IT-fakturans process
Denna information riktar sig till dig som jobbar med IT-fakturaunderlaget på din institution.
När debiteras IT-fakturan?
Underlaget är färdigberäknat den 20:e varje kvartal (mars, juni...) . Redovisningen debiterar IT fakturan kvartalsvis och mejl skickas ut med underlaget till ekonomilådorna.
IT-fakturans beräkningar
Medarbetarnas andelar räknas månadsvis, OBSERVERA att varje andel är = 866,66666:- (10 400:- IT-årsavgift)
Det innebär att medarbetaren räknas per aktiv månad (beräkningsperiod 21:a-20:e varje månad, med brytdag den 20:e varje månad).
Det går att rätta projektnummer för anknutna intill kvartalets sista dagar.
Var hämtas informationen i underlaget?
Informationen om medarbetarnas organisation, aktiva period och projektnummer hämtas från olika källsystem:
- Anknutna från UBW anknutna.
- Anställda från Primula.
- Doktorander (antagna på KI) från LADOK och eventuellt Primula/UBW anknutna.
Är informationen felaktig så ska det korrigeras där medarbetaren finns innan kvartalets sista dagar.
UBW anknutna är enda systemet som är anpassat för att hantera projektnummer för IT-fakturadebiteringar, det innebär att det går att anpassa informationen kring anknutna i systemet för att korrigera prjojektnummer.
Primula har enbart projektnummer för lönekontering och det går inte att anpassa informationen i systemet för just IT faktura underlaget.
LADOK, saknar projektnummer och de doktorander som kommer enbart från LADOK kommer att sakna projektnummer. De doktorander som saknar anställning ska läggas till i UBW ankutna för att anpassa projektnummer - se "Underlaget från UBW anknutna" för information om hHur du ändrar projektnummer inför kommande IT-faktura.
Vart hittar jag underlaget för IT-fakturan?
Underlaget framställs i IDAC och har du tillgång så hittar du rapporten enligt nedan bild eller videoguide.
Videoguide flr var i IDAC du hittar IT-fakturan och hur laddar ner filen i Excelformat:
Hur fördelas IT-avgiften?
Anknutna: IT-avgiften belastar institutionen där den personen är anknuten. Fördelningen sker lika mellan de projekt som har angivits i systemet UBW anknutna.
Anställda: IT avgiften belastar institutionen där anställning finns registrerad. Vid flera anställningar så fördelas andelarna mellan anställningarna. IT-fakturan från IDAC har inte medfört några ändringar kring fördelning av IT-avgiften, belastningen för avgiften sker där personen är anställd. IT-avgiften följer i dagsläget inte lönekontering, projektnummer är med som tilläggsinformation.
Underlaget från UBW anknutna
Institutionsekonomer, chefer och UBW anknutna-administratörer har behörighet att ändra felaktiga projektnummer på anknutna via formuläret ”ändra projekt”. Denna ändring kommer att gälla till nästa körning.
OBS! Glöm inte att byta till klient B ”B1 - Hantering av anknutna”.
För att kunna se vilka projekt de anknutna är fördelade på, använd rapporten ”Anknutna IT-avgift”.
Ansöka om behörighet att se IT-fakturan
För att komma åt underlaget behöver du begära åtkomst via IDAC , rollen heter: "IT fakturagranskare". Rollen behöver godkännas i två steg, först av närmaste chef och sedan av din AC.
Se video för hur du ansöker: Ansöka om IT fakturarollen i IDAC
Video för hur en chef godkänner i IDAC:
Godkänna behörighet chef, svenska
Godkänna behörighet chef, engelska
Kontaktvägar
Är du institutionsekonom och saknar behörighet till UBW anknutna så mejla supportsystems@ki.se för behörighet.
Vill du ansöka om att bli UBW administratör, läs mer här.
Har du frågor gällande fakturans innehåll, kontakta itfakturan@ki.se
UBW anknutna: supportsystems@ki.se
IDAC frågor: KI Self Service
Primula: primula@ki.se