Dokumenthanteringsplan för HR-arkivet
Vilka handlingar som kan sparas i personakten styrs utifrån KI:s dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen beskriver hur KI:s allmänna handlingar ska hanteras, dvs. om de ska diarieföras, bevaras eller kan gallras efter en viss tid.
Vad du kan göra i HR-arkivet styrs utifrån olika roller. I tabellen nedan finns en beskrivning av vad de olika rollerna kan utföra i HR-arkivet samt vilka handlingstyper som är möjliga att ladda upp i en personakt.
- L=Läsa
- S=Skapa
Alla som har behörighet till en dokumenttyp kan också ladda ner den.
Samtliga chefer samt Administrativa Chefer (AC) på KI har per automatik behörighet till HR-arkivet.
Rollerna för handläggare samt administratör ansöker om behörighet via IDAC.
Gallringstiden anger hur länge ett dokument ligger i arkivet innan det gallras helt ur arkivet.
Dokumenttyp svenska | Chef | Handläggare HR | Handläggare Basic | Administratör Basic | Gallringstid |
---|---|---|---|---|---|
A1 intyg | L, | S,L | L | L | Bevaras |
Anställning utan utlysning | L, | S,L | - | L | Bevaras |
Anställningsbevis/anställningsavtal | L, | S,L | S, L | L | Bevaras |
Anställningsändringar | L, | S,L | - | L | Bevaras |
Ansökan om bidrag till arbetshjälpmedel | L | S,L | - | - | Gallras när anst. upphört, RA Bevaras |
Arbetsgivaren avbryter provanställning | L, | S,L | - | L | Bevaras |
Arbetsskada anmälan | S,L, | S,L | - | L | Bevaras |
Arbetsskada beslut | L, | S,L | - | L | Bevaras |
Avsked/varsel | L, | S,L | - | L | Bevaras |
Beredskap, övertid, mertid och OB | L, | S,L | L | L | 2 år |
Beslut om förbud om bisyssla | L, | S,L | - | L | Bevaras |
Beslut om person- eller samordningsnummer | L, | S,L | S, L | L | Bevaras |
Beslut om uppehållstillstånd | S,L, | S,L | S, L | L | Bevaras |
Beslut om utmätning | - | - | - | - | - |
Betyg och intyg | L, | S,L | S,L | L | - |
Dispenser representation | L, | S,L | L | L | 10 år |
Disputation | L, | S,L | L | L | Bevaras |
Distansarbete | S,L, | S,L | S, L | L | Gallras när anst. upphört |
Docenturbevis | L, | S,L | S, L | L | Bevaras |
Dödsbesked | L, | S,L | S,L | L | Bevaras |
Forskarskatt | L, | S,L | S,L | L | Bevaras |
Förenad anställning | L, | S,L | L | L | Bevaras |
Förmånsbeskattning | L, | S,L | S, L | L | 2 år |
Försäkringskassan | L, | S,L | - | Bevaras | |
Genomförda lagstadgade medicinska kontroller | S,L, | S,L | S, L | L | Bevaras |
Individuella beslut så som förmåner | L, | S,L | - | L | Bevaras |
Inventarier | L, | S,L | S,L | L | Gallras när anst. upphört |
Konteringsändring | L, | S,L | S, L | L | Bevaras |
Ledighetsansökningar | L, | S,L | L | L | 2 år |
Ligger fel arkiv | - | - | - | - | - |
Läkarintyg | L | S,L | - | - | 2 år (10 år RA) |
Lönetillägg | L, | S,L | L | L | Bevaras |
Medarbetarens uppsägning | L, | S,L | L | L | Bevaras |
Namnändring | L, | S,L | S, L | L | Bevaras |
Omplacering | L, | S,L | - | L | Bevaras |
Pensionsutredning, delpension | L, | S,L | - | L | Bevaras |
Personalansvarsnämnd löneavdrag | L | S,L | - | L | Bevaras |
Personalansvarsnämnd skriftlig varning | L | S,L | - | - | Bevaras |
Placeringsbeslut | L, | S,L | L | L | Bevaras |
Post-Doc diploma | S,L, | S,L | L | L | Bevaras |
Rehabiliteringsplanering för återgång i arbete | - | S,L | - | - | 10 år |
Rehabiliteringsutredning | - | S,L | - | - | 10 år (RA Bevaras) |
Rese- och traktamentsersättningar | L, | S,L | L | L | 17 år |
Resebidrag sökt utanför KI | S,L, | S,L | L | L | Bevaras |
Resebidrag vid institution | S,L, | S,L | L | L | Bevaras (ej beviljad 2 år) |
Sjukvårds- och läkemedelskvitton | - | - | - | L | 7 år |
Skattebeslut | L, | S,L | S, L | L | 2år |
Stipendiebeslut | L, | S,L | L | L | 10 år |
Supervisor - Post Doc Agreement | S,L, | S,L | L | L | Bevaras |
Tjänstbarhetsintyg | L | S,L | - | - | Bevaras |
Tjänstgöringsbetyg utfärdade vid KI | S,L, | S,L | - | - | Bevaras |
Tydliggörande av skyldigheter i anställningen | L, | S,L | - | - | Bevaras |
Uppdragstillägg | L, | S,L | L | L | Bevaras |
Uppsägning pga arbetsbrist | L, | S,L | - | L | Bevaras |
Uppsägning pga personliga skäl | L, | S,L | - | L | Bevaras |
Utbildningsbidrag | L, | S,L | S,L | L | Bevaras |
Överenskommelse | L, | S,L | - | L | Bevaras |
Överenskommelse om anställningens upphörande | L, | S,L | S,L | L | Bevaras |
Överenskommelse om forskarflytt | L, | S,L | - | L | Bevaras |
Överenskommelse om frivillig avgång | L, | S,L | - | L | Bevaras |
Överenskommelse om förtroendearbetstid | L, | S,L | - | L | Bevaras |
Överenskommelse om löneväxling | L, | S,L | L | L | Bevaras |