Arkivering av forskningsdata

Att arkivera forskningsdata på ett korrekt sätt är viktigt för att forskningsresultat ska kunna verifieras och användas över längre tidsperioder. Det är även av betydelse för att lagar och regler ska kunna efterlevas, samt för att bevara Karolinska Institutets och den medicinska vetenskapens historia för framtiden. På denna sida finns information om hur länge forskningsdata måste sparas, samt hur data ska ordnas, redovisas och bevaras över tid.

Hur gör jag för att arkivera forskningsdata?

Med arkivering avses i det här sammanhanget ordning och redovisning av forskningsdata för långsiktigt bevarande. Oavsett om forskningsdata ska bevaras eller gallras, är det viktigt att den förvaras säkert och väl uppmärkt under tiden den ska sparas. Börja gärna tänka på metadata, ordning och struktur på ett tidigt stadium av forskningsprojektet. 

Kom också ihåg att administrativa handlingar rörande forskningsprojektet (ansökningar, avtal, tillstånd m.m.) i regel ska diarieföras och arkiveras löpande. Se Karolinska Institutets dokumenthanteringsplan för detaljerade bestämmelser om vad som ska diarieföras. Den kan hittas på enheten arkiv och registraturs sida med dokument och mallar rörande dokumenthantering.

Arkivering av forskningsdata på papper

Så här gör du för att leverera forskningsdata på papper till arkivet:

  1. Fyll i blankett om gallring och bevarande.
  2. Paketera handlingar ordnade och ordentligt och med tydlig uppmärkning.
  3. Maila arkivet@ki.se för att boka tid för leverans.

Mer fördjupat bör processen ske på följande sätt:

  1. Avgör hur länge forskningsdata ska sparas. Senast när ett forskningsprojekt är avslutat ska ansvarig forskare fatta beslut om forskningsdata ska bevaras eller gallras. Använd denna blankett. Blanketten har till syfte att fånga upp den metadata som behövs ur arkivsynpunkt. Framgår samma information av datahanteringsplan går det utmärkt att lämna en kopia av denna istället.
  2. Fyll på blanketten i uppgifter om projektets titel, ansvarig för projektet, tidsperiod, eventuell sekretess, kodnyckel m.m. Fyll även i om materialet ska bevaras eller gallras (och i så fall när), samt på vilken grund denna bedömning har skett. Blanketten ska signeras av ansvarig forskare och sparas tillsammans med forskningsprojektets data. När forskningsdata lämnas för arkivering ska blanketten finnas med.
  3. Forskningsdata som ska tas om hand för evigt bevarande ska vid inlämning för arkivering vara förvarade väl ordnade i godkända arkivboxar uppmärkta med dokumenttyp, namn på projektet, ansvarig forskare, volymnumrering och datum. Ta bort gem, plastfickor och post-it-lappar. Rensa arbetsmaterial, dubbletter och utkast. I vissa fall kan det finnas behov av att avvakta med att packa om materialet i godkända arkivboxar. I sådana fall är det viktigt att pärmar och dylikt märks upp på ett tydligt sätt med samma information. Gallringsbar forskningsdata behöver inte packas om till godkända arkivboxar. Pärmar eller dylikt måste dock märkas upp med gallringsår innan inlämning till arkivet. Arkivkartonger går att hämta via närmaste arkiv. Skriv till arkivet@ki.se för mer info.
  4. Om forskningsdata ska bevaras för evigt ska materialet levereras för förvaring i godkänd arkivlokal. Kontakta arkivet@ki.se om det är till en centralt förvaltad arkivlokal du ska leverera. Ska data arkiveras på institutionen kontaktar du lokal arkivarie/registrator/dokumentsamordnare.

Arkivarien för sedan in forskningsdata som ska bevaras i KI:s arkivredovisning. Kontakta arkivfunktionen om du som forskare vill ha tillgång till ditt material efter arkivering.

Arkivering av digitala forskningsdata

KI har idag inget elektroniskt system för arkivering av digitala forskningsdata. Inte desto mindre är det viktigt att tänka på säker lagring och metadata. Det finns ett antal lösningar för lagring av data på KI. På sidan om lagring och delning av data kan du läsa om vilka lösningar som är lämpliga för vilken typ av data.

Det är värt att understryka att långtidsbevarande av digitala forskningsdata underlättas betydligt av att man redan från forskningsprojektets början tänker på att materialet lagras på ett ordnat och säkert sätt med bra metadata. Att använda sig av en god mappstruktur och lämpliga filformat är således något som bör ske från allra första början.

Fundera alltså över vilka filformat materialet sparas i. Använd om möjligt öppna, leverantörsoberoende format. Filformaten måste också kunna vara läsbara så länge som materialet ska sparas. Vilka format som är lämpliga beror därmed i hög grad på hur länge materialet ska sparas. Svensk Nationell Datatjänst har en lista över filformat rekommenderade för lagring. Om forskningsdata ska bevaras för evigt, så måste (om möjligt) något av de rekommenderade formaten användas. (Se även Riksarkivets föreskrift (RA-FS 2009:2) gällande vilka filformat som är godkända för bevarande.) Konvertering kan vara nödvändig för att informationen inte ska förloras över tid.

Det är också viktigt att ha en bra och tydlig mappstruktur till varje forskningsprojekt. Namngivning av filer och mappar ska vara tydlig och konsekvent. Om samma fil finns i flera versioner är det viktigt att tänka på versionshantering.

När forskningsprojektet är slut och forskningsdata ska tas om hand för långtidsbevarande, så ska det material som ska bevaras hållas åtskilt från det material som kan gallras. Fyll gärna i denna blankett för att fatta beslut om forskningsdata ska bevaras eller gallras

För att materialet ska kunna återsökas ska det märkas upp med följande metadata:

  • Projektnamn (eller eventuellt projekt-ID/diarienummer)
  • Ansvarig forskare/forskargruppsledare
  • Datum för studien
  • Gallringsår på gallringsbart material (10 år efter projektavslut)
  • Information om möjlig sekretess och/eller (känsliga) personuppgifter

Vilka lagar och regler styr arkivering av forskningsdata?

En myndighets arkiv bildas enligt Arkivlagen (1990:782) av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet. Forskningsdata som skapas på statliga myndigheter faller i många fall inom ramen för vad som utgör en allmän handling, så som begreppet definieras i Tryckfrihetsförordningen (1949:105). Detta innebär att forskningsdata precis som andra allmänna handlingar ska hanteras i enlighet med arkivlagens regler.

Enligt arkivlagen 3 § ska en myndighets arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser

  1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
  2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
  3. forskningens behov.

Myndigheten ska skydda arkivet från förstörelse och obehörig åtkomst. Arkivlagen tillåter dock gallring (det vill säga förstörelse) av allmänna handlingar så länge ovan nämnda ändamål tillgodoses.

På statliga myndigheter som KI måste all gallring av allmänna handlingar ske i enlighet med Riksarkivets föreskrifter. I Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet (RA-FS 1999:1) finns föreskrivet vad som ska gälla för statliga myndigheters forskningshandlingar, inklusive forskningsdata.

KI:s dokumenthanteringsplan är vårt interna styrdokument för hantering av allmänna handlingar. Den utgår från Riksarkivets föreskrifter och styr vilka handlingstyper som ska bevaras, vilka som får gallras (och vid vilken tidpunkt), samt vilka som ska diarieföras. Dokumenthanteringsplanen är uppdelad i olika verksamhetsområden och i verksamhetsområde 4 regleras vad som ska gälla för forskningshandlingar, inklusive forskningsdata. (Dokumenthanteringsplanen hittas på enheten arkiv och registraturs sida med dokument och mallar rörande dokumenthantering, under rubriken Styrdokument.)

Hur länge måste forskningsdata sparas?

Forskningsdata får gallras tidigast 10 år efter att resultat har redovisats och publicerats och ekonomisk slutredovisning har skett.

I vissa fall ska forskningsdata undantas från gallring och bevaras för evigt. Detta gäller för forskningsdata som bedöms

  • ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde
  • vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde
  • vara av stort allmänt intresse

Exempel på sådan forskningsdata kan vara

  • särskilt omfattande primärmaterial som är unikt eller som endast med stor möda kan återskapas
  • register och databaser avseende data med särskilt hög täckningsgrad och kontrollerbarhet
  • eller data som rönt stor uppmärksamhet i den allmänna debatten.

Observera att ovanstående är vad som gäller enligt Riksarkivets föreskrifter och KI:s Dokumenthanteringsplan. Det kan i vissa fall finnas andra föreskrifter, regler eller avtal som kräver att forskningsdata sparas under längre tid. Det är emellertid inte tillåtet att gallra forskningsdata tidigare än vad Riksarkivets föreskrifter och KI:s dokumenthanteringsplan stadgar. 

Det är ansvarig forskare som känner materialet bäst och som därför lämpligast fattar beslut om forskningsdata ska bevaras eller gallras (enligt ovanstående kriterier). Detta ska ske så tidigt som möjligt.

Notera också att så länge forskningsdata sparas måste också tillhörande forskningsdokumentation sparas.

    Kan jag ta med mig forskningsdata?

    Om ansvarig forskare skulle byta arbetsgivare är huvudregeln att forskningsdata ska stanna och tas om hand för arkivering på Karolinska Institutet. Vill forskaren ändå ta med sig data kan en lösning vara att ta med sig kopior (jurist och/eller dataskyddsombud bör dock kontaktas om det finns sekretesskyddade uppgifter eller personuppgifter i materialet). En annan lösning är att det nya lärosätet lånar materialet för begränsad tid.

    Om det är en hel verksamhet som går över från KI till annan myndighet, kan det finnas anledning att även de handlingar som behövs i den nya myndighetens verksamhet flyttas. Detta måste i så fall noteras i KI:s arkivredovisning. Dessutom ska dokumentation i form av utdrag ur arkivredovisningen skickas till Riksarkivet. Mer information om detta kan hittas på Riksarkivets sidor om att överlämna arkiv. KI:s arkivenhet ska alltid kontaktas om denna form av överlämnande skulle bli aktuellt.

    Kontakt

    Allmänna frågor om arkivering: Använd centrala arkivenhetens funktionsadress (se nedan).

    Frågor om arkivrutinerna vid er institution: Vänd er till institutionens dokumentsamordnare, registrator eller arkivarie.

    Arkivet

    Kontakta Research data office

    Vid frågor om forskningsdokumentation, kontakta rdo@ki.se

    Mer information för inloggade medarbetare

    Det finns mer information för dig som arbetar i följande grupper

    • D1.Kliniska vetenskaper, Danderyds sjukhus
    • K8.Klinisk neurovetenskap
    Logga in med KI-ID