Organisationsträd och behörighet i Primula

Denna sida beskriver hur AC eller HR ansöker om organisatoriska förändringar i Primulas organisationsträd samt hur behörigheter till Primula hanteras.

Organisatoriska enheter i Primula

När nya avdelningar, enheter eller team, där chef och medarbetare finns, skapas inom Karolinska Institutet ska detta speglas i vårt organisationsträd i Primula. 

Även förändringar i vårt nuvarande organisationsträd behöver meddelas via blanketten nedan.

Så gör du om du vill skapa en ny, ändra eller avsluta en organisatorisk enhet i Primula

Skapa en ny organisatorisk enhet

  • Ange namn för den nya organisatoriska enheten
  • Ange vart i trädet den nya organisatoriska enheten ska skapas (under vilken institution/avdelning/enhet)
  • Ange from när den nya enheten ska aktiveras (startdatum: alltid den första i månaden)

Ändra namn på organisatorisk enhet

  • Ange vilken organisatorisk enhet som ska byta namn (det nuvarande namnet)
  • Ange det nya namnet
  • Ange när ändringen ska genomföras (startdatum: alltid den första i månaden)

Flytta organisatorisk enhet

  • Ange vilken organisatorisk enhet som ska flyttas
  • Ange till vilken avdelning/enhet den organisatoriska enheten ska flyttas
  • Ange när ändringen ska genomföras (startdatum: alltid den första i månaden)

Avsluta organisatorisk enhet

  • Ange vilken organisatorisk enhet som ska avslutas
  • Ange när ändringen ska genomföras (startdatum: alltid den första i månaden)

OBS! För att vi ska kunna ta bort en enhet får varken anställda eller anknutna finnas kvar datumet för avslutet. Säkerställ att alla anställda är flyttade till andra enheter i Primula och att anknutna inte finns kvar på enheten i IDAC.

Handläggning av ärenden

Handläggningstiden varierar beroende på hur stor organisationsförändringen är. Enstaka enheter handlägger vi i normalfallet inom 14 dagar. Enheter läggs upp på tisdagar, vilket även kan orsaka små kortare störningar i Primula under denna dag. Vi återkopplar till kontaktpersonen på blanketten när enheten är inlagd i Primula.

När den nya organisatoriska enheten är skapad och behörigheterna till enheten är hanterade, kan HR flytta anställningar till den nya enheten (eller lägga upp nya anställningar på enheten).

 

Behörighet i Primula

Primula är ett personaladministrativt system som hanterar information om bland annat anställning, lön, ledigheter, resor och utlägg, bisysslor och roller/funktioner.

Medarbetare som utifrån sin tjänst har behov av åtkomst till Primula, för att kunna se och hantera uppgifter där, kan få behörighet enligt nedan.

Behörighet för HR och chefer

styrs via befattning eller via Funktion chef 

Dagen efter det att en anställning med HR befattning eller att Funktion Chef med arbetsmiljöuppgiftsansvar/ Chef utan arbetsmiljöuppgiftsansvar har registrerats i Primula, skickas ett mail ut till payroll@ki.se och behörighet hanteras utefter instruktion i mailet.

Ansöka om behörighet

Du som har en HR-befattning eller är administrativ chef kan ansöka om behörighet åt medarbetare som har behov av Primula/PA-webben för att kunna utföra sitt arbete. Några exempel på detta kan vara administratörer och ekonomer. Ange i formuläret mer exakt vad medarbetaren ska kunna utföra och för vilken organisation.  Du ansöker om behörighet eller tar bort en behörighet via detta formulär (forms)

Handläggningstiden är upp till 7 arbetsdagar och vi återkopplar till medarbetaren när behörigheten är inlagd i Primula

Dokument