Policy för ledarskap och medarbetarskap på Karolinska Institutet

Policyn för medarbetar-och ledarskap är skriven för alla medarbetare inom Karolinska Institutet. Syftet är att förmedla en gemensam syn på medarbetar- och ledarskap på KI.

Karolinska Institutets (KI:s) policy för ledarskap och medarbetarskap tar hänsyn till regeringens uppdrag att införa tillitsbaserad styrning och ledning inom staten samt speglar universitetets vision att genom banbrytande utbildning och forskning arbeta för alla människors hälsa. KI:s ambition och strävan är att skapa en organisationskultur som ger utrymme för samverkan och verksamhets- och KI-övergripande samarbeten och som skapar optimala villkor för en sund arbetsmiljö och hållbara förutsättningar för att nå våra mål.

För att närma oss visionen där vi driver utvecklingen av kunskap om livet och en bättre hälsa för alla behöver vi ha medarbetare och chefer som tillsammans bär upp KI:s värdegrund och skapar en organisationskultur som präglas av tillit till varandras kunskap, välvilja och integritet. KI ska vara ett banbrytande universitet, ett engagerat lärosäte och en modern arbetsplats där våra medarbetare känner förtroende för varandra och för sina chefer och ledare.

Tillämpningsområde

KI:s medarbetare, chefer och ledare är centrala för att vi ska kunna bedriva vår verksamhet och tillsammans uppnå våra gemensamma mål med kreativitet, passion och ansvar. Grunden för en sådan arbetsplats är ett gott ledarskap och dedikerade medarbetare som vill och kan bidra med kunskap, engagemang och ansvarstagande, både för sina egna uppgifter och för KI som helhet. Policyn för ledarskap och medarbetarskap ska inspirera till dialog och diskussion samt att skapa en övergripande gemensam syn på förväntningar och krav som ställs på alla våra medarbetare. Policyn är ett levande dokument som skall kopplas till rekrytering, introduktion, medarbetarsamtal och utvecklingsinsatser för både chefer och medarbetare.  

Att vara medarbetare på KI

Att vara medarbetare på KI innebär att arbetsuppgifter ofta är komplexa och förutsätter gott omdöme, eget ansvar och självständighet inom ramen för den egna verksamheten. KI strävar efter en tillitsbaserad organisationskultur där chefer och ledare tillsammans skapar förutsättningar och utrymme för att medarbetare ska kunna och vill ta ansvar för att påverka och utveckla sin egen verksamhet. Det är det vi kallar för medledarskap.

Medledarskap innebär att alla medarbetare som jobbar hos oss är ledare inom sina egna områden och vill, har förmågan och optimala förutsättningar att bidra till lärande och utveckling i sin professionella vardag. Detta kräver en kultur som premierar utveckling och där meningsfullhet är kopplat till en upplevelse att man gör skillnad i sitt arbete och har svängrum för att tänka nytt. Att kontinuerligt utveckla vår verksamhet innebär att vi samverkar och skapar lärande tillsammans med kollegor samt delar med oss av kunskap till samhället i stort. 

I en organisation där medledarskap eftersträvas innebär det att medarbetare:

  • vill och praktiskt samverkar kring hur vi bäst tar oss an arbetsuppgifter, fattar beslut och gemensamt möter utmaningar som uppstår i vår verksamhet
  • inspireras av KI:s vision och de övergripande målsättningarna i Strategi 2030 och översätta den i den egna verksamheten
  • bidrar till "Ett KI" genom helhetssyn, öppen dialog samt viljan och förmågan till samarbete såväl inom som över professions- och verksamhetsgränser
  • tar reda på, känner till, respekterar och efterlever de beslut, riktlinjer, lagar och förordningar som styr den egna verksamheten och KI som myndighet
  • medvetet strävar efter att kontinuerligt förbättra, utveckla och höja kvaliteten i de professionella sammanhang de ingår i
  • företräder såväl den egna yrkesgruppen, enheten och professionen samt verksamheten och KI i sin helhet
  • kontinuerligt kalibrerar och förankrar hur de tar sig an sina uppdrag samt anpassar sig till de förändringar som påverkar organisationen i stort och smått
  • skapar en tillitsfull arbets- och studiemiljö genom ansvarstagande, nyfikenhet, öppenhet och respektfullt bemötande av andras synsätt, kunskap och erfarenheter
  • bidrar till en arbetskultur där god arbetsmiljö, integration, jämställdhet, mångfald, hållbar utveckling och lika villkor är en självklarhet
  • bryr sig om och finns tillgänglig som kollega, bollplank, mentor och stöd för andra medarbetare på KI.
  • håller sig uppdaterade och kontinuerligt utvecklar kunskap och färdigheter som den egna rollen kräver idag och i framtiden
  • tar ansvar för sitt eget och andras lärande genom att söka och dela med sig av kunskap, tar initiativ för verksamhetsövergripande dialoger och samverkar både internt och externt
  • samverkar med det omgivande samhället, representerar både sitt eget expertområde såväl KI som universitet och myndighet

Att vara chef och / eller ha ledningsuppdrag på KI

Att vara chef och ledare i en akademisk miljö är att verka i en specialiserad och komplex kontext där kraven kan vara motstridiga och olika intressen behöver balanseras inom en och samma verksamhet.

En linjechef på KI har personal-, budget- och verksamhetsansvar. Ledare med uppdrag inom utbildning och forskning eller inom verksamhetsstödet behöver inte ha linjechefsansvar men har en delegation för sitt uppdrag.

Som chef på KI leder du specialister och har ansvar för medarbetare som har hög kompetens men behöver stöd, förtroende och svängrum för att kunna göra ett excellent arbete. Det tillhör en chefs uppgifter att skapa optimala förutsättningar för alla, ha koll på budget och kvalité, förenkla processer och undanröja hinder. Man ska kunna navigera innanför och utanför sin verksamhet, förstå och hantera flera olika professionella och organisatoriska tillhörigheter och ska ha koll på vilka regler och förhållningssätt som gäller i varje specifikt kontext.

Som chef och ledare påverkar du medarbetarnas arbetsmiljö och lägger grunden till ett hälsofrämjande och hållbart arbetsliv. Inom ditt ansvarsområde, tillsammans med dina medarbetare, skapar du förutsättningar för en verksamhetskultur som ska präglas av ömsesidigt förtroende, engagemang, lärande och gemensamt ansvarstagande. KI:s chefer och ledare ska vara förebilder för medarbetare och påverka hur samarbetspartner, finansiärer, intressenter i samhället och det globala vetenskapskollegiet ser på KI.

KI:s chefer och ledare ska vara en integrerande kraft för mångfald inom vår organisation. De ska vara måna om etik, kvalité och följa lagar och övriga processer som KI lyder under.

Chefs- och ledaruppdragets olika perspektiv och roller

Verksamhetsansvarig och linjechef

Som verksamhetsansvarig och linjechef äger du ansvaret för din verksamhet enligt erhållen delegationsordning. Du har personal-, verksamhets- och budgetansvar och i chefsuppdraget ingår även att förmedla KI:s övergripande vision och strategi till den specifika verksamheten du ansvarar för och verkar inom.

Personalansvar: Utifrån din delegation leder du din personal. Tillsammans med dina medarbetare sätter du tydliga mål, diskuterar fram en verksamhetsstrategi samt skapar optimala förutsättningar för en bra arbetsmiljö. Du kravställer, arbetsleder, följer kontinuerligt upp prestation och ser över medarbetarnas förutsättningar, lärande och kompetensbehov genom medarbetardialog. Du stödjer och uppmuntrar ett flexibelt arbetssätt utifrån individens förutsättningar, där uppdraget och verksamhetens behov är i fokus.

Kommunikationsansvar: Chefer har ett särskilt ansvar för att skapa förutsättningar för ett öppet kommunikationsklimat, att förmedla verksamhetsspecifik information och etablera en kommunikativ kultur med bra dialog både externt och internt samt över verksamhetens gränser.

Verksamhets och budgetansvar: Du har koll på verksamhetens ekonomi, mål och förutsättningar och har siktet inställt på det som är viktig idag och imorgon. Tillsammans med andra chefskollegor bidrar du med helhetssyn, involverar medarbetarna i beslut och ger utrymme för ansvarstagande och egna initiativ kopplade till verksamhetens och enskilda medarbetares uppdrag.

Arbetsgivarrepresentant: Som chef är du arbetsgivarrepresentant och delar ansvaret för att omsätta myndighetens arbetsgivarpolitik i den dagliga verksamheten. Områden som är definierade i arbetsgivarpolitiken är främjande av en god arbetsmiljö, att möjliggöra delaktighet och en öppen dialog, garantera lika villkor, jämställdhet och saklig lönesättning.

Arbetsgivarrollen innebär dessutom att utifrån verksamhetens behov planera, attrahera, rekrytera, utveckla och omställa kompetens. Du ansvarar vidare för att verksamhetsövergripande ledningsbeslut följs och bidrar med transparens kring beslutens bakgrund, syfte och mål.

Som arbetsgivarrepresentant följer du med i samhällsutvecklingen, bevakar trender som påverkar KI och din verksamhet samt delar med dig av information och omvärldsanalys inom ditt gebit och med hänsyn till din roll och specifika uppdrag. Du informerar och uppmuntrar dina medarbetare att hålla sig uppdaterade avseende lagar och riktlinjer samt kommunicerar kring förändringar som påverkar verksamheten.

Ledare

Som ledare med ett särskilt uppdrag eller som medarbetare och chef med ett särskilt ledaruppdrag är du en del av KI:s ledarkollektiv. Att vara ledare kan innebära ett du har ett linjechefsansvar men det behöver inte nödvändigtvis vara så. Som ledare har du ansvar att skapa incitament och gynnsamma förutsättningar för kollegiala samspel och goda relationer inom och över professions- och verksamhetsgränser. Du är ledande inom ditt specialistområde och delar med dig av din kunskap och dina nätverk. Avgörande för din framgång som ledare är att medarbetarna upplever att du agerar för gruppens bästa, oavsett om gruppen avser en arbetsgrupp, en institution eller KI som helhet.