Kontroller att utföra vid löneutbetalning
Nedan finner du en checklista för kontroller att utföra vid löneutbetalning. Denna lista ger ett stöd i de delar som behöver kontrolleras och följas upp för att rätt lön ska betalas ut till alla medarbetare varje månad.
Dokument
Checklista för utbetalning
| Vad: | När: | Var: | Rapportnamn: | Urval: | Att kontrollera: | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Granska friskvårdsärenden | Löpande dock senast dagen innan Primula webb stänger | PA-webb / Tjänster / Rapportgenerator | Månadskontroll - Lönetransaktionslista | Egen organisation. Filtrera excel på 'LartText' och rubriker som berör friskvård | https://medarbetare.ki.se/friskvardsbidrag-rutiner-for-ersattning | ||||
| Friskvårdsbidrag utbetalt under året | När du granskar friskvårdsärende | PA-webb / Tjänster / Rapportgenerator | Måndskontroll - Friskvårdsbidrag inkl moms | Egen organisation. Datum: from 1/1 tom senast lönekörda månad | Att maxbelopp ej överskrids https://medarbetare.ki.se/friskvardsbidrag-rutiner-for-ersattning | ||||
| Resor/Utlägg | Löpande dock senast dagen innan Primula webb stänger | PA-webb / Tjänster / Rapportgenerator | Månadskontroll - Lönetransaktionslista | Egen organisation. Filtrera excel på 'LartText' och rubriker som berör resor och utlägg | Datum och resmål, kontering, utläggskvitton, ev. avbrott och att ev. manuell förmånsbeskattning är anmäld till lönespecialist | ||||
| Stipendiater | Löpande dock senast dagen innan Primula webb stänger | PA-webb / Tjänster / Rapportgenerator | Månadskontroll -Lönetransaktionslista -timlöner org9999 | Egen organisation. Filtrera excel på 'Lart' Stipendier | Tidsperiod och belopp, stipendietyp | ||||
| Öppna ärenden | Löpande dock senast dagen innan Primula webb stänger | PA-webb / Tjänster / Ärendesökning | Välj organisation / Typ av ärende - / Sök | Kontrollera att det inte ligger några pågående öppna ärenden för ledighet och övriga ärenden etc som behöver beviljas till kommande lönekörning | |||||
| Pågående lönerapportering - månadslöner | Sker löpande dock senast dag innan lönekörning. Påminnelsemejl skickas även från lönesektionen | PA-webb / Tjänster / Rapportgenerator | Månadskontroll - Lönetransaktionslista | Egen organisation | Samtliga transaktioner innevarande månad. Kontrollera att anställda som slutat inte får månadslön | ||||
| Pågående lönerapportering - timlöner | Sker löpande dock senast dag innan lönekörning. Påminnelsemejl skickas även från lönesektionen | PA-webb / Tjänster / Rapportgenerator | Månadskontroll -Lönetransaktionslista -timlöner org9999 | Egen organisation | Antal, à pris, kontering OBS! Kontrollera att personuppgifter och adress stämmer vid registrering | ||||
| Ledigheter som upphör inom 3 månader | Direkt efter lönekörningen | PA-webb / Tjänster / Rapportgenerator | Ledigheter upphör | Egen organisation | Kontrollera om ledigheter ska förlängas och att de i så fall registreras in i primula. | ||||
| Lönekostnader - utbetald lön | Direkt efter lönekörningen | PA-webb / Tjänster / Lönekostnads-specifiaktion | Egen organisation | Belopp för lön, stipendier, timlöner, tillägg, ledigheter, avdrag, reseersättning, kontering m.m | |||||
| Aktuella läkarintyg | Senast den 5.e | OBS Chefens ansvar. Kontrollera att läkarintyg inkommer. Läkarintyg scannas och mailas till payroll@uf.ki.se. Endast nödvändig uppgift som personuppgift, period och omfattning behövs. Ev diagnos bör tas bort/döljas | |||||||
| Tidsbegränsade anställningar som upphör inom 3 månader | Senast den 5.e | PA-webb / Tjänster / Rapportgenerator | Anställning upphör | Egen organisation och tidsperiod | Kontrollera senaste lönekörda månad och nästkommande månad | ||||
| Anställda som fyller 69 år | Tre månader innan den anställde fyller 69 år | PA-webb / Tjänster / Rapportgenerator | Anställda 69 år och äldre | Egen organisation | Att den anställde har lämnat begäran om entledigande | ||||
| Semester | Varannan månad | PA-webb / Tjänster / Rapportgenerator | Semesterstatus | Egen organisation | Bevaka att semester tas ut under året enligt semesterlagen. Extrakontroll inför sommarsemester och innan årets slut |