Kontroller att utföra vid löneutbetalning

Nedan finner du en checklista för kontroller att utföra vid löneutbetalning. Denna lista ger ett stöd i de delar som behöver kontrolleras och följas upp för att rätt lön ska betalas ut till alla medarbetare varje månad.

Dokument

Checklista för utbetalning

Checklista för utbetalning
Vad:När:Var:Rapportnamn:Urval:Att kontrollera:
Granska friskvårdsärendenLöpande dock senast dagen innan Primula webb stängerPA-webb / Tjänster / RapportgeneratorMånadskontroll - LönetransaktionslistaEgen organisation. Filtrera excel på 'LartText' och rubriker som berör friskvårdhttps://medarbetare.ki.se/friskvardsbidrag-rutiner-for-ersattning
Friskvårdsbidrag utbetalt under åretNär du granskar friskvårdsärendePA-webb / Tjänster / RapportgeneratorMåndskontroll - Friskvårdsbidrag inkl momsEgen organisation. Datum: from 1/1 tom senast lönekörda månadAtt maxbelopp ej överskrids https://medarbetare.ki.se/friskvardsbidrag-rutiner-for-ersattning
Resor/UtläggLöpande dock senast dagen innan Primula webb stängerPA-webb / Tjänster / RapportgeneratorMånadskontroll - LönetransaktionslistaEgen organisation. Filtrera excel på 'LartText' och rubriker som berör resor och utläggDatum och resmål, kontering, utläggskvitton, ev. avbrott och att ev. manuell förmånsbeskattning är anmäld till lönespecialist
StipendiaterLöpande dock senast dagen innan Primula webb stängerPA-webb / Tjänster / RapportgeneratorMånadskontroll -Lönetransaktionslista -timlöner org9999Egen organisation. Filtrera excel på 'Lart' StipendierTidsperiod och belopp, stipendietyp
Öppna ärendenLöpande dock senast dagen innan Primula webb stängerPA-webb / Tjänster / ÄrendesökningVälj organisation / Typ av ärende - / SökKontrollera att det inte ligger några pågående öppna ärenden för ledighet och övriga ärenden etc som behöver beviljas till kommande lönekörning
Pågående lönerapportering - månadslönerSker löpande dock senast dag innan lönekörning. Påminnelsemejl skickas även från lönesektionenPA-webb / Tjänster / RapportgeneratorMånadskontroll - LönetransaktionslistaEgen organisationSamtliga transaktioner innevarande månad. Kontrollera att anställda som slutat inte får månadslön
Pågående lönerapportering - timlönerSker löpande dock senast dag innan lönekörning. Påminnelsemejl skickas även från lönesektionenPA-webb / Tjänster / RapportgeneratorMånadskontroll -Lönetransaktionslista -timlöner org9999Egen organisationAntal, à pris, kontering OBS! Kontrollera att personuppgifter och adress stämmer vid registrering
Ledigheter som upphör inom 3 månaderDirekt efter lönekörningenPA-webb / Tjänster / RapportgeneratorLedigheter upphörEgen organisationKontrollera om ledigheter ska förlängas och att de i så fall registreras in i primula.
Lönekostnader - utbetald lönDirekt efter lönekörningenPA-webb / Tjänster / Lönekostnads-specifiaktionEgen organisationBelopp för lön, stipendier, timlöner, tillägg, ledigheter, avdrag, reseersättning, kontering m.m
Aktuella läkarintygSenast den 5.eOBS Chefens ansvar. Kontrollera att läkarintyg inkommer. Läkarintyg scannas och mailas till payroll@uf.ki.se. Endast nödvändig uppgift som personuppgift, period och omfattning behövs. Ev diagnos bör tas bort/döljas
Tidsbegränsade anställningar som upphör inom 3 månaderSenast den 5.ePA-webb / Tjänster / RapportgeneratorAnställning upphörEgen organisation och tidsperiodKontrollera senaste lönekörda månad och nästkommande månad
Anställda som fyller 69 årTre månader innan den anställde fyller 69 årPA-webb / Tjänster / RapportgeneratorAnställda 69 år och äldreEgen organisationAtt den anställde har lämnat begäran om entledigande
SemesterVarannan månadPA-webb / Tjänster / RapportgeneratorSemesterstatusEgen organisationBevaka att semester tas ut under året enligt semesterlagen. Extrakontroll inför sommarsemester och innan årets slut
Martin Sjölund
2024-10-28