Hur gör jag för att arkivera forskningsdata?

Arkivering av forskningsdata på papper

Så här gör du för att leverera forskningsdata på papper till arkivet:

1. Fyll i blankett om gallring eller bevarande.
2. Paketera handlingarna ordnade och tydligt uppmärkta.
3. Maila arkivet@ki.se för att boka tid för leverans. (En del av Karolinska Institutets institutioner har också lokala arkivarier som kan kontaktas för leverans av forskningsdata. I sådana fall finns mer information om detta under lokalt innehåll nedan.)

Mer fördjupat bör processen ske på följande sätt:

1. Senast när ett forskningsprojekt är avslutat ska ansvarig forskare fatta beslut om forskningsdata ska gallras eller bevaras. Använd denna blankett .Blanketten har till syfte att fånga upp den metadata som behövs ur arkivsynpunkt. Framgår samma information av datahanteringsplan går det utmärkt att lämna en kopia av den istället.
2. Fyll i blanketten med uppgifter om projektets titel, ansvarig för projektet, tidsperiod, eventuell sekretess, kodnyckel m.m. Fyll även i om materialet ska bevaras eller gallras (och i så fall när), samt på vilken grund denna bedömning har skett. Blanketten ska signeras av ansvarig forskare och sparas tillsammans med forskningsprojektets data. När forskningsdata lämnas för arkivering ska blanketten finnas med.
3. Forskningsdata som ska tas om hand för evigt bevarande ska vid inlämning för arkivering vara förvarade väl ordnade i godkända arkivboxar uppmärkta med dokumenttyp, namn på projektet, ansvarig forskare, volymnumrering och datum. Ta bort gem, plastfickor och post-it-lappar. Rensa arbetsmaterial, dubbletter och utkast. I vissa fall kan det finnas behov av att avvakta med att packa om materialet i godkända arkivboxar. I sådana fall är det viktigt att pärmar och dylikt märks upp på ett tydligt sätt med samma information. Gallringsbar forskningsdata behöver inte packas om till godkända arkivboxar. Pärmar och dylikt måste dock märkas upp med gallringsår innan inlämning till arkivet.
4. Om forskningsdata ska bevaras för evigt ska materialet levereras för förvaring i godkänd arkivlokal. Kontakta arkivet@ki.se för att komma överens om tid för leverans. (En del av Karolinska Institutets institutioner har också lokala arkivarier som kan kontaktas för leverans av forskningsdata. I sådana fall finns mer information om detta under lokalt innehåll nedan.)

Arkivarien för sedan in forskningsdata som ska bevaras i Karolinska Institutets arkivredovisning. Kontakta arkivfunktionen om du som forskare vill ha tillgång till ditt material efter arkivering.

För information om hur länge forskningsdata måste sparas se sidan om lagar och regler för arkivering av forskningsdata och KIs dokumenthanteringsplan

Arkivering av digitala forskningsdata

Karolinska Institutet har idag inget elektroniskt system för arkivering av digitala forskningsdata. Inte desto mindre är det viktigt att tänka på:

• säker lagring
• filformat
• mappstruktur, och
• metadata

Det är värt att understryka att långtidsbevarande av digital forskningsdata underlättas betydligt av att man redan från forskningsprojektets början tänker på att materialet lagras på ett ordnat och säkert sätt med god metadata. Att använda sig av en god mappstruktur och lämpliga filformat är således något som bör ske från allra första början. Mycket av detta arbete kan underlättas av att ha en genomtänkt datahanteringsplan.

Det finns ett antal lösningar för lagring av data på Karolinska Institutet. På sidan om lagring och delning av data kan du läsa om vilka lösningar som är godkända för vilken typ av data.

Fundera också över vilka filformat materialet sparas i. Använd om möjligt öppna, leverantörsoberoende format. Filformaten måste också kunna vara läsbara så länge som materialet ska sparas. Vilka format som är lämpliga beror därmed i hög grad på hur länge materialet ska sparas. Svensk Nationell Datatjänst har en lista över filformat rekommenderade för lagring. Om forskningsdata ska bevaras för evigt, så måste (om möjligt) något av de rekommenderade formaten användas. (Se även Riksarkivets föreskrift (RA-FS 2009:2) gällande vilka filformat som är godkända för bevarande.) Konvertering kan vara nödvändig för att informationen inte ska förloras över tid.

Det är också viktigt att ha en bra och tydlig mappstruktur till varje forskningsprojekt. Namngivning av filer och mappar ska vara tydlig och konsekvent. Om samma fil finns i flera versioner är det viktigt att tänka på versionshantering.

När forskningsprojektet är slut och forskningsdata ska tas om hand för långtidsbevarande, ska det material som ska bevaras hålls åtskilt från det material som kan gallras. Fyll gärna i denna blankett för att fatta beslut om forskningsdata ska bevaras eller gallras.

För att materialet ska kunna återsökas ska det märkas upp med följande metadata:

• Projektnamn (eller eventuellt projekt-ID/diarienummer)
• Ansvarig forskare/forskargruppsledare
• Start- och slutdatum för studien
• Gallringsår på gallringsbart material (10 år efter projektavslut)
• Information om möjlig sekretess och/eller (känsliga) personuppgifter

För information om hur länge forskningsdata måste sparas se sidan om lagar och regler för arkivering av forskningsdata.

FAQ

Jag är doktorand och vill arkivera min avhandling. Hur gör jag?

När din avhandling är tryckt och spikad så skickas ett arkivexemplar till arkivet från biblioteket.

Vad gäller forskningshandlingarna så finns KI:s dokumenthanteringsplan att tillgå för att se vilka handlingar som ska bevaras. Har din avhandling ingått i ett forskningsprojekt så ska dina forskningshandlingar arkiveras tillsammans med det övriga projektet och det är ytterst PI som ansvarar för arkiveringen och avgör vad som ska gallras och bevaras i enlighet med gällande riktlinjer. Om din avhandling inte har ingått i ett etablerat forskningsprojekt (t.ex. industridoktorand), så arkiveras forskningen som ett separat projekt.

Hanteringen av doktoranders arbeten kan dock skilja sig åt mellan KI:s institutioner. De rutiner som gäller vid din institution kan påverka vad som ska arkiveras.

Vi har transkriberat intervjuer i vårt forskningsprojekt. Måste vi arkivera både ljudfilen och transkriberingen?

Ja, KI:s tolkning är att både ljudfilen (t.ex. en intervju) och transkriberingen av den ska arkiveras. Ljudfilen måste sparas då denna utgör originalet (rådata) och kan innehålla information som inte kommit med i transkriberingen. Transkriberingen är att betrakta som en tolkning av ljudfilen (utifrån vilken analysen oftast görs) och utgör således en separat handling som också ska sparas.