Registrera kliniska läkemedelsprövningar i CTIS

Alla kliniska läkemedelsprövningar registreras i den EU-gemensamma webbportalen Clinical Trials Information System (CTIS). I webbportalen hanteras allt som har med din kliniska läkemedelsprövning att göra, allt från ansökan om läkemedelsprövning och etikansökan till kontinuerlig kontakt mellan ansvarig forskare (PI) och myndigheter samt rapportering av resultat.

Introduktion

En klinisk läkemedelsprövning, enligt EU-förordningen 536/2014, syftar till att exempelvis upptäcka eller verifiera kliniska, farmakologiska och farmakodynamiska effekter av ett läkemedel samt säkerställa dess säkerhet och effekt.

Från och med 31 januari 2023 ska alla nya kliniska läkemedelsprövningar registreras i den EU-gemensamma webbportalen CTIS. CTIS ersätter den gamla webbportalen EudraCT. Till skillnad från tidigare procedur för ansökning om läkemedelsprövning, så hanteras nu allt som rör läkemedelsprövningen i ett och samma system. En enda ansökan om klinisk läkemedelsprövning skickas in till CTIS, varefter Läkemedelsverket och Etikprövningsmyndigheten får tillgång till ansökan och kan granska och lämna besked till den sökande direkt i CTIS.

I CTIS har Karolinska Institutet (KI) en ”Organisation-centric approach” vilket innebär att vi på Compliance & Data Office (CDO) har ett administratörskonto där vi har översikt över alla kliniska läkemedelsprövningar som registreras i CTIS där KI är sponsor och hanterar KI-användares olika roller.

Skapa konto i CTIS

  1. För att kunna logga in i CTIS behöver du först ha ett konto hos European Medicines Agency (EMA). Du kan skapa ett EMA-konto på deras hemsida.
  2. När du har ett EMA-konto kan du logga in till CTIS.
  3. När du loggat in ska du dubbelkolla att det står att din arbetsgivare är Karolinska Institutet. Det gör du genom att klicka på ditt namn uppe till höger och välj ”Personal profile”. Under ”My employer” ska det stå Karolinska Institute och adress ska vara antingen ”Nobels vag 6, Solna” eller ” Alfred Nobels Alle 8, Huddinge”.

Registrera en ny klinisk läkemedelsprövning

För att påbörja en ansökan om klinisk läkemedelsprövning behöver du först få ett EUCT-nummer (studienummer). För att få det behöver du kontakta compliance@ki.se och ange:

  • Ansvarige forskares namn
  • Ansvarige forskares EMA-användarnamn
  • Mailadress till ansvarige forskare (ska vara samma mail som används till EMA-kontot)
  • Titeln på läkemedelsprövningen

Vi på CDO kommer sedan att skapa en tom ansökan åt dig och ge dig rollerna ”CT Admin for a specific trial” samt ”ASR Submitter”. Efter att vi gjort detta får du tillgång till din ansökan med tillhörande EUCT-nummer och kan då börja fylla i ansökan i systemet.

Om ni är flera personer som ska ha tillgång till en och samma prövning, så kan den ansvarige forskaren sedan ge andra forskare tillgång genom att tilldela olika roller för den aktuella prövningen.

Ansökningsprocessen

En ansökan om klinisk läkemedelsprövning i CTIS består av två delar:

  • Del I som består av studiespecifik information (samma för hela EU ifall studien är en multinationell studie), t.ex. studieprotokoll och information om läkemedlet. Del I kan skrivas på engelska eller svenska. Däremot ska protokoll och patientriktad information vara på svenska.
  • Del II som består av nationell information, t.ex. prövningsställe, rekrytering, samtyckesinformation och prövares lämplighet. Del II skrivs på svenska.

Mer information kring hur man ansöker om en klinisk läkemedelsprövning i CTIS finns på Läkemedelsverkets hemsida. Där går även att hitta svenska mallar att använda till del II.

När ansökan har skickats in granskar Läkemedelsverket och Etikprövningsmyndigheten ansökan parallellt. Besked lämnas sedan i CTIS. Under granskningen kan Läkemedelsverket och Etikprövningsmyndigheten skicka så kallade RFI:s (Request For Information) om komplettering av ansökan behövs. Observera att inga mail-notifikationer skickas ut, utan du som ansvarig behöver logga in i CTIS kontinuerligt för att ta del av beslut och notifikationer!

Tidsförlopp

Granskning av ansökan tar normalt upp till 60 dagar, men om man inkluderar tiden för potentiella RFI:s så kan det ta upp till 106 dagar. För varje RFI har man upp till 10–12 dagar på sig att svara. Om man inte svarar i tid kommer ansökan att förfalla och man måste då skicka in en helt ny ansökan. Om du misstänker att du inte kan hinna med RFI deadlines eller om ansökan kräver större ändringar och justeringar så kan det vara fördelaktigt att “withdraw” ansökan och ”resubmit” vid ett senare tillfälle, istället för att riskera att ansökan förfaller eller blir avslagen.

EMA har tagit fram en guide om tidsförlopp i CTIS där du hittar mer detaljer kring olika deadlines.

Upprätthålla uppdateringar

Efter att ansökan blivit godkänd är det viktigt att löpande uppdatera informationen om studien i CTIS, t.ex. rapportera startdatum för rekrytering och studiestart och det ska göras inom 15 dagar från att rekrytering/studiestart har skett. I CTIS rapporteras detta under fliken ”Notifications”.

Om några större ändringar görs till protokollet eller något oväntat sker under studiens gång ska detta rapporteras som ”substantial modification” eller ”non-substantial modification”. Detta ska göras inom 15 dagar om det är en oväntad händelse samt inom 7 dagar om det är en säkerhetsrisk eller allvarlig överträdelse. För exempel, se EudraLex Volym 10 kapitel 5 Q&A-dokumentet om Regulation.

Så länge prövningen är pågående måste PI årligen ladda upp en Annual Safety Report (ASR) i CTIS. Funktionen tillåter tyvärr inte att man sparar och fortsätter senare, så se till att ha all dokumentation redo vid uppladdningstillfället. Dokumentet ska vara i PDF-format.

Rapportera resultat

Enligt EU-förordningen 536/2014 ska sponsor, oavsett resultat från den kliniska läkemedelsprövningen (negativa eller positiva resultat), rapportera en sammanfattning av resultaten inom 1 år efter avslutad studie (6 månader ifall det rör sig om en pediatrisk prövning). Vad denna sammanfattning bör innehålla finns beskrivet i Bilaga IV i förordningen. Där ska även inkluderas en populärvetenskaplig sammanfattning. Innehåll i denna sammanfattning finns beskrivet i Bilaga V i EU-förordningen.

Även om resultaten redan publicerats i en vetenskaplig tidskrift måste resultaten ändå rapporteras i CTIS.

Transitional trials

PI:s som har pågående studier som registrerats i EudraCT och där studien förväntas avslutas efter 31 januari 2025, behöver flytta över de studierna till CTIS. Dessa studier måste vara inskickade i CTIS senast 31 augusti 2024 för att säkra handläggningstid, annars riskeras att studien måste registreras som en helt ny studie. Tyvärr finns det ingen enkel funktion som automatiskt flyttar information från EudraCT till CTIS, utan detta måste göras manuellt. Däremot har EMA godkänt undantag från vissa dokument som är obligatoriska i EU-förordningen men som inte fanns med i EU-direktivet. Om ni har studier som behöver flyttas så kontakta oss på compliance@ki.se så kan vi hjälpa er att komma igång.

För information om vilka dokument som Etikprövningsmyndigheten (EPM) granskar i CTIS, se EPM:s hemsida om CTR.

Prövningar som har en pågående ansökan/ändringsansökan i EudraCT kan inte flyttas över till CTIS innan granskningen är slutförd.

Kliniska läkemedelsprövningar som omfattar biobanksprov

En klinisk läkemedelsprövning som omfattar biobanksprov kräver en godkänd biobanksansökan. En biobanksansökan skickas in separat till Regionalt biobankscentrum samma dag som CTIS-ansökan skickas in i CTIS. Biobanksansökan kommer granskas parallellt med prövningsansökan men kommer dock inte att beviljas förrän den kliniska läkemedelsprövningen godkänts. På Biobank Sveriges hemsida finns mer information om kliniska läkemedelsprövningar på biobanksprov. Biobanksansökningar ska skickas till kliniskaprovningar@biobanksverige.se.

Kliniska läkemedelsprövningar som får finansiering från Vetenskapsrådet

Vetenskapsrådet har kommit med nya riktlinjer från och med 2022 som säger att alla kliniska studier som finansieras av Vetenskapsrådet ska registreras i ett publikt prövningsregister.

Det är Karolinska Institutet som har ansvar för att studiens projektledare registrerar och uppdaterar studien. Berörda forskare kommer därför kontaktas av Compliance & Data Office för information och vägledning.

Läs mer på Vetenskapsrådets hemsida.

Kontakt

Compliance & Data Office