IT-fakturans process
Denna information riktar sig till dig som jobbar med IT-fakturaunderlaget på din institution.
När debiteras IT-fakturan?
Underlaget är färdigberäknat den 20:e varje kvartal (mars, juni...) . Redovisningen debiterar IT fakturan kvartalsvis och mejl skickas ut med underlaget till ekonomilådorna.
IT-fakturans beräkningar
Medarbetarnas andelar räknas månadsvis, OBSERVERA att varje andel är = 866,66666:- (10 400:- IT-årsavgift)
Det innebär att medarbetaren räknas per aktiv månad (beräkningsperiod 21:a-20:e varje månad, med brytdag den 20:e varje månad).
Det går att rätta projektnummer för anknutna intill kvartalets sista dagar.
Var hämtas informationen i underlaget?
Informationen om medarbetarnas organisation, aktiva period och projektnummer hämtas från UBW anknutna.
Är informationen felaktig så ska det korrigeras där medarbetaren finns innan kvartalets sista dagar.
Vart hittar jag underlaget för IT-fakturan?
Underlaget framställs i IDAC och har du tillgång så hittar du rapporten enligt nedan bild eller videoguide.
Videoguide flr var i IDAC du hittar IT-fakturan och hur laddar ner filen i Excelformat:
Hur fördelas IT-avgiften?
IT-avgiften belastar institutionen där personen är anknuten.
Om personen är anknuten till flera institutioner, fördelas IT-avgiften lika mellan de projekt som har angivits i systemet UBW-B1 / Anknytningssystemet. IT-avgiften justeras automatiskt när andra institutioner anger projektnummer i UBW-B1 / Anknytningssystemet.
Underlaget från UBW anknutna
Institutionsekonomer, chefer och UBW anknutna-administratörer har behörighet att ändra felaktiga projektnummer på anknutna via formuläret ”ändra projekt”. Denna ändring kommer att gälla till nästa körning.
OBS! Glöm inte att byta till klient B ”B1 - Hantering av anknutna”.
För att kunna se vilka projekt de anknutna är fördelade på, använd rapporten ”Anknutna IT-avgift”.
Ansöka om behörighet att se IT-fakturan
För att komma åt underlaget behöver du begära åtkomst via IDAC , rollen heter: "IT fakturagranskare". Rollen behöver godkännas i två steg, först av närmaste chef och sedan av din AC.
Se video för hur du ansöker: Ansöka om IT fakturarollen i IDAC
Video för hur en chef godkänner i IDAC:
Godkänna behörighet chef, svenska
Godkänna behörighet chef, engelska
Kontaktvägar
Är du institutionsekonom och saknar behörighet till UBW anknutna så mejla supportsystems@ki.se för behörighet.
Vill du ansöka om att bli UBW administratör, läs mer här.
Har du frågor gällande fakturans innehåll, kontakta itfakturan@ki.se
UBW anknutna: supportsystems@ki.se
IDAC frågor: KI Self Service
Primula: primula@ki.se