Leverera till arkivet

Leverera utbildningshandlingar

Vilka handlingar som ska arkiveras kan du se i KI:s dokumenthanteringsplan (DHP). 

Kursakter och uppsatser kan levereras till arkivet i digital form genom att handläggaren laddar upp dessa i en projektmapp som heter e-upload. 

Kursakterna ska hållas ihop och levereras av kursansvarig institution. Enskilda moment på annan institution ska skickas in till kursansvarig institution så kursakten kan levereras samlat.

Tillgång till e-upload:

Om du vill leverera digitalt via e-upload ansöker du om åtkomst till mappen via idac.

Nedan ser du vilka uppgifter som ska vara ifyllda när du skickar din förfrågan om åtkomst:

Efter leverans: 

De handlingar som du levererar kommer inte att ligga kvar i e-upload utan flyttas över till vår e-arkiv för långtidslagring. 

Viktigt! När du har levererat är det viktigt att du meddelar arkivet arkivet@ki.se att du har levererat, så att vi vet att det finns filer i mapparna att arkivera.

Leverera protokoll

Om protokollen undertecknas med en e-signatur ska de arkiveras digitalt. Protokoll med traditionella underskrifter skickas med internposten till arkivet. 

Ni väljer själva om ni vill leverera protokollen löpande eller samlat en gång om året. 

Leverera till arkivet: 

För att leverera protokoll digitalt till arkivet mejla dem till arkivleverans@ki.se. 

Det är viktigt att ni anger vilket protokollförande organ det gäller samt vilken institution protokollet tillhör. 

Om du har tillgång till en mapp i e-upload för din institution, kan protokoll även laddas upp där. Det är viktigt att arkivet meddelas när filerna har levererats, så vi kan ta dem om hand för arkivering.

Namngivning av filerna:

Döp filen till vedertagen förkortning + år och löpnummer.  

Anledningen till att vi ber om en vedertagen förkortning är att filnamnen annars tenderar att bli väldigt långa. Om det inte finns någon förkortning, skriv ut hela namnet. 

Om beslutsorganet förekommer vid flera institutioner måste institutionens namn (förkortning) vara med i filnamnet, t.ex. institutionsrådet, utbildningsnämnd, programråd, arbetsmiljögrupp, samverkansprotokoll m fl. 

Här hittar du mer information om hur du hanterar protokoll Att skriva protokoll

Leverera webbplatser

KI:s webbplatser betraktas som allmäna handlingar. Det innebär att allmänheten har rätt att ta del av tidigare publicerade webbsidor. En gång om året samlas KI:s webbplats för att bevaras för framtiden. Det blir en bild av hur webben såg ut vid en viss tidpunkt. 

För webbplatser som inte har ki.se i sin adress eller sidor med temporär information (information som inte kommer med i den årliga nedladdningen av ki.se) och som inte finns någon annanstans, är det istället den som är ansvarig för verksamheten, exempelvis forskare eller projektledare, som ansvarar för informationsvärdering, gallring och bevarande.

Värdering och bevarande

Som ansvarig för en temporär webbplats eller en webbplats utanför ki.se, behöver du värdera informationen utifrån ett bevarande– och gallringsperspektiv.

• Om informationen på webbplatsen är av ringa eller tillfällig betydelse eller redan arkiverad på annat sätt kan den gallras/slängas när den inte längre behövs för verksamheten.
• Om webbplatsen istället innehåller unik information eller en unik sammanställning av information ska den bevaras.

Bevarandet av webbplatser kan göra på olika sätt beroende på webbplatsens storlek och form. Kontakta oss på arkivet om du behöver hjälp med värdering av informationen på webbplatsen eller tips på hur du ska gå tillväga för att bevara den på bästa sätt arkivet@ki.se. 

Leverera forskningshandlingar

Information om vad som gäller vid leverans av forskningshandlingar hittar du här Arkivering och diarieföring av forskningshandlingar.

Leverera ekonomihandlingar

Vill du arkivera räkneskapshandlingar på papper till arkivet. Kontakta arkivet@ki.se