Frågor och svar om översynen av GVS

Att kraftsamla inom KI:s verksamhetsstöd för framtiden. Vi står inte inför några besparingar men många andra universitet och lärosäten gör det. Samtidigt innebär ökade krav från omvärlden och ett skärpt säkerhetsläge att vi behöver samordna oss bättre för att kunna göra mer med de resurser vi redan har. Detta var också ett tydligt budskap i inventering av utvecklingsbehov på KI som nuvarande universitetsledning gjorde när den tillträdde förra året. Ett mer samordnat och effektivt verksamhetsstöd kom högt upp bland det som olika representanter för kärnverksamheten framförde. 

Översynen görs i flera steg som löper över flera år. Vi har tidigare gjort flera utredningar, t.ex. Ett sammanhållet verksamhetsstöd 2019-2021, som pekar på vilka behov som finns av ökad samordning inom verksamhetsstödet. När nuvarande universitetsledning tillträdde hade de en bred dialog inom hela KI för att identifiera utvecklingsbehov. Detta resulterade i de nio strategiska fokusområden där detta uppdrag ingår. 

Ett av universitetsdirektörens ingångsvärden var att försöka hålla ihop sakområden från strategiskt till operativt arbete och vara mer jämnstora. Det är fortfarande ambitionen, men vi måste vara pragmatiska och ta ett steg i taget. Det finns inga perfekta lösningar och olika avvägningar behöver göras, här är kommande steg med medarbetarnas input viktig. De förändringar som nu samverkas kan följas av ytterligare förändringar beroende på det fortsatta arbetet. 

Idag finns en stuprörsproblematik och en otydlighet kring funktionsansvar på vissa ställen inom verksamhetsstödet. Färre avdelningar inom GVS underlättar samordning och effektivare användning av resurser och kompetens. Ambitionen är att en avdelning ska ansvara för hela sitt sakområde så att kommunikation och stöd kan utformas utifrån olika målgruppers behov och de ökade kraven från omvärlden. Färre avdelningar medför också en mindre och mer effektiv ledningsgrupp som kan jobba mer strategiskt med verksamhetsplanering och gemensamma prioriteringar för att utveckla GVS arbete. 

Detta är en del av det strategiska fokusområdet A. Ökad dialog och transparens. HR-avdelningen och Kommunikationsavdelningen samarbetar redan kring olika chefsutbildningar men utvecklar nu stödet. Redan i juni har alla chefer bjudits in till utbildningar i förändringsledning. Under hösten planerar HRA och KA för ytterligare insatser för och med chefer för att främja samarbete, nätverkande och kompetensutveckling. 

Projektgruppen undersöker just nu denna fråga tillsammans med HR-avdelningen. Generellt ligger finns det just nu inga besparingskrav i förändringarna och vi vill ta vara på den goda kompetens som finns inom GVS.

En förfrågan har gått ut till GVS skyddsombud att ingå i projektgruppen från och med augusti. Projektledaren Marie-Louice Isacson har haft regelbundna avstämningar med huvudskyddsombuden sedan översynen påbörjades. Frågan är också uppe vid ordinarie arbetsmiljömöten på alla nivåer (GVS, KIB, UoL och centralt).

Den organisering av GVS som vi nu stegvis jobbar mot ska vara hållbar oberoende hur de kollegiala organen sätts samman. Verksamhetsstödet ska kunna stötta akademiska ledare och beslutande organ utifrån varje avdelnings ansvarsområde och det ska även finnas en tydligare samordning av detta arbete. Under höstens arbete kommer vi även att gå parallellt med utvecklingen inom Fokusområde B. Tydligare ansvar och roller inom organisation och ledning.

Denna fråga ingår inte i översynen av GVS, men kommer att behandlas i delprojekt II som påbörjas i slutet av 2024. 

Uppdraget F. Samordnat och optimerat verksamhetsstöd är identifierat av universitetsledningen som ett av KI:s nio strategiska fokusområden. I projektet Översyn av organisation och arbetssätt inom verksamhetsstödet representeras den akademiska ledningen genom dekanerna i styrgruppen. Universitetsledningen informeras löpande om utvecklingen av projektet. 

Det finns olika sätt att se på deras verksamhet. Organiseringen av t.ex. universitetsbibliotek i Sverige och utomlands skiljer sig åt – ibland ses de som kärnverksamhet, ibland som stöd, de ligger helt enkelt mitt emellan. Oavsett vilken organisering som beslutas så är samarbetet med kärnverksamheten fortsatt viktig och dessa olika verksamheters uppdrag kommer att bestå. En organisering närmare GVS underlättar samordning med närliggande verksamhetsstödjande funktioner och nu kommer vi att titta närmare på hur det skulle kunna se ut. 

Universitetsledningen har bedömt att oavsett KIB:s placering, så är den bästa lösningen att MHK organisatoriskt hör samman med KIB. Det handlar dels om att minska sårbarheten för MHK genom att samordnas i en större verksamhet där bland annat resurser för kommunikation och administration kan delas. Men också fördelar med att hålla samman och utveckla KI:s biblioteksverksamhet gentemot användare och intressenter. 

För att undvika oro som kan komma av spekulationer kring förändringar vill vi dela den information som finns så att ansvariga chefer kan påbörja en dialog och fånga upp eventuell oro innan semestertiden börjar. Själva arbetet med att fördjupa analyserna av föreslagen förändring är planerad till efter sommaren.

Inom detta delprojekt finns ingen sådan plan i dagsläget. Frågan om förändringar i vår fysiska arbetsplats är en del av projektet Modernisera arbetssätt och arbetsplats | Medarbetare (ki.se). Om du personligen har önskemål eller behov i och med översynen av GVS kan du lyfta dem med din närmaste chef. 

Processer behöver utvecklas på olika sätt, till exempel som en del av översynens kommande steg men också inom projektet Modernisering av GVS arbetssätt och arbetsplats samt uppdrag B3: En gemensam styr-, planerings- och uppföljningsprocess för verksamheten (som påbörjas i höst).

Organisering är viktigt, men det viktigaste är hur vi arbetar tillsammans. Vi behöver se till att kontoren möter våra krav på ett flexibelt arbetssätt där vi ibland är hemma och ibland på arbetsplatsen. Vi saknar idag kontor som är optimerade för den nya hybrida arbetsvardagen och som främjar ett utvecklat samarbete inom och mellan våra avdelningar för att ge ett optimalt stöd. Förhoppningen är att båda dessa projekt ska leda till att ett bättre och närmare samarbete inom verksamhetsstödet så att vi kan ge ett optimalt stöd till hela verksamheten på KI. 

Benämningen "GVS+" har förekommit i diskussioner om översynen av GVS för att signalera att översynen utöver avdelningarna inom GVS också inkluderar KI:s universitetsbibliotek (KIB) och verksamheterna Undervisning och lärande (UoL) samt Medicinens historia och kulturarv (MHK).