2. Informera och annonsera

Informationsskyldighet

KI är som statlig myndighet skyldig att på lämpligt sätt informera om en lediga anställningar så att de som är intresserade av anställningen kan anmäla det till myndigheten. Alla våra annonser ska publiceras på myndighetens anslagstavla.

KI:s informationskanaler via vårt rekryteringssystem Varbi

Myndighetens anslagstavla - Elektronisk anslagstavla i receptionen i Aula Medica, Nobels väg 6.

ki.se

Jobba på KI på KI:s webbplats

När du annonserar på vår hemsida, kan dina annonser eventuellt även synas på LinkedIn och på Indeed då båda företagen "suger upp" KI:s annonser automatisk. De gör det för att själva skapa flöde till sin plattformer vilket inte gynnar oss. Synligheten är i de fallen inte bra, så för att få bra spridning och synlighet på annonsen behöver ni betala för den. Annonseringen görs via Varbi, där det finns olika alternativ att välja mellan.

Varje år arbetar vi med att förhandla oss till så bra priser som möjligt för annonsering. Vänligen se aktuella priser i Varbi under publicering.

Externa kanaler

Rekryterande chef eller rekryteringsansvarig väljer vilka externa kanaler som ska användas. I Varbi (vårt rekryteringssystem) finns direktkoppling till de annonseringskanaler KI valt att använda. Här finns t.ex. direktkopplingar för att annonsera på Nature Jobs och till Researchgate.

Det är viktigt att alla annonseringar hos LinkedIn och Nature går via Varbi, dvs. du kan inte köpa prenumeration direkt av t.ex. LinkedIn. Om du gör det hamnar inte kandidaterna i vårt rekryteringssystem och uppfyller därmed inte GDPR reglerna. Om du som rekryterande chef vill ha någon annan variant av prenumerationen så kontakta din HR för hjälp.

För hjälp med grafik vid annonsutformning kontakta din lokala HR.

Annonsering av doktorandplats

Generellt gäller att samtliga doktorandplatser ska tillsättas i konkurrens. Dessa omfattas med andra ord av informationsskyldigheten för statliga myndigheter men vissa undantag finns.

Ansökan

Vi tar alltid emot ansökningar på svenska och engelska men i vissa rekryteringar rekommenderar vi alla kandidater att skickar in sin ansökan på engelska.

Ansökningstid

Ansökningstiden får inte vara kortare än tio arbetsdagar, dvs. 2 veckor.

Språk vid annonsering

Annonserna som KI publicerar ska alltid vara på svenska, vid behov kan en annons även publiceras på engelska.

Om publicering sker på engelska, måste även motsvarande annons finnas publicerad på svenska.

Urvalsfrågor

I Varbi finns möjligheten att använda urvalsfrågor som underlättar urvalsarbetet. De skrivs som fritext- eller alternativfrågor i samband med annonsutformningen i rekryteringssystemet. Om man använder urvalsfrågor finns även möjligheten att anonymisera samtliga kandidater.

Betyg och intyg

Begär alltid in och arkivera betyg på högsta avslutade utbildning för den kandidat som du anställer, till exempel bachelor-, master- eller doktorsexamen. Detta kan göras på två sätt:

Genom Varbi kan du be alla kandidaterna att bifoga handlingar när de skickar in sin ansökan. Lägg till standardiserad urvalsfråga fyra, Filuppladdning.
Begära kopior på betyg eller intyg vid intervjun eller vid senare tillfälle.

Se till att betyg eller intyg finns uppladdade i Varbi på den slutkandidat som blir erbjuden anställning.

Diarieföring

Annons och inkomna ansökningar ska diarieföras. Detta sker per automatik i diarieföringssystemet W3D3 via Varbi när du har skapat en tjänst via rekryteringssystemet.

När en sökande skickar in en ansökan om anställning vid en statlig myndighet är det en offentlig handling. Frågor om utlämnande av handlingar ska hänvisas till rekryterande institutions registratur.

Rekryteringsprocessen