Skapa anställningsärende i klienten

Anställningsärende

OBS! Personuppgifter måste finnas i Primula innan ett Anställningsärende kan registreras. Är personen inte registrerad i Primula sedan tidigare behöver ett personärende skapas. Finns personen redan i Primula (t ex som minirapporterad) går det inte att skapa ett personärende innan anställningsärendet är registrerat. För att se informationsytan till vänster, välj Servicerutiner/Inställningar och bocka för ”Infoyta alltid kopplad”. 

Nyanställning

För att förflytta dig mellan rutorna, använd TAB.

• Välj anställningsärende genom att klicka på knappen som är markerad An, eller välj Ärenden/Anställning. Om du sedan tidigare har ett annat anställningsärende på gång, som ej är avslutat, välj Ärenden/Nytt ärende. Längst ner i bilden finns en statusrad som tillsammans med rubrikerna på respektive fält ger information och hjälp vid inrapportering.
• Fyll i personnummer, tryck Enter. Då startar en sökning på personnummer och berörd persons namn kommer automatiskt fram. Även motsatt sida, informationsytan, tänds.
• Markören stannar i en ruta där du ska skriva ett ledigt anställningsnummer mellan 1 och 9. Eventuellt andra anställningar vid KI framgår av en ruta som visas till höger om raden och syns även på infoytan. Anställningar har i regel nr 1-3 (minirapporterade anställningar 4-9). Skriv den siffra som motsvarar aktuell anställnings nummerordning (t ex 1 för första anställning vid KI, 2 för anställning nr 2, osv.). Listan ”Välj enhet” visas då med de enheter du är behörig till. Markera den enhet som är aktuell och tryck OK. I slutet av listan finns ”Minirapporterade, generell”. Detta val görs ej på Anställningsärendet.
• From. Fyll i det datum anställningen börjar. Tryck Tab.
• Typ av anställning. Väljs i rullisten genom att markera den anställningstyp som ska gälla. Det är viktigt att välja rätt typ.
• Doktorandanställningar är en egen typ.
• Anställningens slutdatum. Fyll i sista anställningsdagen vid tidsbegränsad anställning och vid provanställning. Tryck Tab.
• Lönehändelser och Har skapats används ej vid KI.
• Avgångsorsak. Obligatoriskt. Väljs i rullisten genom att markera den orsak som ska gälla. I stället för att rulla skriv t.ex. "v" för att visstidsanställning ska bli markerad. Tryck Enter.
• Anl till tidsbegränsning. Väljs i rullisten genom att markera den anledning som ska gälla. I stället för att rulla skriv t.ex. ”h” för att högskoleförordningen ska bli markerad. Tryck Enter. 
• Omfattning. Fyll i anställningens omfattning i procent. Tryck Tab.
• Grundlön-heltid. Fyll i den lön som gäller vid heltid. Tryck Tab.
• Lönetillägg-heltid. Används ej vid KI.
• Retro och Manuell. Fylls i av HR-avdelningen i förekommande fall, vid rättningar. Tryck Tab för att komma förbi dessa fält
• Arbetstidsschema. Väljs i rullisten genom att markera det arbetstidschema som ska gälla och som stämmer överens med anställningens omfattning eller, vid partiell tjänstledighet, det schema som stämmer med tjänstgöringens omfattning. I stället för att rulla skriv t.ex. "S100" för schemat 100% varje dag. Tryck Enter. Frågetecknet ? bredvid schemat = förklaring.
• Grundomfattning. Fylls i på kombinationsanställda. (omfattningen på KI) På övriga är grundomfattning det samma som i fältet omfattning. Kontakta förhandlingsenheten vid HR-avdelningen vid frågor.
• Befattning. Väljs i rullisten genom att markera den befattning som ska gälla. I stället för att rulla, skriv t.ex. "do" för att doktorand ska bli markerad .Tryck Enter.
• Syssels.grad. Fylls i med automatik när arbetstidsschema fylls i.
• Koppling. Används ej vid KI.
• Tryck på knappen BESTA och fyll i BESTA-koden (9 positioner) samt bokstav sist för kompetenskategori. 
• Befattningsnr. Används ej vid KI.
• Anst på bef. Fyll i det datum personen anställs på befattningen vid KI.
• Kategori. Används inte vid KI.
• Avtal. Väljs i rullisten genom att markera det avtal som ska gälla. Skriv t.ex. "v" för att Villkorsavtalet ska bli markerad. Tryck Enter. 
• Arbetstidsavtal. Väljs i rullisten:
  Kontorsarbetstid
  Lärare enl Anställningsordningen, dvs Professor, Lektor, Adjunkt
  38 tim/v
• Text till tidsbegränsad anställning är ett frivilligt textfält. Skriv t.ex. "vikarie för NN". Tryck Tab.
• Beslut. Hör ihop med Lönerevisionsmodulen.
• Förtroendearbetstid. Kryssas i på alla med Chefsavtal, samt enligt särskilt beslut.
• Enhet. Fältet är ifyllt enligt vald enhet i samband med anställningsnummer.
• Markören stannar på Lägg till, tryck Enter eller (Ctrl+L)
• Ta bort, Makulera och Ändra. Dessa fält används av HR-avdelningen vid rättningar och ändringar.
• Lönegrupp. Fältet fylls inte i. Informationen hämtas från konteringsuppgifterna.
• Vikariat är ett aviseringsfält där du fyller i ett bevakningsdatum totalt 2 år från vikariatets början. Den anställdes alla vikariat inom KI räknas.
• Kontering. Fyll i From-datum (Tom-datum lämnas öppet), procentsats (100 % om konteringen gäller hela lönekostnaden), projekt och lönegrupp. Ange ev. delad kontering. Tom-datum anges endast vid framtida känd konteringsändring. Efter ifyllandet tryck Lägg till och därefter Stäng.
  
  Övriga uppgifter
   
• Ämnesinnehåll. Ämnet måste fyllas i på professorer, lektorer och adjunkter. Använd ej versaler.
• Arbetsuppgift (Frivillig uppgift)
• Övriga uppgifter (Frivillig uppgift) Efter ifyllandet tryck Stäng.
• SCB. Välj Vetenskapsområde samt Ämnestillhörighet under knappen SCB.
• Bilagor. Frivillig uppgift. Efter ifyllandet tryck Stäng.
• Ant (Ctrl+H). Här skrivs de anteckningar som du vill ska följa med ärendet, t.ex. när du skickar ärendet vidare till en annan handläggare. Efter ifyllandet tryck Stäng.
• Beslutsrutan. Den person som har behörighet att avsluta ärendet skall kryssa i Underskrift arbetstagare och Beslut/Underskrift arbetsgivare.
• Skicka (Ctrl+F)… Används för att skicka ärendet till någon handläggare med högre behörighet. Först visas rutan Välj enhet. Tryck OK. Därefter kommer en dialogruta, svara Ja. En mottagarlista visas på vänster sida med alla Primulaanvändare. Markera aktuell handläggare och tryck Lägg till så knyts handläggaren till din personliga mottagarlista där sedan handläggarens namn markeras. Välj Skicka.
• Kasta. Används om du inte vill att det du skrivit ska gälla.
• Avsluta (Ctrl+A). Måste användas när det du skrivit ska gälla. Därmed är ärendet helt klart för Lönehantering/Löneberäkning. Avslutas inte ärendet före månadsomställningen är inte ärendet med i löneutbetalningen den månaden. När ärendet har avslutats syns personens uppgifter på informationsytan till vänster om ärendeytan.
• Ångra. Lättare att använda funktionen Kasta om du ångrar dig.
• Problem. Används om du av någon anledning inte vill avsluta ärendet, t ex för att invänta någon ytterligare uppgift. Ärendet hamnar då i problembunten som återfinns under knappen Pr eller under Ärenden. För att hämta tillbaka ärendet till din ordinarie ärendebunt måste du först ta fram ärendet i problembunten och klicka på Avmarkera.
• Antal semesterdagar. Välj Lönehantering/Semesterrätt för att Primula ska räkna fram rätt antal semesterdagar med en gång.
• Löneberäkning. För att se resultatet av det du lagt in i Primula och för att kontrollera att rätt lön utbetalas ska du trycka på snabbkommandot ”Gubben och pengapåsen” (Ctrl+R), eller välja Lönehantering/Löneberäkning/Enskild. Personen är nu löneberäknad och om inte någon annan avvikelse kommer in under månaden är resultatet som återfinns på informationsytan det som personen får på sitt lönebesked.
• Kontrollista. Ibland vid löneberäkning kommer ett meddelande att "poster skrevs till kontrollistan". Listan kan öppnas direkt i dialogrutan, eller senare genom att klicka på snabbkommandot ”Skrivaren och pengapåsen”, eller genom att välja Lönehantering/Löneberäkning/Kontrollista/Enskild. Listan innehåller både fel och varningar. Kontakta Lönespecialist vid minsta oklarhet.
• Svara alltid Ja när du får upp rutan ”Avtal ”villkorsvtal-T” har utgått Skall avtalet godkännas ändå?

Nu kan du logga in i HR-arkivet "mina sidor" för att hantera anställningsbevis och avtal.

Förlängning av anställning

•  Fyll i personnummer eller namn och tryck Enter. Då startar en sökning på personnummer eller namn och berörd persons namn kommer automatiskt fram. Även motsatt sida, informationsytan, tänds och information angående berörd person visas.
• Markören stannar i en ruta där du ska välja ett anställningsnummer. Kontrollera på informationsytan vilket anställningsnummer den anställning har som ska förlängas. Skriv in det aktuella numret eller markera i rullisten till höger på ärendet.
• From. Fyll i det datum från och med anställningen ska förlängas och tryck Tab. Då kommer personens senaste anställningsuppgifter fram med automatik.
• Typ av anställning. Väljs i rullisten genom att markera den anställningstyp som ska gälla.
• Anställningens slutdatum. Fyll i sista dagen i den förlängda anställningen vid tidsbegränsad anställning. Vid förlängning av tidigare provanställning ska slutdatum tas bort genom att du markerar och trycker Delete på tangentbordet.
• Lönehändelser och Har skapats används ej vid KI.
• Avgångsorsak. Obligatoriskt. Väljs i rullisten genom att markera den orsak som ska gälla. I stället för att rulla skriv t.ex. "v" för att visstidsanställning ska bli markerad. Tryck Enter.
• Anl till tidsbegränsning. Väljs i rullisten genom att markera den anledning som ska gälla. I stället för att rulla skriv t.ex. ”h” för att högskoleförordningen ska bli markerad. Tryck Enter.
• Omfattning. Fyll i anställningens omfattning i procent. Tryck Tab.
• Grundlön-heltid. Fyll i den lön som gäller vid heltid. Tryck Tab.
• Retro och Manuell. Fylls i av Personalavdelningen i förekommande fall, vid rättningar. Tryck Tab för att komma förbi dessa fält
• Arbetstidsschema. Väljs i rullisten genom att markera det arbetstidschema som ska gälla och som stämmer överens med anställningens omfattning eller, vid partiell tjänstledighet, det schema som stämmer med tjänstgöringens omfattning. I stället för att rulla skriv t.ex. "S100" för schemat 100% varje dag. Tryck Enter. Frågetecknet ? bredvid schemat = förklaring.
• Grundomfattning. Fylls i på kombinationsanställda. (omfattningen på KI)
• På övriga är grundomfattning det samma som i fältet omfattning.
• Befattning. Väljs i rullisten genom att markera den befattning som ska gälla. Istället för att rulla, skriv t.ex. "do" för att doktorand ska bli markerad .Tryck Enter.
• Syssels.grad Fylls i med automatik när arbetstidsschema fylls i.
• Koppling. Används ej vid KI.
• Tryck på knappen BESTA och fyll i BESTA-koden
• Befattningsnr. Används ej vid KI.
• Anst på bef. Fyll i det datum personen anställs på befattningen vid KI.
• Kategori. Används inte vid KI.
• Avtal. Väljs i rullisten genom att markera det avtal som ska gälla. Skriv t.ex. "v" för att Villkorsavtalet ska bli markerad. Tryck Enter.
• Arbetstidsavtal. Väljs i rullisten:
  Kontorsarbetstid
  Lärare enl Anställningsordningen, dvs Professor, Lektor,
  38 tim/v
   
• Text till tidsbegränsad anställning är ett frivilligt textfält. Skriv t.ex. "vikarie förNN". Tryck Tab.
• Beslut. Hör ihop med Löneförhandlingsmodulen.
• Förtroendearbetstid. Kryssas i på alla med Chefsavtal, samt enligt särskilt beslut.
• Enhet. Fältet är ifyllt enligt vald enhet i samband med anställningsnummer.
• Markören stannar på Lägg till, tryck Enter eller (Ctrl+L)
• Ta bort, Makulera och Ändra. Dessa fält används av Personalavdelningen vidrättningar och ändringar.
• Lönegrupp. Fältet fylls inte i. Informationen hämtas från konteringsuppgifterna.
• Vikariat är ett aviseringsfält där du fyller i ett bevakningsdatum totalt 2 år frånvikariatets början. Den anställdes alla vikariat inom KI räknas.
• Kontering. Om konteringen ska ändras, fyll i From-datum (Tom-datum lämnasöppet), procentsats (100% om konteringen gäller hela lönekostnaden), projekt och lönegrupp. Ange ev. delad kontering. Tom-datum anges endast vid framtida känd konteringsändring. Efter ifyllandet tryck Lägg till och därefter Stäng.
• Övriga uppgifter
• Ämnesinnehåll. Ämnet måste fyllas i på professorer, lektorer och adjunkter. Använd ej versaler. 
• Arbetsuppgift (Frivillig uppgift)
• Övriga uppgifter (Frivillig uppgift)
• Efter ifyllandet tryck Stäng.
• SCB. Välj Vetenskapsområde samt Ämnestillhörighet under knappen SCB.
• Bilagor. Frivillig uppgift. Efter ifyllandet tryck Stäng.
• Ant (Ctrl+H). Här skrivs de anteckningar som du vill ska följa med ärendet, t.ex.när du skickar ärendet vidare till en annan handläggare. Efter ifyllandet tryck Stäng. 
• Svara alltid Ja när du får upp rutan ”Avtal ”villkorsvtal-T” har utgått Skall avtaletgodkännas ändå?
• Avsluta (Ctrl+A). Måste användas när det du skrivit ska gälla. Därmed är ärendet helt klart för Lönehantering/Löneberäkning.
• Avslutas inte ärendet före månadsomställningen är inte ärendet med i löneutbetalningen den månaden. När ärendet har avslutats syns personens uppgifter på informationsytan till vänster om ärendeytan.
• Nya semesterdagar. Välj Lönehantering/Semesterrätt för att Primula ska räknafram rätt antal antal nya semesterdagar personen får i och med förlängningen av anställningen.
• Löneberäkning. Se anvisningar för nyanställning
• Kontrollista. Se anvisningar för nyanställning.

Nu kan du logga in i HR-arkivet "mina sidor" för att hantera anställningsbevis och avtal.

Ändring av lön/avslutsdatum

• Fyll i personnummer eller namn och tryck Enter. Då startar en sökning på personnummer eller namn och berörd persons namn kommer automatiskt fram. Även motsatt sida, informationsytan, tänds och information angående berörd person visas.
• Markören stannar i en ruta där du ska välja ett anställningsnummer. Kontrollera på informationsytan vilket anställningsnummer den anställning har som du ska ändra lönebeloppet på. Skriv in det aktuella numret eller markera i rullisten till höger på ärendet.
• From. Fyll i det datum från och med vilket den nya lönen ska gälla och tryck Tab. Då kommer personens senaste anställningsuppgifter fram med automatik.
• Grundlön-heltid. Fyll i den nya lönen.
• De övriga fälten Typ av anställning, Avgångsorsak, Anl till tidsbegränsning. Omf, Grundlön-heltid, Arbetstidsschema, Grundomfattning, Befattning, Anst på bef, Avtal, Arbetstidsavtal, Text till tidsbegränsad anställning, Vikariat och Ämnesinn fylls i som på nyanställning om något skall ändras i dessa fält. Tryck på Tab för att komma förbi dessa fält. Markera med musen knappen Lägg till (Ctrl+L eller Enter).
• Avslut av anställning bakåt i tiden (Makulering), ska alltid göras av lönespecialist centralt. 
• Tidigareläggning av slutdatum. Viktigt att kontrollera framåtrapporterade lönehändelser, ex schablonsemester och tjänstledigheter. Dessa måste tas bort av löneadministratör centralt innan avslutet kan göras. Minskning av semesterdagar. Välj Lönehantering/Semesterrätt för att Primula ska räkna fram rätt antal antal nya semesterdagar personen får i och med förkortningen av anställningen.
• Ant (Ctrl+H), Beslutsrutan, Skicka (Ctrl+F), Kasta, Ångra, Problem. Du gör precis på samma sätt med dessa fält och knappar som på en nyanställning.
• Avsluta (Ctrl+A). Måste användas när det du skrivit ska gälla. Därmed är ärendet helt klart för Lönehantering/Löneberäkning. Avslutas inte ärendet före månadsomställningen är inte ärendet med i löneutbetalningen den månaden. När ärendet har avslutats syns personens uppgifter på informationsytan till vänster om  ärendeytan.
• Löneberäkning. Se anvisningar för nyanställning.
• Kontrollista. Se anvisningar för nyanställning.