Använd AI i ditt arbete på KI

AI kan hjälpa dig att exempelvis skriva, sammanfatta, analysera och strukturera information. På den här sidan hittar du, som är anställd på Karolinska Institutet, vägledning om vad du behöver kontrollera och vilket ansvar du har för resultatet.

Innan du använder AI

Innan du använder AI behöver du kontrollera vilken information du får använda i det aktuella verktyget. Det beror både på informationens innehåll och vilket verktyg du använder.

Är du osäker? Läs mer på sidan AI-verktyg och informationshantering eller rådgör med den som ansvarar för informationen.

Kom i gång i fyra steg

  1. Välj en avgränsad arbetsuppgift där du själv kan kontrollera resultatet, till exempel att förbättra en text eller ta fram idéer.
  2. Välj ett verktyg och kontrollera vilken information du får använda.
  3. Öppna verktyget via KI:s instruktioner. Beskriv vad du vill ha hjälp med, vem resultatet är till för och hur det ska se ut.
  4. Granska och anpassa svaret innan du använder, delar eller publicerar det.

Grundprinciper för AI-användning

  • Använd AI som stöd, inte som självständig beslutsfattare.
  • Du ansvarar alltid för resultatet.
  • Kontrollera vilken information som får användas i det aktuella verktyget.
  • Följ KI:s regler och vägledningar om informationssäkerhet, dataskydd och sekretess.

Vad kan AI hjälpa till med?

AI kan ge stöd i många arbetsuppgifter. Vilken användning som är tillåten beror på verktyget, informationen och hur verktyget används. Kontrollera vilken information du får använda innan du börjar. Se AI-verktyg på KI.

Du kan ta hjälp av AI när du ska:

  • skriva och bearbeta texter
  • sammanfatta och analysera material
  • strukturera information och mötesanteckningar
  • ta fram idéer och alternativ
  • göra research och omvärldsbevakning
  • analysera och visualisera data
  • ta fram presentationsunderlag, exempel och mallar
  • generera bilder och ge stöd vid programmering.

Ska du använda AI-genererade bilder eller filmer i KI:s kommunikation? Läs KI:s vägledning om AI-genererade bilder och filmer.

Har du råkat dela information som inte får användas? 

Avbryt användningen och följ anvisningarna under Om du råkar dela fel information. 

När behöver du vara särskilt försiktig?

Vissa typer av AI-användning kan innebära särskilda risker eller krav. Var särskilt försiktig när användningen gäller:

  • rekrytering och personalärenden
  • examination och studentärenden
  • bedömningar som påverkar individer
  • känsliga personuppgifter och patientuppgifter
  • sekretessbelagda uppgifter och opublicerade forskningsdata
  • inspelning och transkribering av möten
  • material med särskilt höga krav på riktighet

Kontrollera alltid vad som gäller för informationen och det aktuella verktyget. Vid osäkerhet ska du rådgöra med relevant stödfunktion innan du börjar använda AI.

AI ska inte användas för att:

  • självständigt fatta beslut som påverkar individer
  • självständigt göra personbedömningar
  • publicera eller sprida material utan mänsklig granskning
  • behandla information i ett verktyg som inte är godkänt för informationen

Viss AI-användning som innebär behandling av personuppgifter kan kräva en konsekvensbedömning avseende dataskydd (DPIA). Kontakta dataskyddsfunktionen om du är osäker på vad som gäller. Läs mer om dataskydd och DPIA:

Anvisningar för konsekvensbedömning avseende dataskydd på KI

Kvalitetssäkra alltid resultatet

AI kan ge svar som låter övertygande men är felaktiga. Den kan hitta på fakta och källor, misstolka dokument, göra räknefel eller ge ensidiga svar. Granska därför alltid resultatet innan du använder, delar eller publicerar det.

  • Kontrollera fakta, siffror, beräkningar och analyser.
  • Öppna angivna källor och kontrollera att de finns och stöder påståendena.
  • Bedöm om viktiga perspektiv saknas eller om vissa grupper framställs ensidigt eller missvisande.
  • Granska språk och tonalitet och anpassa innehållet till målgruppen och användningsområdet.
  • Kontrollera också att du har rätt att använda underlaget och det AI-genererade materialet, och om du behöver berätta att AI har använts.

Du ansvarar för det slutliga resultatet, även när AI har hjälpt dig. 

Få mer användbara svar från AI

En prompt är den fråga eller instruktion du ger till AI. Du får ofta bättre resultat om du tydligt beskriver:

  • vad du vill uppnå och vem materialet är till för
  • i vilket sammanhang det ska användas
  • önskat format, längd och tonalitet
  • vilka avgränsningar som gäller.

I stället för: ”Skriv en rapport.”
Skriv: ”Ta fram ett första utkast till en tvåsidig rapport för ledningsgruppen om införandet av ett nytt system. Använd en saklig och kortfattad ton och strukturera texten med tydliga rubriker.”

Du kan också be AI att hjälpa dig formulera instruktionen: ”Hjälp mig att formulera en tydlig prompt för att ta fram ett tvåsidigt rapportutkast för ledningsgruppen. Ställ de frågor du behöver innan du föreslår prompten.”

Frågor och svar: Användningsområden

Ska du använda mejl, dokument eller material som innehåller namn eller andra personuppgifter? Läs Frågor och svar om informationshantering innan du börjar.

Ja. AI kan användas som stöd när uppgiften, informationen och verktyget uppfyller KI:s krav. Börja med Kom i gång i fyra steg och följ Grundprinciper för AI-användning.

Ja. AI kan ge stöd för utkast, språk, struktur, sammanfattningar och målgruppsanpassning. Kontrollera först att textens innehåll får användas i verktyget. Följ sedan checklistan Kvalitetssäkra alltid resultatet. 
 

Ja. AI kan ge stöd för research och omvärldsbevakning om informationen du lämnar får användas i verktyget. Kontrollera viktiga uppgifter mot ursprungskällan och öppna referenserna – AI kan hitta på både uppgifter och källor.
 

Ja. AI kan hjälpa dig att strukturera, analysera och visualisera data, förutsatt att informationen får behandlas i verktyget. Läs vägledningen på sidan AI-verktyg och informationshantering innan du laddar upp materialet. Granska sedan metod, beräkningar och slutsatser mot underlaget.
 

Ja. AI kan hjälpa dig att strukturera och sammanfatta befintliga mötesanteckningar om innehållet får användas i verktyget.

Om du vill spela in, transkribera eller använda AI-funktioner under ett möte behöver du följa KI instruktioner för den aktuella tjänsten. Kontrollera vad som gäller för information till deltagarna, personuppgifter, lagring och åtkomst innan du börjar.

Ja. AI kan ge stöd för att skapa bilder om verktyget och underlaget får användas för uppgiften. Kontrollera att bilden är lämplig för sammanhanget och följ KI:s vägledning om kommunikation, upphovsrätt och bilder.
KI:s vägledning om AI-genererade bilder och filmer
 

Enligt KI:s råd för generativ AI inom kommunikation får du inte generera bilder på verkliga personer utan deras samtycke. Följ också KI:s särskilda vägledning om AI-genererade bilder och filmer och rådgör med kommunikationsavdelningen om du är osäker.

Följ KI:s instruktioner för konton och åtkomst. Att använda din KI-adress innebär inte automatiskt att tjänsten omfattas av KI:s avtal. Läs mer på sidan AI-verktyg och informationshantering.

Frågor och svar: Bedömning och beslut

AI kan i vissa situationer användas som administrativt stöd, men även användning där en människa fattar det slutliga beslutet kan omfattas av särskilda krav. Kontrollera därför vad som gäller innan AI används i dessa sammanhang.
 

AI ska användas som stöd och inte som självständig beslutsfattare. Beslut som påverkar individer eller verksamheten ska fattas av den person eller funktion som har ansvar och mandat. AI kan hjälpa till att sammanställa eller strukturera ett beslutsunderlag, men underlaget måste granskas och bedömas av en människa.

Frågor och svar: Ansvar och transparens

Om AI behöver anges beror på hur den har använts och i vilket sammanhang. När AI bara har varit ett stöd, till exempel för idéer, språk eller struktur, och en människa har granskat och ansvarar för resultatet behövs normalt ingen särskild märkning.

Det är däremot viktigt att vara tydlig när innehållet till stor del är AI-genererat, när AI har haft en avgörande roll eller när AI-genererade bilder, ljud eller video används. Det bör också framgå när mottagaren interagerar direkt med AI, till exempel i en chatbot.

Exempel på märkning: ”Texten har delvis tagits fram med hjälp av AI.” ”Illustration genererad med AI.” ”Du chattar med en AI-assistent.”

Du som använder resultatet ansvarar för att kontrollera det innan det används, delas eller publiceras. Se checklistan Kvalitetssäkra alltid resultatet.

Kontrollera att du har rätt att använda materialet i AI-tjänsten och att användningen är förenlig med verktygets licensvillkor. Att en text eller bild finns på internet betyder inte att den får användas fritt.
Kontrollera även resultatet innan det används eller publiceras. AI kan skapa material som liknar andras texter eller bilder. Rätten att använda ett underlag och rätten att publicera resultatet behöver därför bedömas var för sig. 

Ta hjälp om du är osäker på vilken information verktyget får hantera, om användningen kan påverka enskilda personer eller om det är oklart vilka rättigheter du har till materialet. Det kan exempelvis gälla personuppgifter, forskningsmaterial eller bilder på verkliga personer.

På sidan AI-verktyg och informationshantering hittar du vägledning och kontaktvägar. Vid frågor om personuppgifter kan dataskyddsfunktionen ge stöd, bland annat i bedömningen av om en konsekvensbedömning behövs

När du använder Copilot Chat eller Microsoft 365 Copilot med ditt KI-konto sparas informationen i Microsofts molntjänster som KI använder. Filer som du laddar upp direkt i Copilot Chat sparas i din OneDrive för arbetet. Dina frågor och Copilots svar sparas också. Det är dock ingen annan på KI som kan komma åt din chat eller filer du laddar upp (om de inte har tillgång till dem på annat sätt). 

Copilot följer de åtkomstregler som gäller för dina arbetsfiler. Du får alltså inte tillgång till någon annans filer genom Copilot om du inte redan har rätt att se dem. 

Hur länge filer, frågor och svar sparas beror på vilka regler som gäller inom KI. Även om du tar bort en chatt kan information finnas kvar en tid, exempelvis för att KI behöver kunna granska den. Filer som du har laddat upp kan också finnas kvar i OneDrive efter att chatten har tagits bort.

AI kräver resurser för både utveckling och användning, bland annat el, vatten och material. Miljö- och klimatpåverkan varierar mellan olika AI-tjänster och hur de används. Samtidigt kan AI bidra till effektivare arbetssätt, forskning och lösningar på hållbarhetsutmaningar. Därför är det viktigt att väga nyttan mot resursanvändningen.

Du kan bidra genom att använda AI medvetet och välja verktyg utifrån vad du behöver göra. Använd gärna relevanta utdrag i stället för hela dokument när det räcker. Tänk också på att generering av bilder och filmer generellt kräver mer resurser än text. Undvik att skapa stora mängder material som inte kommer till användning.

Använd AI när det är relevant och när nyttan står i rimlig proportion till resursanvändningen. Samtidigt är det viktigt att våga testa och lära sig. Att utforska hur AI kan användas på ett ansvarsfullt sätt är en del av AI-lyftet.

KI arbetar också med miljö- och hållbarhetsfrågor på organisationsnivå, bland annat genom val av digitala tjänster och infrastruktur.