Lagar och regler för arkivering av forskningsdata

Att arkivera forskningsdata på ett korrekt sätt är viktigt för att Karolinska Institutet ska kunna efterfölja de lagar och regler som finns för statliga myndigheter. Forskningsdata måste sparas i minst 10 år efter avslutat projekt.

Vilka lagar och regler styr arkivering av forskningsdata?

En myndighets arkiv bildas enligt Arkivlagen (1990:782) av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet. Forskningsdata som skapas på statliga myndigheter faller i många fall inom ramen för vad som utgör en allmän handling, så som begreppet definieras i Tryckfrihetsförordningen (1949:105). Forskningsdata ska precis som andra allmänna handlingar hanteras i enlighet med reglerna i arkivlagens regler.

Enligt arkivlagen 3 § ska en myndighets arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser

  1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
  2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
  3. forskningens behov.

Myndigheten ska skydda arkivet från förstörelse och obehörig åtkomst. Arkivlagen tillåter dock gallring (det vill säga förstörelse) av allmänna handlingar så länge ovan nämnda ändamål tillgodoses.

På statliga myndigheter som Karolinska Institutet måste all gallring av allmänna handlingar ske i enlighet med Riksarkivets föreskrifter. I Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet (RA-FS 1999:1) finns föreskrivet vad som ska gälla för statliga myndigheters forskningshandlingar, inklusive forskningsdata.

Dokumenthanteringsplanen är Karolinska Institutets interna styrdokument för hantering av allmänna handlingar. Den utgår från Riksarkivets föreskrifter och styr vilka handlingstyper som ska bevaras, vilka som får gallras (och vid vilken tidpunkt), samt vilka som ska diarieföras. Dokumenthanteringsplanen är uppdelad i olika verksamhetsområden och i verksamhetsområde 4 regleras vad som ska gälla för forskningshandlingar, inklusive forskningsdata.

Hur länge måste forskningsdata sparas?

Forskningsdata får gallras tidigast 10 år efter att resultat har redovisats och publicerats och ekonomisk slutredovisning har skett.

I vissa fall ska forskningsdata undantas från gallring och bevaras för evigt. Detta gäller för forskningsdata som bedöms

  • ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde
  • vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde
  • vara av stort allmänt intresse

Exempel på sådan forskningsdata kan vara

  • särskilt omfattande primärmaterial som är unikt eller som endast med stor möda kan återskapas
  • register och databaser avseende data med särskilt hög täckningsgrad och kontrollerbarhet
  • eller data som rönt stor uppmärksamhet i den allmänna debatten.

Observera att ovanstående är vad som gäller enligt Riksarkivets föreskrifter och Karolinska Institutets dokumenthanteringsplan. Det kan i vissa fall finnas andra föreskrifter, regler eller avtal som kräver att forskningsdata sparas under längre tid. Det är emellertid inte tillåtet att gallra forskningsdata tidigare än vad Riksarkivets föreskrifter och dokumenthanteringsplanen stadgar. 

Det är ansvarig forskare som känner materialet bäst och som därför lämpligast fattar beslut om forskningsdata ska bevaras eller gallras (enligt ovanstående kriterier). Detta ska ske så tidigt som möjligt.

Notera också att så länge forskningsdata sparas måste också tillhörande forskningsdokumentation sparas.

Kan jag ta med mig forskningsdata?

Om du som ansvarig forskare skulle byta arbetsgivare är huvudregeln att forskningsdata ska stanna och tas om hand för arkivering på Karolinska Institutet. Vill du som forskare ändå ta med dig data kan en lösning vara att ta med sig kopior (jurist och/eller dataskyddsombud bör dock kontaktas om det finns sekretesskyddade uppgifter eller personuppgifter i materialet). En annan lösning är att det nya lärosätet lånar materialet för begränsad tid.

Om det är en hel verksamhet som går över från Karolinska Institutet till annan myndighet, kan det finnas anledning att även de handlingar som behövs i den nya myndighetens verksamhet flyttas. Detta måste i så fall noteras i Karolinska Institutets arkivredovisning. Dessutom ska dokumentation i form av utdrag ur arkivredovisningen skickas till Riksarkivet. Mer information om detta kan hittas på Riksarkivets sidor om att överlämna arkiv. Karolinska Institutets arkivenhet ska alltid kontaktas om denna form av överlämnande skulle bli aktuellt.

Kontakta arkivet

Vid frågor kring lagar och regler gällande arkivering av forskningsdata, kontakta oss på arkivet@ki.se.

En del av Karolinska Institutets institutioner har också lokala arkivarier som kan kontaktas för frågor om arkivering av forskningsdata. I sådana fall finns mer information om detta under lokalt innehåll nedan.

Mer information för inloggade medarbetare

Det finns mer information för dig som arbetar i följande grupper

  • All KI staff
Logga in med KI-ID