Boka resa i tjänsten

En tjänsteresa är en resa som du gör i arbetet. Det ska planeras i samråd mellan dig och din chef. Alla tjänsteresor ska bokas med KI:s avtalsresebyrå American Express Global Business Travel (Amex GBT)

Nytt på sidan

Tillfällig systemförändring hos SJ

SJ kommer att göra ett systemskifte i sitt bokningsflöde och detta påverkar flera andra operatörer och system
Förändringen kommer att ske den 16 april, och påverkar resor med resdatum från 4 juni.

Detta innebär att Amex GBT inte kommer att kunna boka tågresor med SJ mellan 16-27 april för biljetter med avresa från 4 juni. Resor med resdatum t o m 3 juni går att boka. Förändringen påverkar både personlig service och sjävbokningssystemet Neo.
SJ har även informerat sina kunder direkt om denna systemförändring. Enligt information från MTRX kommer de att vara fortsatt bokningsbara under denna period.

Detta innebär att ni under denna tid måste boka tågbiljett direkt via SJ hemsida och betalning sker med privat kreditkort. Vid frågor kontakta ki-travel@ki.se

Ny funktionsbrevlåda

Interna KI-frågor om resor mejlar du framöver till KI-travel@ki.se. Lägg därför till den nya mejladressen i din kontaktlista.

Gällande bokningar etc skickar du som tidigare detta till vår resebyrå se.travel@amexgbt.com.

Att tänka på

Rätt att besluta om tjänsteresa följer av gällande besluts- och delegationsordning. Den som har rätt att besluta om tjänsteresa ansvarar för att dessa regler följs och för att medarbetare som reser i tjänsten känner till vad som gäller vid tjänsteresor. Läs mer om Riktlinjer för tjänsteresor.

Riktlinjer för tjänsteresor (PDF, 87.34 KB)

Tänk på miljöaspekterna när du väljer färdmedel. Vid resor under 50 mil, använd tåg före flyg. Vid resa till Göteborg ska du alltid åka tåg. Använd kollektivtrafiken i första hand. Boka resan i ekonomiklass.
En reseräkning ska registreras senast tre månader efter resan är avslutad.

Våra resebyråer

KI har ramavtal med American Express Global Business Travel (Amex GBT). Vi har också möjlighet att använda Tranås Resebyrå för så kallade Raptimresor, se nedan. Alla bokningar ska gå via våra avtalade resebyråer, inklusive flyg, tåg, hotell och hyrbil. Du kan också få hjälp med bland annat marktransporter och visum. Undantag är lokala eller kortare resor med egen bil, taxi, SL samt de fall då hotell redan är utvalda av kongress- och konferensarrangörer.

Amex GBT har alla KI:s ramavtal och de statliga ramavtalen laddade i sina system.

Om du är berättigad till så kallad ungdomsrabatt kan du anlita en annan resebyrå som tillhandahåller sådana rabatter.

Reseportalen NEO

Reseportalen är en ingång för dig som är resenär och resebeställare. Här hittar du information om avtal och annat som kan vara nödvändig för din resa. Här kan du även ändra din resenärsprofil och boka din resa.

Välkomstbrev från AMEX GBT - information om beställningar av resor etc.

Välkomstbrev AMEX GBT (Word, 62.51 KB)

Nyhet: I online verktyget NEO kan du nu även boka Flygtaxi när du bokar ditt flyg eller tåg.

Guide - boka Flygtaxi i Neo (PDF, 588.49 KB)

Utbildningsfilm om den nya reseportalen hittar du längst ned på sidan.

Portalen NEO Online inloggning:

Har du inte en resenärsprofil sedan tidigare måste du kontakta reseansvarig på din institution, se pdf nedan.

Reseansvariga per institution (File, 17.34 KB)

För er som har resenärsprofil sedan tidigare och ska för första gången logga in, följ dessa steg:

Klicka på länken Neo (mykds.com)
Klicka på glömt lösenord och följ instruktionen
Användarnamn: Skriv in din KI-mail adress
E-post adress: Skriv in din KI-mail adress

Om du inte kan logga in, vänligen skicka skärmbild på felsvar till ki-travel@ki.se.

Support

Online Navigationssupport

För frågor om navigering i självbokningsverktyget, profilhantering, frågor med mera.
Telefon: +46 8 502 522 67

Välj alternativ 1: Online Navigationssupport
Välj alternativ 2: Avbokning och ombokning efter att resan har påbörjats

Öppettider

Ordinarie öppettider: måndag – fredag kl. 08.00 – 17.00. Efter kl. 17.00 dirigeras samtal till avtalsresebyråns 24-timmars jourservice.
OBS! För all samtal utanför öppet tider 08:00 – 17:00 debiteras ett jourarvode på 495 kr.

Personlig service

Traveler Care - Personlig service/offline

För mer komplexa bokningar som inte kan beställas via NEO (till exempel flygningar där returresa inte är från samma flygplats) eller för hjälp med byte / avbokning av redan påbörjad resa, oavsett om de beställs via NEO eller via Traveler Care, är du välkommen att kontakta Traveler Care.

Travel Care-Personlig Service/Offline

Välj alternativ 2: För nybeställning, avbokning och ombokning av din resa
Telefon: +46 8 502 522 67
E-post: se.travel@amexgbt.com
Öppettider: Måndag-Fredag kl 08.00-17.00

OBS! Notera arvode för samtal under icke kontorstid är 495kr

Bokning av resa

Bokning av resor kan göras i bokningsverktyget NEO, via mejl eller telefonsamtal till resebyrån eller via resebeställaren på din institution. För att kunna boka resor måste du ha en resenärsprofil och en KI-mailadress.

Tranås Resebyrå (Raptim)

För resenärer som reser i ett icke-kommersiellt syfte och som arbetar med bistånd och utvecklingsfrågor finns möjlighet att använda Tranås Resebyrå. Tranås resebyrå erbjuder specialbiljetter, Raptim, med bra priser och bra regler för resor till eller från biståndsområden.

Bokning

Email: info@tranas-resebyra.se
Telefon: +46 140 37 50 10 (från Afrika), + 46 140 37 50 20 (från andra länder)

Betalkort

Reser du mycket utomlands rekommenderas att införskaffa ett betalkort för betalning av hotellbokning samt andra utgifter som tillhör resan. KI har tecknat ett ramavtal med Euro Card, American Express och ICA kortet för detta syfte.

Logi och hotell

Vid bokning av hotell ska du välja bland de hotell som är upphandlade enligt avtal. Lista över upphandlade hotell finner du på www.avropa.se. Välj i första hand de hotell som är miljöcertifierade.

Vouchers går att få på hotell inom Norden, och i övriga länder betalar man med ett betalkort.

Utbildningsfilm AMEX GBT

Dokument