Frågor och svar om översynen av GVS

Det är framförallt i organiseringen av enskilda funktioner såsom lika villkor, priser och utmärkelser samt juridiska avdelningen som justeringar gjorts med hjälp av samverkan. 

Analyserna bekräftar hur viktigt det är att vi förtydligar arbetssätt och processer för tvärgående frågor inom verksamhetsstödet. Det är på gång inom till exempel avtalsprocessen, facility management och säkerhetsfrågor. Processer måste ha tydligt ägarskap för att kunna utvecklas. De blir lättare att överblicka och samordna när avdelningarna får ett mer sammanhållet strategiskt och operativt ansvar för sina sakfrågor.

Universitetsdirektören kommer tillsammans med GVS ledningsgrupp ta hand om det som är viktigt för helheten och respektive avdelning. Alla avdelningschefer har ett ansvar att återkoppla slutsatser av analysen på avdelningsnivå och med särskilt berörda funktioner. Varje avdelning kommer också att få i uppdrag att föra dialog och jobba vidare med det som är relevant för dem.

Nej, det är inte aktuellt med några uppsägningar. Vi vill ta tillvara på den kompetens som finns inom GVS och det finns inga besparingskrav i denna förändring.

På enhetschefsnivå blir det inte några stora förändringar då befintliga enheter lyfts in i den nya organisationen av GVS, med några undantag. Fortsatt utvecklingsarbete sker sedan inom respektive avdelning under nästa år och framåt.

Björn Kull blir avdelningschef för avdelningen för forskning och externa relationer och Åsa Nandorf blir avdelningschef för avdelningen för utbildningsstöd. Deras befintliga uppdrag som avdelningschefer utökas, men förändras inte i grunden. Därför behövs ingen utlysning av dessa tjänster. En utlysning kommer dock att ske för den nya avdelningen för juridik, planering och ekonomi – eftersom det kräver en ny sorts avdelningschef. Under tiden tillförordnas Gunnar Gustafsson Wiss som avdelningschef och Helén Törnqvist som biträdande. 

På grund av naturliga avgångar är det inte aktuellt med några uppsägningar men då FIR upphör slutar Marie-Louice Isacson som avdelningschef. Hon fortsätter dock att projektleda översynen av KI:s verksamhetsstöd som specialist inom GVS-stab.

Allt detta samverkas och kommer tas upp i arbetet med risk- och konsekvensbedömningarna efter beslut. Behov av förtydliganden vad gäller chefsnivåer och titlar kommer att ses över efter beslutet, och inom respektive avdelning. 

Ansvariga chefer följer upp med samtal och planeringsåtgärder för att förbereda förändringen. Fysiska flyttar är inte alltid nödvändigt, men öppet för diskussion med närmaste chef. 

Mellan beslut och implementering genomförs också risk- och konsekvensbedömningar med stöd av HR inom GVS-stab tillsammans med berörda avdelningschefer, skyddsombud och av dem utsedda representanter för medarbetarna. 

Beslutet som träder i kraft 1 januari 2025 handlar om GVS övergripande organisering. Nästa steg är att varje avdelning jobbar vidare med att utveckla sitt uppdrag, sitt arbetssätt och samarbete med andra funktioner samt sin organisering. Därefter behöver GVS arbetsordning skrivas om för att förtydliga uppdraget för de olika avdelningarna och enheterna. För att öka flexibiliteten att leda och fördela arbetet utifrån verksamhetens behov används generellt sätt inte arbetsbeskrivningar på KI. Däremot dokumenteras medarbetarens roll och uppdrag i medarbetarsamtal med arbetsledande chef. 

Verksamhetscheferna leder nu ett gemensamt arbete med att se över och tydliggöra sitt uppdrag. Senare i höst förväntas rektor fatta beslut om en gemensam organisering där MHK blir en avdelning inom KIB från och med 1 januari 2025. Det har funnits farhågor om att MHK skulle bli osynligt och förlora sin särart i och med ett samgående med KIB. Idag är dock MHK sårbart och syftet med att organiseras med KIB är att ge bättre utvecklingsmöjligheter och tillgång till fler stödfunktioner. 

Under nästa år påbörjas ett arbete för att se över möjligheten att integrera KIB i GVS organisation

Mellan beslut och implementering av GVS nya organisation genomförs risk- och konsekvensbedömningar med stöd av HR inom GVS-stab tillsammans med berörda avdelningschefer, skyddsombud och av dem utsedda representanter för medarbetarna. Risk- och konsekvensbedömningen ska identifiera risker för arbetsmiljön och identifiera vilka konkreta åtgärder som kan behövas för att motverka ohälsa och osund arbetsmiljö. 

När det gäller integreringen av MHK som avdelning inom KIB så följer en likartad process med risk- och konsekvensbedömning med stöd av HR inom KIB, efter beslut av rektor senare i höst.

De tre nya avdelningarna avdelningen för forskningsstöd och externa relationer; avdelningen för juridik, planering och ekonomi samt avdelningen för utbildningsstöd kommer att bestå av mellan 80 - 100 medarbetare var. Av befintliga avdelningar består IT-avdelningen redan av ett 100-tal medarbetare medan fastighetsavdelningen, HR- avdelningen och kommunikationsavdelningen består av uppemot 40 medarbetare var. Det finns inga perfekta lösningar för att få till jämnstora avdelningar och de avdelningar vi nu identifierat har tydligt sammanhållna uppdrag och mandat inom verksamhetsstödet.

Projektgruppen och andra funktioner som HR och kommunikation undersöker och bistår med stöd under den tid för implementering som nu tar vid. Satsningar för att stärka ledarskapet på KI görs inom bland annat fokusområde A.1. Ledarutveckling för ett dialogbaserat arbetssätt på alla nivåer.

Den nya mötesformen GVS Chefsforum som genomförs två gånger per terminen med alla chefsnivåer inom GVS är ett sätt att stötta chefer och främja samarbetet inom verksamhetsstödet. 

Enhetscheferna är viktiga förändringsledare och utgör avdelningschefens närmaste stöd och ledningsgrupp. Den nya mötesformen GVS Chefsforum är ett sätt att ta vara på deras kompetens och rusta dem i förändringsarbetet. 

I arbetet med översynen så har flera frågor identifierats där det behövs tvärgående processer eller forum för samarbete mellan avdelningarna. För några av dem finns samordningsansvaret tydligt inom en avdelning, till exempel kommunikation (KA) och gemensam funktion för facility management (FA). För andra behövs tvärgående forum med tydligt mandat för hela organisationen, till exempel säkerhetsfrågor och utvecklingsprojekt. Här finns ännu inget färdigt förslag på arbetssätt och organisering, men arbetet pågår med berörda funktioner. Andra viktiga tvärfrågor är till exempel forskning och utbildning, samarbetet med hälso- och sjukvården, miljö och hållbarhet samt internationalisering. Fler kommer säkert identifieras när utvecklingsarbetet kommer i gång inom respektive avdelning. 

Översynen av verksamhetsstödet är en del av fokusområde F. Samordnat och optimerat verksamhetsstöd och innehåller flera delprojekt där GVS organisering och arbetssätt är det första. I delprojekt II: Samordnade stödfunktioner på institutionsgruppsnivå står institutionerna och kärnverksamheten i fokus. Redan nu pågår förberedelser inom institutionsgrupperna för detta arbete som beräknas komma igång ordentligt under nästa år.

En dialog mellan berörda och insatta funktioner är ett sätt att underlätta analysen. Ofta har avdelningar, enheter och funktioner som föreslås gå ihop flera beröringspunkter och ett redan etablerat samarbete med kännedom om varandras uppdrag, styrkor och utmaningar. 

Andra hjälpmedel är avdelningarnas olika verksamhetsplaner och GVS arbetsordning. Er input i form av idéer och frågor är ett viktigt bidrag för att ta fram ett bra förslag till beslut. 

I en stor organisation är effektiva ledningsgrupper viktiga. På samma sätt som det behövs bättre förutsättningar för GVS ledningsgrupp att jobba strategiskt med verksamhetsplanering och gemensamma prioriteringar för hela GVS så behöver respektive avdelning en effektiv ledningsgrupp som kan ta gemensamt ansvar för sitt uppdrag och leda sina medarbetare. 

Satsningar för att stärka ledarskapet på KI görs inom bland annat fokusområde A.1. Ledarutveckling för ett dialogbaserat arbetssätt på alla nivåer. Under hösten är till exempel alla chefer och team/gruppledare inom GVS, KIB och UoL inbjudna till den nya och återkommande mötesformen Chefsforum.

Det finns många sätt att organisera dessa frågor. Oavsett hur avdelningarna utformas så behövs ett nära samarbete och en ökad samordning inom GVS, och gentemot kärnverksamheten. Effektiva ledningsgrupper och en utvecklad internkommunikation är några insatser som nu förbereds för att öka förutsättningarna för ett mer effektivt och behovsanpassat verksamhetsstöd. 

Ett återkommande önskemål från kärnverksamheten (utbildning och forskning) är att verksamhetsstödet agerar mer samordnat. Ett sätt att möta deras behov är att hålla ihop sakområden inom verksamhetsstödet från strategiskt till operativt i större avdelningar och att samordna och ytterligare utveckla kommunikationen mellan GVS och kärnverksamheten. 

I de analyser som nu görs med alla medarbetare välkomnas ytterligare förslag för att möta kärnverksamhetens behov utifrån GVS olika funktioner. Kärnverksamhetens behov är också en viktig fråga för delprojekt II: Samordnade stödfunktioner på institutionsgruppsnivå, inom samma fokusområde. 

I ett första skede analyseras under hösten Kommunikationsavdelningens uppdrag för att främja ett ökat samarbete inom GVS och lägga grunden för utvecklad internkommunikation på KI. Slutsatserna från denna utredning kommer även att kunna tas vidare i delprojekt II: Samordnade stödfunktioner på institutionsgruppsnivå.

I facility management (FM) ingår bland annat avtal- och tjänsteansvar för vaktmästeri, restaurang, städning och reception. Uppdraget är att utveckla FM tjänster med god kvalitet enligt europeisk och svensk standard. I ett första skede omfattar utredningen avdelningarna inom GVS och KIB i både Solna och Flemingsberg. Slutsatserna från denna första utredning kommer även att kunna tas vidare i delprojekt II: Samordnade stödfunktioner på institutionsgruppsnivå.

Avdelnings- och verksamhetschefer ansvarar för att genomföra samverkan på det sätt som passar respektive verksamhet. Samverkan pågår fram till 16 september på alla avdelningar samt KIB, UoL och MHK. Projektgruppen erbjuder stöd, bland annat med en mall för SWOT-analyser (strength, weakness, opportunity, threat) i verktyget Padlet. Analyserna kommer att sammanställas av projektgruppen som sedan tar fram ett underlag som universitetsdirektör Veronika Sundström fattar beslut om i oktober. Därefter genomförs en risk- och konsekvensanalys i enlighet med arbetsmiljölagen.

Fram till september pågår fördjupad samverkan med alla medarbetare på respektive avdelning och berörd verksamhet om förslaget till ny organisering av GVS. I september sammanställer projektgruppen den input som kommit in under samverkan genom en modell med SWOT-analyser i verktyget Padlet. Detta ligger till grund för de ställningstaganden som universitetsdirektören sedan gör för att förbereda ett beslut. Beslutet om ny organisering av GVS planeras till oktober och följs sedan av risk- och konsekvensanalys med skyddsombud mfl. Därefter vidtar arbetet med att förbereda för implementering av beslutet vid årsskiftet 2024/2025. 

Inloggade medarbetare vid GVS, KIB, UoL och MHK kan hitta tidplanen, inklusive relevanta mötestider på projektsidan för F1. Översyn av organisation och arbetssätt inom verksamhetsstödet.

Att kraftsamla inom KI:s verksamhetsstöd för framtiden. Vi står inte inför några besparingar men många andra universitet och lärosäten gör det. Samtidigt innebär ökade krav från omvärlden och ett skärpt säkerhetsläge att vi behöver samordna oss bättre för att kunna göra mer med de resurser vi redan har. Detta var också ett tydligt budskap i inventering av utvecklingsbehov på KI som nuvarande universitetsledning gjorde när den tillträdde förra året. Ett mer samordnat och effektivt verksamhetsstöd kom högt upp bland det som olika representanter för kärnverksamheten framförde. 

Översynen görs i flera steg som löper över flera år. Vi har tidigare gjort flera utredningar, t.ex. Ett sammanhållet verksamhetsstöd 2019-2021, som pekar på vilka behov som finns av ökad samordning inom verksamhetsstödet. När nuvarande universitetsledning tillträdde hade de en bred dialog inom hela KI för att identifiera utvecklingsbehov. Detta resulterade i de nio strategiska fokusområden där detta uppdrag ingår. 

Ett av universitetsdirektörens ingångsvärden var att försöka hålla ihop sakområden från strategiskt till operativt arbete och vara mer jämnstora. Det är fortfarande ambitionen, men vi måste vara pragmatiska och ta ett steg i taget. Det finns inga perfekta lösningar och olika avvägningar behöver göras, här är kommande steg med medarbetarnas input viktig. De förändringar som nu samverkas kan följas av ytterligare förändringar beroende på det fortsatta arbetet. 

Idag finns en stuprörsproblematik och en otydlighet kring funktionsansvar på vissa ställen inom verksamhetsstödet. Färre avdelningar inom GVS underlättar samordning och effektivare användning av resurser och kompetens. Ambitionen är att en avdelning ska ansvara för hela sitt sakområde så att kommunikation och stöd kan utformas utifrån olika målgruppers behov och de ökade kraven från omvärlden. Färre avdelningar medför också en mindre och mer effektiv ledningsgrupp som kan jobba mer strategiskt med verksamhetsplanering och gemensamma prioriteringar för att utveckla GVS arbete. 

Detta är en del av det strategiska fokusområdet A. Ökad dialog och transparens. HR-avdelningen och Kommunikationsavdelningen samarbetar redan kring olika chefsutbildningar men utvecklar nu stödet. Redan i juni har alla chefer bjudits in till utbildningar i förändringsledning. Under hösten planerar HRA och KA för ytterligare insatser för och med chefer för att främja samarbete, nätverkande och kompetensutveckling. 

Projektgruppen undersöker just nu denna fråga tillsammans med HR-avdelningen. Generellt ligger finns det just nu inga besparingskrav i förändringarna och vi vill ta vara på den goda kompetens som finns inom GVS.

En förfrågan har gått ut till GVS skyddsombud att ingå i projektgruppen från och med augusti. Projektledaren Marie-Louice Isacson har haft regelbundna avstämningar med huvudskyddsombuden sedan översynen påbörjades. Frågan är också uppe vid ordinarie arbetsmiljömöten på alla nivåer (GVS, KIB, UoL och centralt).

Den organisering av GVS som vi nu stegvis jobbar mot ska vara hållbar oberoende hur de kollegiala organen sätts samman. Verksamhetsstödet ska kunna stötta akademiska ledare och beslutande organ utifrån varje avdelnings ansvarsområde och det ska även finnas en tydligare samordning av detta arbete. Under höstens arbete kommer vi även att gå parallellt med utvecklingen inom Fokusområde B. Tydligare ansvar och roller inom organisation och ledning.

Denna fråga ingår inte i översynen av GVS, men kommer att behandlas i delprojekt II som påbörjas i slutet av 2024. 

Uppdraget F. Samordnat och optimerat verksamhetsstöd är identifierat av universitetsledningen som ett av KI:s nio strategiska fokusområden. I projektet Översyn av organisation och arbetssätt inom verksamhetsstödet representeras den akademiska ledningen genom dekanerna i styrgruppen. Universitetsledningen informeras löpande om utvecklingen av projektet. 

Det finns olika sätt att se på deras verksamhet. Organiseringen av t.ex. universitetsbibliotek i Sverige och utomlands skiljer sig åt – ibland ses de som kärnverksamhet, ibland som stöd, de ligger helt enkelt mitt emellan. Oavsett vilken organisering som beslutas så är samarbetet med kärnverksamheten fortsatt viktig och dessa olika verksamheters uppdrag kommer att bestå. En organisering närmare GVS underlättar samordning med närliggande verksamhetsstödjande funktioner och nu kommer vi att titta närmare på hur det skulle kunna se ut. 

Universitetsledningen har bedömt att oavsett KIB:s placering, så är den bästa lösningen att MHK organisatoriskt hör samman med KIB. Det handlar dels om att minska sårbarheten för MHK genom att samordnas i en större verksamhet där bland annat resurser för kommunikation och administration kan delas. Men också fördelar med att hålla samman och utveckla KI:s biblioteksverksamhet gentemot användare och intressenter. 

För att undvika oro som kan komma av spekulationer kring förändringar vill vi dela den information som finns så att ansvariga chefer kan påbörja en dialog och fånga upp eventuell oro innan semestertiden börjar. Själva arbetet med att fördjupa analyserna av föreslagen förändring är planerad till efter sommaren.

Inom detta delprojekt finns ingen sådan plan i dagsläget. Frågan om förändringar i vår fysiska arbetsplats är en del av projektet Modernisera arbetssätt och arbetsplats | Medarbetare (ki.se). Om du personligen har önskemål eller behov i och med översynen av GVS kan du lyfta dem med din närmaste chef. 

Processer behöver utvecklas på olika sätt, till exempel som en del av översynens kommande steg men också inom projektet Modernisering av GVS arbetssätt och arbetsplats samt uppdrag B3: En gemensam styr-, planerings- och uppföljningsprocess för verksamheten (som påbörjas i höst).

Organisering är viktigt, men det viktigaste är hur vi arbetar tillsammans. Vi behöver se till att kontoren möter våra krav på ett flexibelt arbetssätt där vi ibland är hemma och ibland på arbetsplatsen. Vi saknar idag kontor som är optimerade för den nya hybrida arbetsvardagen och som främjar ett utvecklat samarbete inom och mellan våra avdelningar för att ge ett optimalt stöd. Förhoppningen är att båda dessa projekt ska leda till att ett bättre och närmare samarbete inom verksamhetsstödet så att vi kan ge ett optimalt stöd till hela verksamheten på KI. 

Benämningen "GVS+" har förekommit i diskussioner om översynen av GVS för att signalera att översynen utöver avdelningarna inom GVS också inkluderar KI:s universitetsbibliotek (KIB) och verksamheterna Undervisning och lärande (UoL) samt Medicinens historia och kulturarv (MHK).