sätt att registrera handlingar och de diarieförda handlingarna är en del av arkivet. Arkivfunktionen vid GVS fattar övergripande beslut om hur handlingar ska ordnas och arkiveras inklusive beslutar om huruvida handlingar ska diarieföras eller arkiveras. Reglerna för detta finns uttryckta i Dokumenthanteringsplanen för Karolinska Institutets handlingar. 

För att KI ska kunna uppfylla handlingsoffentligheten, det vill säga ge allmänheten möjlighet att ta del av allmänna handlingar måste handlingarna förvaras systematiskt så att de lätt går att hitta. Diarieföring är ett sätt att systematisera hanteringen av de allmänna handlingarna. Huvudregeln är att samtliga allmänna handlingar ska registreras men undantag finns.  

Diarieföring av allmänna handlingar ska ske utan dröjsmål. Inkommande handlingar ska diarieföras samma dag de inkommer. Upprättade handlingar ska diarieföras när de expedierats, beslut fattats, eller när de på annat sätt färdigställts. En handlings status som allmän kan inte skjutas upp genom att diarieföra den vid ett senare tillfälle. Vid osäkerhet om en handling behöver diarieföras se  Dokumenthanteringsplanen eller kontakta registrator.  

Det är lätt att blanda ihop begreppen. En allmän handling är alla handlingar som inkommit eller upprättats och som inte kan räknas som arbetsmaterial. Om allmänheten begär ut en allmän handling och den, efter sekretessprövning lämnas ut, blir handlingen offentlig. Allmänna handlingar kan alltså vara antingen offentliga eller inte. 

Vi kan omöjligt spara samtliga allmänna handlingar för all framtid. Det är tillåtet att gallra specifika handlingstyper efter en viss tid, en gallringsfrist, har löpt ut. Vilka gallringsbeslut KI berörs av framgår i KI:s dokumenthanteringsplan. 

Sekretess innebär ett förbud mot att röja en uppgift, oavsett om det sker muntligen, skriftligen eller på något annat sätt. För att hävda sekretess måste det finnas stöd i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL 2009:400) där även de grundläggande reglerna om registrering av allmänna handlingar finns. Handlingar som helt eller delvis omfattas av sekretess måste diarieföras. Kontakta alltid juristerna på KI för vägledning. 

Ett ärende på en myndighet är en process som hanteras av myndigheten och ofta avslutas med ett beslut. Ärenden kan vara av olika slag, till exempel ansökningar, anmälningar eller klagomål. Handläggningen av ett ärende innebär bland annat att myndigheten samlar in information, gör bedömningar och fattar beslut.

Förvaltningslagen (2017:900) reglerar hur ärenden ska handläggas och säkerställer att processen sker på ett rättssäkert och effektivt sätt.

Diariet består av ärenden och varje ärende kan innehålla en eller flera handlingar. Ibland är det enbart ett avtal som ska diarieföras, medan det andra gånger kan vara en ansökan och beslut, eller ett helt projekt som pågår i många år och omfattar många olika handlingar.  

Mejla registrator och be om en lista. Har du tittbehörighet kan du själv söka fram öppna ärenden via sökfunktionen i W3D3.  

Ett ärende ska avslutas så snart det inte tillkommer fler handlingar i ärendet. Avslutas inte ärenden är det svårt att följa upp myndighetens ärendehantering. 

För att få tittbehörighet i diariet med möjligheten att se och följa dina egna ärenden måste din chef godkänna det. Om du inte har behörighet men vill ha det, stäm av med din chef som mejlar registrator.