Projekt: Modernisera arbetssätt och arbetsplats

Projektet utgår från ett av de nio identifierade strategiska fokusområdena som prioriterats av KI:s ledning utifrån en bred intern dialog. Aktuellt fokusområde (E) handlar om optimerad användning av lokaler, infrastruktur och anläggningar. Projektet tar även hänsyn till andra, parallella fokusområden, däribland fokusområde F som handlar om att samordna och optimera verksamhetsstödet (GVS).

Ikon, lokaler
Ikon: The Noun Project Foto: N/A

Uppdraget att modernisera arbetssätt och arbetsplats för det gemensamma verksamhetsstödet (GVS) löper som ett projekt. Just nu är projektet i en tidig fas, där förutsättningarna utreds. Vid årsskiftet 2024-2025 beräknas projektet presentera resultaten av dessa utredningar tillsammans med sina rekommendationer i form av en programhandling, varefter styrgruppen fattar beslut om genomförande. 

Projektet berör samtliga avdelningar inom GVS. UoL, KIB och MHK är inte direkt berörda men finns med i löpande dialoger. 

På den här sidan hittar du mer information om mål och syfte, bakgrund, projektorganisation, tidplan och uppdateringar om hur arbetet fortskrider. 

Sidan är under uppbyggnad och utökas i takt med att projektet etableras.

Målbild

Projektet har tre effektmål:

  • En attraktiv och flexibel arbetsplats där vi kan mötas och utföra alla våra arbetsuppgifter

    Vårt kontor är en plats vi vill komma till, som främjar möten mellan kollegor. Det stödjer enskilt och gemensamt arbete, såväl fysiskt som digitalt, för ett modernt hybridarbete.

  • En arbetsplats och arbetssätt som stimulerar till samarbete för ett integrerat verksamhetsstöd

    Vårt kontor ger goda möjligheter att samarbeta inom och mellan avdelningar. Det uppmuntrar till erfarenhetsutbyte, lärande och helhetssyn för kärnverksamhetens och verksamhetsstödets bästa.

  • En verksamhet där vi använder våra resurser hållbart

    Vårt kontor är flexibelt för att möta olika behov och värna om medarbetarnas välmående. Det är verksamhetsanpassat och anpassningsbart för att minska miljöpåverkan och och främja ett ekonomiskt ansvarstagande.

Projektmål är under framtagande.

Bakgrund

GVS saknar idag kontor som är optimerade för den nya flexibla arbetsvardagen, och som främjar ett utvecklat samarbete inom och mellan våra avdelningar. Universitetsdirektör Veronika Sundström fattade därför i december 2023 beslut om att initiera ett projekt med syfte att modernisera såväl arbetssätt som arbetsplats.

Idag är verksamheten utspridd i fyra olika byggnader om ca 11 000 kvm, där de flesta är placerade på campus Solna, men även i Flemingsberg. Majoriteten av medarbetarna har personliga platser antingen i eget rum eller i ett landskap. Ytorna nyttjas inte på ett optimalt sätt och det finns önskemål från ledning och medarbetare om att utveckla miljön för att bättre stötta det hybrida arbetssättet och olika typer av aktiviteter och arbetsuppgifter.

Varje avdelning har i nuläget en egen yta tilldelad och ansvar för att köpa in sin ergonomiska och tekniska utrustning. Det finns inom vissa trångbodda avdelningar utmaningar med att få tillgång till platser för nya medarbetare.

Projektet utgår från ett av de nio identifierade strategiska fokusområdena som prioriterats av KI:s ledning utifrån en bred intern dialog. Aktuellt fokusområde (E) handlar om att nyttja verksamhetens lokaler på ett mer effektivt vis och därmed även sänka lokalkostnaderna. Projektet tar även hänsyn till andra, parallella fokusområden, däribland fokusområde F som handlar om att samordna och optimera verksamhetsstödet (GVS). 

Du kan läsa mer här om de strategiska fokusområdena för att nå KI:s vision. 

Flera undersökningar har genomförts, bland annat en sk. Leesman (en standardiserad enkät som mäter arbetsplatsupplevelse) inom dåvarande universitetsförvaltningen 2022. Där framkom bland annat att medarbetarna önskar såväl bättre ytor för mindre möten, fler sociala utrymmen och en modernare allmän inredning. Samtidigt önskar man behålla möjligheten för enskilt fokuserat arbete.  

I den beläggningsmätning som gjordes under hösten 2023 framgår att vi inom GVS i snitt nyttjar våra befintliga kontorsytor till 25%, vilket inte är hållbart ekonomiskt eller miljömässigt. 

Forskningsstudien ”Framtidens arbetsplats” följde och utvärderade övergången till ett mer flexibelt arbetssätt inom verksamhetsstödet perioden 2021-2023. Studien visar på många positiva effekter från införandet av hybridarbete. Samtidigt ställs det nya krav på bland annat ledarskap, teamarbete och it-verktyg och -kompetens.

Projektorganisation

En extern huvudprojektledare, Julia Cranz från Drees & Sommer, leder projektet med interna delprojektledare i tre delprojekt:  

  • Människan (HR), delprojektledare Tanja Westin, HR-chef GVS stab  
  • Tekniken (ITA), delprojektledare Stefan Kaptens, tjänsteansvarig ITA  
  • Platsen (FA), delprojektledare Sandra Bjurström, fastighetsförvaltare FA   

I projektgruppen ingår även

Eva Bjur, skyddsombud
Karin Olsson, biträdande säkerhetschef
Vibeke Stadling, förändringsledare, konsult
Lina Hjalmarsson, förändringsledare, konsult
Anna Broberg, kommunikationsstrateg

I senare skede kan fler projektmedlemmar tillkomma.

Översiktlig tidplan

Översiktlig tidplan för projektets olika faser
Q2-Q4 2024 Förstudie (behov och analys) - uppstart, inventering och planering. Involvering chefer och medarbetare.
Årsskiftet 2024-2025 Styrgruppen fattar beslut om verkställande/implementering.
2025-2026 Vid beslut om verkställande/implementering: Aktiv implementering - bygg, installation, möblering. Utbildningar.
2026-2027 Inflytt i anpassade lokaler.

Frågor och svar

Svar: Detta är ännu inte fastställt, beslut om genomförande förväntas att tas runt årsskiftet 2024-2025.  

Ambitionen är dock att försöka samla de olika avdelningarna i färre byggnader än idag. Lösningen skall svara både på medarbetarnas nuvarande liksom framtida behov och leverera på beslutad målbild/effektmål. 

Svar: Just nu pågår inventering, dialog och analys av vad det innebär hos oss på GVS. Ambitionen är att utgå från och vidareutveckla nuvarande arbetssätt, så att GVS kan ge bästa tänkbara stöd till kärnverksamheten. 

Svar: Vi kommer nyttja befintliga fastigheter.

 

Svar: Projektet inbegriper de tekniska verktyg vi behöver för att kunna utföra våra arbetsuppgifter på bästa sätt. ITA ansvarar för ett av de tre delprojekten i syfte att säkerställa att vi kommer ha ett ändamålsenligt tekniskt stöd.  

Svar: Det hybrida arbetssättet är en förutsättning för detta projekt. Vi kommer fortsatt ha distansavtal, den individuella utformningen av dessa utgår från verksamhetens behov och dina arbetsuppgifter, och fastställs liksom tidigare i dialog mellan dig och din chef.  

Svar: Den primära arbetsplatsen är, liksom idag, på kontoret och det är också där vi som arbetsgivare har ett ansvar att tillgodose arbetsmiljön utifrån en rad lagstadgade föreskrifter. Om du upplever att du inte har en tillräckligt god arbetsmiljö hemma, är rekommendationen att du arbetar från kontoret. Det kommer att finnas plats för alla som vill arbeta på kontoret.   

Svar: Olika typer av behovsinventeringar, bland annat den individuellt besvarade Leesmanenkäten, har redan genomförts. Dessa tillsammans med kompletterande inventeringar och dialoger på avdelnings- och enhetsnivå, ger en god bild av specifika behov och önskemål vid utformningen av arbetsplatsen.    

Svar: Behov och önskemål av detta slag kommer samlas in i den utökade behovsinventeringen under hösten. Alla avdelningar/enheter kommer att involveras.
 

Svar: Det är förtidigt att svara på just nu.  Projektet behöver ta hänsyn till andra pågående förändringsprojekt, inte minst ”Översyn av organisation och arbetssätt inom verksamhetsstödet”.  

Svar: En viktig aspekt för ett hållbart lokalutnyttjande och minskad klimatpåverkan är att vi ska ha rätt yta i förhållande till hur ytan nyttjas. En bättre anpassad lokalyta för våra behov innebär mindre yta att bland annat värma upp, städa, underhålla, ventilera och möblera. 

Vi kommer att återbruka såväl inredning som möbler i så hög grad som möjligt samt säkra att relevanta miljökrav ingår i inköp av exempelvis inredning och teknisk utrustning.

 

Svar: Det kommer att utredas hur detta hanteras på bästa sätt, just nu är det för tidigt för att kunna ge några konkreta svar. Utgångspunkten är att minimera störningar i det dagliga arbetet.    

Svar: Arbetsplatskonceptet ska möta medarbetarnas behov nu och i framtiden, samt möta uppsatta effektmål. Vilken typ av kontorsmiljö det innebär är inte utrett eller beslutat än. 

Svar: Dialog och studiebesök har genomförts och fler planeras att genomföras under hösten, i syfte att hämta lärdomar och ta inspiration av liknande projekt inom en rad olika verksamheter.  

Kontakt

Kontakta i första hand din närmaste chef eller avdelnings-/verksamhetschef om du har frågor eller synpunkter. 

TH
Innehållsgranskare:
Anna Broberg
2024-06-13