Projekt: Modernisera arbetssätt och arbetsplats

GVS saknar idag kontor som är optimerade för den nya flexibla arbetsvardagen, och som främjar ett utvecklat samarbete inom och mellan våra avdelningar. Universitetsdirektör Veronika Sundström fattade därför i december 2023 beslut om att initiera ett projekt med syfte att modernisera såväl arbetssätt som arbetsplats.

Idag är verksamheten utspridd i fyra olika byggnader om ca 11 000 kvm, där de flesta är placerade på campus Solna, men även i Flemingsberg. Majoriteten av medarbetarna har personliga platser antingen i eget rum eller i ett landskap. Ytorna nyttjas inte på ett optimalt sätt och det finns önskemål från ledning och medarbetare om att utveckla miljön för att bättre stötta det hybrida arbetssättet och olika typer av aktiviteter och arbetsuppgifter.

Varje avdelning har i nuläget en egen yta tilldelad och ansvar för att köpa in sin ergonomiska och tekniska utrustning. Det finns inom vissa trångbodda avdelningar utmaningar med att få tillgång till platser för nya medarbetare.

Projektet utgår från ett av de nio identifierade strategiska fokusområdena som prioriterats av KI:s ledning utifrån en bred intern dialog. Aktuellt fokusområde (E) handlar om att nyttja verksamhetens lokaler på ett mer effektivt vis och därmed även sänka lokalkostnaderna. Projektet tar även hänsyn till andra, parallella fokusområden, däribland fokusområde F som handlar om att samordna och optimera verksamhetsstödet (GVS). 

Du kan läsa mer här om de strategiska fokusområdena för att nå KI:s vision. 

Flera undersökningar har genomförts, bland annat en sk. Leesman (en standardiserad enkät som mäter arbetsplatsupplevelse) inom dåvarande universitetsförvaltningen 2022. Där framkom bland annat att medarbetarna önskar såväl bättre ytor för mindre möten, fler sociala utrymmen och en modernare allmän inredning. Samtidigt önskar man behålla möjligheten för enskilt fokuserat arbete.  

I den beläggningsmätning som gjordes under hösten 2023 framgår att vi inom GVS i snitt nyttjar våra befintliga kontorsytor till 25%, vilket inte är hållbart ekonomiskt eller miljömässigt. 

Forskningsstudien ”Framtidens arbetsplats” följde och utvärderade övergången till ett mer flexibelt arbetssätt inom verksamhetsstödet perioden 2021-2023. Studien visar på många positiva effekter från införandet av hybridarbete. Samtidigt ställs det nya krav på bland annat ledarskap, teamarbete och it-verktyg och -kompetens.

• Veronika Sundström, universitetsdirektör (ytterst ansvarig)
• Tomas Högberg, administrativ chef GVS stab (projektbeställare)
• Rikard Becker, fastighetsdirektör (fastighetsavdelningen är projektägare/utförare)
• Johanna Bäckström, HR-direktör
• Tanja Westin, HR-chef GVS stab
• Sandra Bjurström, fastighetsförvaltare FA

En extern huvudprojektledare, Julia Cranz från Drees & Sommer, leder projektet med interna delprojektledare i tre delprojekt:  

• Människan (HR), delprojektledare Tanja Westin, HR-chef GVS stab  
• Tekniken (ITA), delprojektledare Stefan Kaptens, tjänsteansvarig ITA  
• Platsen (FA), delprojektledare Sandra Bjurström, fastighetsförvaltare FA   

I projektgruppen ingår även

Eva Bjur, skyddsombud
Karin Olsson, biträdande säkerhetschef
Vibeke Stadling, förändringsledare, konsult
Lina Hjalmarsson, förändringsledare, konsult
Anna Broberg, kommunikationsstrateg

I senare skede kan fler projektmedlemmar tillkomma.

Svar: Detta är ännu inte fastställt, beslut om genomförande förväntas att tas runt årsskiftet 2024-2025.  

Ambitionen är dock att försöka samla de olika avdelningarna i färre byggnader än idag. Vi kommer gå till att dela resurser men säkerställa att alla behov möts för en bibehållen eller förbättrad möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter.

Svar: Just nu pågår inventering, dialog och analys av vad det innebär hos oss på GVS. Ambitionen är att utgå från och vidareutveckla nuvarande arbetssätt, så att GVS kan ge bästa tänkbara stöd till kärnverksamheten. 

Svar: Vi kommer nyttja befintliga byggnader.

Svar: Projektet inbegriper de tekniska verktyg vi behöver för att kunna utföra våra arbetsuppgifter på bästa sätt. ITA ansvarar för ett av de tre delprojekten i syfte att säkerställa att vi kommer ha ett ändamålsenligt tekniskt stöd.  

Svar: Det hybrida arbetssättet är en förutsättning för detta projekt. Vi kommer fortsatt ha distansavtal, den individuella utformningen av dessa utgår från verksamhetens behov och dina arbetsuppgifter, och fastställs liksom tidigare i dialog mellan dig och din chef.  

Svar: Den primära arbetsplatsen är, liksom idag, på kontoret och det är också där vi som arbetsgivare har ett ansvar att tillgodose arbetsmiljön utifrån en rad lagstadgade föreskrifter. Om du upplever att du inte har en tillräckligt god arbetsmiljö hemma, är rekommendationen att du arbetar från kontoret. Det kommer att finnas plats för alla som vill arbeta på kontoret.   

Svar: En första inventering är gjord, bland annat med den individuellt besvarade Leesmanenkäten, men långt mer detaljerad behovsinventering kommer genomföras under projektets gång. Möjlighet kommer även ges att på sikt även titta på och diskutera ritningar och illustrationsmaterial av förslag.

Svar: Behov och önskemål av detta slag kommer samlas in i den utökade behovsinventeringen under hösten. Alla avdelningar/enheter kommer att involveras.
 

Svar: Det är förtidigt att svara på just nu.  Projektet behöver ta hänsyn till andra pågående förändringsprojekt, inte minst ”Översyn av organisation och arbetssätt inom verksamhetsstödet”.  

Svar: Omfattande ombyggnationer i byggnader ägda av Akademiska hus kräver klassificering miljöbyggnad silver enligt Akademiska hus interna krav, som KI står bakom.

Svar: Det kommer att utredas hur detta hanteras på bästa sätt, just nu är det för tidigt för att kunna ge några konkreta svar. Utgångspunkten är att minimera störningar i det dagliga arbetet.    

Svar: Arbetsplatskonceptet ska möta medarbetarnas behov nu och i framtiden, samt möta uppsatta effektmål. Vilken typ av kontorsmiljö det innebär är inte utrett eller beslutat än. 

Svar: Dialog och studiebesök har genomförts och fler planeras att genomföras under hösten, i syfte att hämta lärdomar och ta inspiration av liknande projekt inom en rad olika verksamheter.