Leverera till arkivet

Vilka handlingar som ska arkiveras kan du se i KI:s dokumenthanteringsplan (DHP).

Kursakterna ska hållas ihop och levereras av kursansvarig institution. Enskilda moment på annan institution ska skickas in till kursansvarig institution så kursakten kan levereras samlat. 

Kursakter och uppsatser kan levereras till arkivet i digital form genom att handläggaren laddar upp dessa i en projektmapp som heter e-upload. 

Tillgång till e-upload:

Om du vill leverera digitalt via e-upload ansöker du om åtkomst till mappen via idac.

Mappstrukturen:

På e-upload finns en mapp för varje institution. I den kan du skapa undermappar som passar för det du vill leverera. 

Ett tips är att skapa samma mappstrukturen på din egen dator, så att allt smidigt kan föras över till e-upload.

Efter leverans:

De handlingar som du levererar kommer inte att ligga kvar i e-upload utan flyttas över till vår e-arkiv för långtidslagring. När du har levererat är det bra om du döper den färdiga mappen, exempelvis en kursakt med “ok” eller “klart” (VT21klar). När vi på arkivet tömt mappen låter vi den tomma mappen ligga kvar och döper om den till “arkiverat” (VT21arkiverat), så att det blir det tydligt för alla vad som har levererats.

Viktigt! När du har levererat är det viktigt att du meddelar arkivet arkivet@ki.se att du har levererat, så att vi vet att det filerna finns att arkivera.

Om protokollen undertecknas med en e-signatur ska de arkiveras digitalt. Protokoll med traditionella underskrifter skickas med internposten till arkivet. 

Ni väljer själva om ni vill leverera löpande eller samlat en gång om året. 

Här hittar du mer information om hur du hanterar protokoll:

Att skriva protokoll | Medarbetare (ki.se)

Leverera till arkivet: 

För att leverera protokoll digitalt till arkivet mejla dem till arkivleverans@ki.se. 

Det är viktigt att ni anger vilket protokollförande organ det gäller samt vilken institution protokollet tillhör. 

Om du har tillgång till en mapp i e-upload för din institution, kan protokoll även laddas upp där. Det är viktigt att arkivet meddelas när filerna har levererats, så vi kan ta dem om hand för arkivering.

Namngivning av filerna: 

Döp filen till vedertagen förkortning + år och löpnummer.  

Anledningen till att vi ber om en vedertagen förkortning är att filnamnen annars tenderar att bli väldigt långa. Om det inte finns någon förkortning, skriv ut hela namnet. 

Om beslutsorganet förekommer vid flera institutioner måste institutionens namn (förkortning) vara med i filnamnet, t.ex. institutionsrådet, utbildningsnämnd, programråd, arbetsmiljögrupp, samverkansprotokoll m fl. 

Vilka handlingar som ska arkiveras kan du se i DHP:en 

Vill du arkivera räkneskapshandlingar på papper till arkivet. Kontakta arkivet@ki.se 

Information om vad som gäller vid leverans av forskningshandlingar hittar du här Arkivering och diarieföring av forskningshandlingar.