Dokument du behöver i arbete med EU- och US-projekt
Här finner du viktiga dokument som du behöver om du arbetar i ett EU- eller US-projekt.
Tidrapporter ska fyllas i av alla vars lön tas upp på projektet.
Tidrapportmall för 2024 hittar du längst ner på sidan.
Viktigt att tänka på vid tidrapportering:
Fyll i samtliga uppgifter på startsidan såsom: Akronym, GAnr, WP, Program, namn och titlar.
Datera månadsvis dvs. nästkommande månad eller sista dagen i månaden som tidrapporten avser. Följ attestförordningen om din chef har semester eller är bortrest vid signering. Det vill säga att din tillförordnade chef då signerar din tidrapport.
För varje arbetsdag fyller du i antalet timmar du har arbetat i varje projekt och varje WP. Varje WP och varje projekt ska ha sin egen rad i tidrapporten. Alla EU-, US-projekt ska rapporteras i en och samma tidrapport.
Rapportera faktisk tid (systematisk tidrapportering är inte godkänt). Decimaler räknas som andel av 60 minuter. Inkludera även arbetade timmar utanför normal arbetstid, till exempel helger eller helgdagar.
Vid resa på projektet är det viktigt att tid även anges i tidrapporten och att den även överensstämmer med agendan.
Notera frånvaro enl. Primula i tidrapporten under frånvaro. Vid schablonsemester anges faktiska semesterdagar under frånvaro i tidrapporten.
För US-projekt så ska du ange projektnummer från UBW samt inkludera alla arbetade timmar på KI. Övriga timmar arbetade på KI, som inte är projektspecifika, ska rapporteras under ”Other (KI)”. Se Start Page i tidrapportsmallen: ”program/type”/other (KI).
eduSign är den enda godkända digitala signeringen av KI. Här finner ni länken till eduSign: E-signatur | Medarbetare (ki.se). Tidrapporter som signerats med eduSign mejlas till: timesheets@ki.se.
Fysiska tidrapporter måste dateras och signeras med bläckpenna. Inga scannade signeringar eller dateringar (dvs kopior) är godkända enligt KIs regler. Originaltidrapporter skickas sedan med internposten till: GMO Timesheets, Nobels väg 15 A, KI Campus Solna, alternativt till postadress: Grants Management Office c/o GMO timesheets, Nobels väg 15A, 171 77, Solna.
För att få en kontinuerlig och effektiv hantering, och minimera risken för att personalkostnader senare inte kan tas upp, behöver tidrapporten skickas in den 10:e nästkommande månad.
Har du några frågor om tidrapportering hör av dig till din GMO-handläggare.
Signeras av alla på KI som arbetar med projektet. Försäkrar KI om att personen i fråga har läst de relaterade avtalen och är medveten om sitt ansvar.
2. Form for purchases outside a signed agreement.
Detta formulär ska användas vid inköp av produkter för belopp under 100 000 SEK, då upphandlingsavtal (ramavtal eller direktupphandlingsavtal) saknas.