Prioriterade fokusområden för att nå KI:s vision

Syfte: Uppdraget syftar till att stärka ledarskapskulturen och främja organisationens förmåga att ta sig an komplexa utmaningar.

Mål: Målsättningen är att rusta våra ledare för att öka organisationens förutsättningar att lösa komplexa utmaningar. Denna ambition kräver att vi tränar och utvecklar förmågan till dialog. Ett dialogbaserat arbetssätt skapar även förutsättningar för ökad samhörighet över organisatoriska, hierarkiska och professionella gränser samt stärker förmågan att integrera en tillitsbaserad arbetskultur.

Process och tidplan:

HT 2024, Fas 1, genomförd: pilot med institutionsgrupp Solnas dekan, prefekter och AC. Dialogträning kopplat till centrala processer och komplexa utmaningar över institutionsgränser och professioner.

HT 2024, Fas 2 pågår under höstterminen 2024. Pilot 1: koncept för ledningsgruppsutveckling testas och utvärderas tillsammans med rektors ledningsgrupp och GVS ledningsgrupp. Pilot 2: Nytt koncept med dialogträning för ledarprogrammet ny som chef. Pilot 3: MTC dialogträning kopplat till institutionens strategiska processer och identifierade utmaningar/möjligheter med koppling till KI:s övergripande utvecklingsarbete.

VT 2025, Fas 3: Utvärdering av Fas 1 och 2 samt erbjudande om utökat stöd för dialogträning och ledningsgruppsutveckling.

Ansvarig: Johanna Bäckström, HR-direktör

Kontaktperson: Ulrika Ekblad

Företrädare från kärnverksamheten: Anders Gustafsson

Ansvarig: Peter Andréasson, kommunikationsdirektör

Kontaktperson: Anna Broberg

Företrädare från kärnverksamheten: Anders Gustafsson

Sammanfattning: Uppdraget fokuserar på att förbättra internkommunikationen vid KI. Detta genom att öka tydligheten, samordningen och prioriteringen i kommunikationsarbetet. 

Arbetet är uppdelat i tre huvudfaser:

• Fas 1 involverar pågående arbete för att förbättra ledningens strategiska internkommunikation, inklusive tydliggörande av kommunikationskanaler och stärkt medarbetar- och chefskommunikation.
• Fas 2 syftar till att ytterligare fördjupa arbetet genom att förbättra samordning och effektivitet i de interna kommunikationskanalerna och stärka samarbetet inom organisationen.
• Fas 3 fokuserar på långsiktig förvaltning och utveckling av den strategiska kommunikationen, med målet att upprätthålla och ständigt förbättra en kommunikativ kultur inom KI.

Syfte: Projektet syftar till att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan linje och kollegiala organ inom ledningsorganisationen. Det handlar främst om att definiera frågor för kollegialt beslutsfattande och linjebeslut.

Mål: Ökat kollegialt inflytande i frågor som kräver vetenskaplig och pedagogisk kompetens, och tydliggöra ansvarsområdena där linjebeslut är nödvändiga. Projektet strävar efter tydlighet och transparens inom KI:s ledningsstruktur.

Process och tidplan:

VT 2024, Fas 1, genomförd: Förändrad delegation från rektor till dekaner och KI:s institutionsgrupper.

HT 2024, Fas 2 pågår under höstterminen 2024, med rektorsbeslut och verkställighet av delegationer fr.o.m. januari 2025. Fördjupa och göra ytterligare preciseringar till delegationsbeslutet som gäller från den 1 juli 2024.

Ansvarig: Veronika Sundström​, universitetsdirektör

Kontaktperson: Björn Forslöw​

Företrädare från kärnverksamheten: KI:s dekaner

Förankring: Dialog sker på prefektmöten, AC-möten och med fakultetsnämnden. Även samverkan med studentrepresentanter och myndighetsövergripande samverkan ingår, samt kommunikation på medarbetarportalen.

Ansvarig: Marie-Louice Isacson​, avdelningschef Fakultetskansliet och internationella relationer (FIR)

Kontaktperson: Gustaf Cars​

Företrädare från kärnverksamheten:

Sammankallande/ordföranden: Hans-Gustaf Ljunggren

Studentrepresentant: Arvid Hultgård

Prefekt Nord: Marie Hasselberg

Prefekt Solna: Susanne Nylén

Prefekt Syd: Maria Ankarkrona

Kommittén för forskning: Caroline Graff

Kommittén för utbildning: Johanna Zilliacus

Kommittén för forskarutbildning: Andreas Lundquist

Fakultetsnämnden: Anna Norrby-Teglund

Fakultetsrådet: Bengt Fadeel 

Adjungerad ledamot: Ninib Baryawno, Ordförande Junior Faculty

Sammanfattning: Uppdraget handlar om att göra en översyn av KI:s råd och nämnder för att öka tydligheten och transparensen. Målet är att skapa en mer ändamålsenlig och transparent struktur med tydliga mandat och rapporteringsvägar. Arbetsgruppen kommer att träffas fyra gånger under hösten 2024 för att ta fram ett förslag på ny strutkur för de kollegiala organen, med fokus på fakultetsnämnden samt dess underorgan. När detta förslag är färdigt kommer det att kommuniceras brett för att inhämta synpunkter från olika delar av verksamheten.

Uppdraget inom B2 omfattar inte organisationen för programnämnder inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå, valorganisationen, styrgrupper/rådgivande grupper till universitetsövergripande funktioner, eller grupperingar på institutionsnivå.

Uppdraget är beroende av arbete som pågår inom andra områden och kommer att uppdateras med mer information samt namn på ansvariga och kontaktpersoner under 2025.

Syfte: Uppdraget syftar till att förbättra KI:s strategiska kompetensförsörjning genom att skapa en långsiktig och systematisk modell för rekrytering och dimensionering av personal. 

Mål: Målet är att säkerställa att KI har rätt kompetens för att möta framtida behov inom både forskning och utbildning, samtidigt också hantera utmaningar som pensionsavgångar och att fortsatt vara en attraktiv arbetsgivare för lärare och forskare. En samlad strategi för kompetensförsörjning av undervisande och forskande personal ska tas fram och kompetenskraven för läraranställningar ses över. Strategin ska ha sin utgångspunkt utifrån såväl utbildningens som forskningens behov och vara anpassad till universitetets resurser och resurs-fördelning samt målbilden för önskad dimensionering.  

Inom C1 ingår även att utveckla regler för anställning efter uppnådd LAS-ålder, för att både möjliggöra för seniora medarbetare att stanna kvar vid behov och tydliggöra arbetet med kompetensförsörjning och överföring. 

Process och tidplan:

VT 2024
Ta fram/besluta om regler för anställning efter uppnådd LAS-ålder (genomförd).

HT 2024 

• Inrätta gruppen för strategisk kompetensförsörjning och ta fram beslut och delegationsordning för gruppen 
• Starta arbetet för att ta fram en kompetensförsörjningsstrategi kopplad till Strategi 2030 (gällande läraranställningar)
• Starta arbetet med att se över meriteringskraven för lärare vid KI (läraranställningar)
• Utvärdera ”karriärtrappan” (klart januari 2025)
• Möjliggöra kontinuerlig tillgång till en demografisk översikt av KI’s lärare och forskare

Mer om projekten inom fokusområde C: Strategisk och behovsstyrd kompetensförsörjning.

Ansvarig: Johanna Bäckström, HR-direktör

Kontaktperson: Marie Sandström Akram, enhetschef Akademiska anställningar

Företrädare från kärnverksamheten: Ewa Ehrenborg ordföranden för kommittén för utbildning, och Sten Linnarsson, dekan och Elin Törnqvist, ordförande Medicinska föreningen

Förankring: Förankring sker anpassat till vardera del. Exempel på grupper för förankring utöver verksamhetsföreträdarna är prefekter, AC, dekaner, nämnder, kommittéer, GUA, PD, Junior faculty, studentrepresentanter och myndighetsövergripande samverkan. 

Syfte: Uppdraget syftar till att effektivisera och kvalitetssäkra processen för rekrytering av professorer och lektorer.

Mål: Målet är att förkorta handläggningstiden med bibehållen kvalitet och rättssäkerhet. Gemensamt med målen i uppdraget för strategisk kompetensförsörjning (C1) är uppdraget här att genom en strategisk rekryteringsgrupp linjera utlysningar och anställningar med universitetets totala behov, dimensionering och plan för strategisk kompetensförsörjning. 

Process och tidsplan: 

VT 2024 – Kartlägg processen (ingående steg i beredningen, tid för respektive steg osv) för rekrytering av professorer och lektorer (genomförd)

HT 2024 – Arbetet kommer ske i två spår där förslag till effektivisering som inte påverkar processen i stort kommer tas fram under HT 2024 och arbetet med att se över processen i sin helhet kommer startas HT 2024.

Ansvarig: Johanna Bäckström, HR-direktör

Kontaktperson: Marie Sandström Akram, enhetschef Akademiska anställningar

Företrädare från kärnverksamheten: Jesper Lagergren, professor och Carl Johan Sundberg, dekan

Förankring: Förankring kommer att ske med prefekter, dekaner, AC, berörda nämnder, kommittéer, GUA, PD, Junior faculty, studentrepresentanter och myndighetsövergripande samverkan. 

Ansvariga och kontaktpersoner: Gunnar Gustafsson Wiss, planeringsdirektör och Eva Tegelberg​, ekonomidirektör

Företrädare från kärnverksamheten: KI:s dekaner

Sammanfattning: Uppdraget syftar till att ta fram en resursfördelningsmodell för forskningsanslaget som är väl förankrad i organisationen. Modellen ska bidra till att tilldelade statsanslag förbrukas löpande och inte ansamlas som myndighetskapital. Modellen skall kunna tillämpas från och med 2025. Tidplanen sträcker sig över 2024 med framtagande av olika tänkbara grundmodeller som diskuteras inom KI:s olika ledningsorgan och sedan resulterar i en huvudmodell som förankras i ledningsorganisationen.

Ansvarig och kontaktperson: Rikard Becker, fastighetsdirektör

Företrädare från kärnverksamheten: Sten Linnarsson och Rune Brautaset

Sammanfattning: Uppdraget syftar till att minska KI:s förhyrda yta och därmed sänka lokalkostnaderna genom effektivisering och omstrukturering av befintliga lokaler. Målet är att KI ska ha rätt, kostnadseffektiva och flexibla lokaler med hög nyttjandegrad samt att öka kunskapen om hur verksamheten kan påverka lokalkostnaderna.

Två större projekt har initierats: att lämna byggnaden ANA10 och att modernisera arbetssätt och arbetsplats för medarbetare vid GVS. Processen innefattar även en kontinuerlig utvärdering av hyresavtal för att säkerställa rimliga kostnader och flexibilitet. Dessutom ska KI öka insynen kring lokalnyttjandet hos andra huvudmän, samt utreda lokalfrågor inom SciLifeLab-samarbetet.

Tidplanen för att lämna ANA10 och modernisera arbetssätt och arbetsplats sträcker sig fram till 2026. Årligen uppdateras och beslutas en lokalförsörjningsplan som beskriver KI:s lokalbehov tre till fem år framåt. Separata projekt för att formalisera lokalnyttjandet hos andra huvudmän och utreda SciLifeLab-lokalfrågor pågår.

Ansvariga: Karin Dahlman-Wright, professor; Martin Bergö, prorektor och Gunnar Gustafsson Wiss​, planeringsdirektör

Kontaktperson: Karin Dahlman-Wright

Företrädare från kärnverksamheten: Matti Sällberg

Sammanfattning: Uppdraget syftar till att konsolidera och optimera forskningsinfrastrukturen inom KI för att höja kvaliteten och effektiviteten. Det innebär en inventering och översyn av befintliga forskningsinfrastrukturer, med målet att skapa en attraktiv och kompetent organisation som stödjer KI:s forskning optimalt. Detta inkluderar säkerställande av drifts- och informationssäkerhet samt effektiv resursanvändning. Processen omfattar utarbetande av diskussionsunderlag, bred förankring inom organisationen, och framtagande av konkreta förslag med tillhörande resursbehov för implementering, med en tidsplan som sträcker sig till våren av 2025.

Notering: Ursprungligen fanns inom fokusområdet det separata uppdraget E3. Samordna en hållbar djurverksamhet med regionen. Det integreras nu med E2.

Ansvarig: Veronika Sundström, universitetsdirektör

Kontaktperson: Marie-Louice Isacson

Företrädare från kärnverksamheten: KI:s dekaner

Sammanfattning: Uppdraget löper som ett projekt över 2024-2025. Projektsidan innehåller mer information om mål och syfte, bakgrund, ingångsvärden, projektorganisation, tidplan och uppdateringar om de delprojekt som ingår i översynen.

Ansvariga: Helén Törnqvist, avdelningschef Juridiska avdelningen och Björn Kull, avdelningschef Forskarstöd (RSO).

Kontaktperson: Richard Cowburn

Företrädare från kärnverksamheten: representeras brett från institutionerna i en särskild arbetsgrupp.

Sammanfattning: Uppdraget syftar till att effektivisera KI:s avtalsprocess. Initiativet omfattar stärkt kompetens och stöd för avtalsförberedelser, förhandlingar, och riskbedömningar. Målet är att etablera en klar ansvarsfördelning, förbättra kompetensöverföringen till institutionerna, och implementera ett nytt ärendehanteringssystem för att underlätta avtalshantering. Förslag till åtgärder inkluderar skapandet av en avtalskoordinatorfunktion vid institutionerna och förstärkning av centrala stödfunktioner. Införande av ett gemensamt ärendehanteringssystem är ett viktigt steg i processen.

Ansvarig och kontaktperson: Tomas Högberg, chef för GVS-stab.

Företrädare från kärnverksamheten: Representeras brett från institutionerna i en särskild arbetsgrupp med administrativa chefer.

Sammanfattning: Uppdraget syftar till att öka samordningen kring säkerhetsfrågor vid KI genom att skapa en mer integrerad och effektiv säkerhetsorganisation. Målet är att förbättra analys, scenarioplanering och proaktivt säkerhetsarbete samt att stärka samarbetet mellan säkerhetsfunktioner och andra avdelningar, såsom HR och internationella kansliet.

Arbetet kommer att innefatta intervjuer med ansvariga för nuvarande säkerhetsfunktioner, identifiering av ledningsbehov, och en granskning av institutionernas interna säkerhetsorganisationer. En analys av för- och nackdelar med olika organisatoriska lösningar kommer att genomföras.

Insamling av underlag för analys och planering av arbetet framåt påbörjas under hösten 2024.

Ansvarig: Helén Törnqvist, avdelningschef Juridiska avdelningen.

Kontaktpersoner: Stefan Larsson

Företrädare från kärnverksamheten: Representeras brett från institutionerna i en särskild arbetsgrupp med säkerhetsskyddsombud.

Om uppdraget: Uppdraget syftar till att stärka KI:s informationssäkerhetsarbete. Detta arbete är en del av KI:s åtagande att följa nationella säkerhetsföreskrifter och stödja KI:s strategiska mål. Genom att utveckla och följa ett treårigt mål- och strategidokument och årliga verksamhetsplaner, siktar arbetet på att involvera alla institutioner i ett förbättrat och enhetligt informationssäkerhetsarbete, där regelbundna dialoger, utbildningsinsatser och riskanalyser spelar centrala roller.

Målet är att nå en hög medvetenhet och kompetens inom informationssäkerhet på KI, samt att säkerställa en sammanhållen lägesbild för ledningen. Arbetet är löpande och strävar efter att vara fullt implementerat vid utgången av 2026, med kontinuerlig uppföljning och rapportering till KI:s ledning och konsistorium.

Ansvarig och kontaktperson: Mattias Nordström, avdelningschef IT-avdelningen.

Företrädare från kärnverksamheten: Kontinuerlig dialog förs med kärnverksamheten och andra intressenter i löpande arbete.

Om uppdraget: Uppdraget syftar till att förbättra en säker och korrekt hantering av data vid KI. Detta genom att öka användarnas medvetenhet och kunskap om IT-avdelningens befintliga lösningar för att lagra och dela data, som inkluderar olika typer av central lagring, OneDrive, Teams och olika serverlösningar.

I arbetet betonas vikten av att anpassa datalagring efter olika behov och säkerhetskrav. Arbetet inkluderar regelbunden uppföljning, dialog med användare och uppdatering av information på medarbetarportalen för att motverka risker som felaktig datalagring och användning av icke säkra lösningar.

Ansvarig: Veronika Sundström, universitetsdirektör

Om uppdraget: Uppdraget kommer att hanteras som ett delprojekt inom ramen för F1. Översyn av organisation och arbetssätt inom verksamhetsstödet.

Uppdraget syftar till att förbättra och effektivisera samarbetet med hälso- och sjukvården. Detta genom att skapa ett mer resurssatt och samordnat verksamhetsstöd där ansvar och mandat inom olika delar av organisationen tydliggörs. Projektet är indelat i två delar: 

• Den första fokuserar på att se över ledning, bemanning och organisering av stöd till KI:s ledning samt samverkansorganisationens beslutsforum. 
• Den andra delen syftar till att identifiera och adressera behov inom alla områden av verksamhetsstödet för att identifiera utvecklingsbehov skapa en sammanhållen struktur för utvecklingsarbetet.

Ansvariga: Peter Andréasson, kommunikationsdirektör och Marie-Louice Isacson, avdelningschef FIR

Kontaktperson: Peter Andréasson

Företrädare från kärnverksamheten: Carl Johan Sundberg

Om uppdraget: Uppdraget fokuserar på att utveckla en process för att bedöma och prioritera områden för samverkan med och påverkan på det omgivande samhället. Målet är att skapa en långsiktig och strategisk inriktning för KI:s ledning gällande relevanta omvärldsrelaterade frågor och aktörer, men också skapa en beredskap för ledningen att snabbt kunna agera på akuta frågor. Processen syftar till att ge stöd kring samverkan med samhället, identifiera prioriterade områden och aktörer för ökad aktivitet och systematiskt uppdatera dessa prioriteringar. Arbetsprocessen omfattar utkast, förslag på prioriteringar, workshops med ledningen, och slutleverans av processförslag och prioriteringar.

Ansvarig: Ulrika Widegren, enhetschef Kansliet för hållbar utveckling och lika villkor

Kontaktperson: Anna Zorzet

Företrädare från kärnverksamheten: Centrum för hälsokriser

Om uppdraget: Uppdraget är inriktat på att stärka KI:s förberedelser och samverkan med andra lärosäten och myndigheter inför framtida hälsokriser. Arbetsprocessen inkluderar att sondera intresse, genomföra dialogmöten för att utforska förväntningar på universitetens roll under hälsokriser, samt planera för nästa steg baserat på dessa diskussioner. Projektet omfattar också att etablera tydliga kontaktvägar och samverkansformer med myndigheter samt att etablera ett nationellt hälsokrisnätverk för att främja samarbete och effektiv kommunikation. KI:s Centrum för hälsokriser spelar en central roll som koordinator för nätverket, vilket bygger på tidigare dialoger och kartläggningar av kompetenser vid svenska lärosäten.

Notering: Uppdraget pågår redan inom ramen för det ordinarie arbete som bedrivs av KI:s Centrum för hälsokriser.