IT-fakturans process
Denna info riktar sig till dig som jobbar med IT-fakturaunderlaget och har frågor kring:
Underlaget och hur den framställs, datum kring IT-fakturan.
När debiteras IT-fakturan?
Underlaget är färdigberäknad den 20:e varje kvartal.
Redovisningen debiterar IT fakturan kvartalsvis och mejl skickas ut med underlaget till ekonomilådorna.
IT-fakturans beräkningar
Medarbetarnas andelar räknas månadsvis, OBSERVERA att varje andel är = 866,66666:- (10 400:- IT årsavgift)
Det innebär att medarbetaren räknas per aktiv månad (beräkningsperiod 21:a-20:e varje månad, brytdag den 20:e varje månad)
Det går att rätta projektnummer för anknutna intill kvartalets sista dagar.
Vart hämtas informationen i underlaget?
Informationen om medarbetarnas organisation, aktiva period och projektnummer hämtas från olika källsystem.
Ankntuna från UBW anknutna
Anställda från Primula
Doktorander (antagna på KI) från LADOK och eventuellt Primula/UBW anknutna.
Är informationen felaktig så ska det korrigeras där medarbetaren finns innan kvartalets sista dagar.
UBW anknutna är enda systemet som är anpassat för att hantera projektnummer för IT faktura debiteringar, det innebär att det går att anpassa informationen kring anknutna i systemet för att korrigera prjojektnummer.
Primula har enbart projektnummer för lönekontering och det går inte att anpassa informationen i systemet för just IT faktura underlaget.
LADOK, saknar projektnummer och de doktorander som kommer enbart från LADOK kommer att sakna projektnummer. De doktorander som saknar anställning ska läggas i UBW ankutna systemet för att anpassa projektnummer.
*Se avsnitt : Underlaget från UBW anknutna (Hur du ändrar projektnummer inför kommande IT faktura)
Vart hittar jag underlaget för IT-fakturan?
Underlaget framställs inne i IDAC och har du tillgång så hittar du rapporten som på bilden nedan eller så kan du följa videolänkarna.
Video finns för instruktion om vart i IDAC ni hittar IT-fakturan och hur ni laddar ner filen i Excelformat.
Hur fördelas IT-avgiften?
Anknutna, IT avgiften belastar institutionen där den anknutna är anknuten till. Fördelningen sker lika mellan de projekt som har angivits i systemet ”UBW anknutna”.
Anställda, IT avgiften belastar institutionen där anställning finns registrerad. Vid flera anställningar så fördelas andelarna mellan anställningarna. IT fakturan från IDAC har inte medfört några ändringar kring fördelning av IT avgiften, belastningen för avgiften sker där personen är anställd. IT avgiften följer i dagsläget inte lönekontering, projektnummer är med som tilläggsinformation.
Underlaget från UBW anknutna
Institutionsekonomer, chefer och UBW anknutna administratörer har behörighet att ändra felaktiga projektnummer på anknutna via formuläret ”ändra projekt”. Denna ändring kommer att gälla till nästa ändring.
OBS! Glöm inte att byta till klient B ”B1 - Hantering av anknutna”
För att kunna se vilka projekt de anknutna är fördelade på, använd rapporten ”Anknutna IT-avgift”
Ansöka om behörighet till att se IT-fakturan
För att komma åt underlaget behöver du begära åtkomst via IDAC , rollen heter: IT fakturagranskare. Rollen behöver godkännas i två steg, först av närmaste chef och sedan av din AC.
Se video för hur ni ansöker: Ansöka om IT fakturarollen i IDAC
Video för hur en chef godkänner i IDAC Godkänna behörighet chef, svenska Godkänna behörighet chef, engelska
Kontaktvägar
Är du institutionsekonom och saknar behörighet till UBW anknutna så maila till supportsystems@ki.se för behörighet.
Ska ni vara UBW administratörer men saknar behörighet så läs mer här
Har ni frågor gällande fakturans innehåll så ber jag er kontakta itfakturan@ki.se
UBW anknutna maila supportsystems@ki.se
IDAC frågor IT-support@ki.se
Primula primula@ki.se