Ett sammanhållet verksamhetsstöd
Ett sammanhållet verksamhetsstöd var ett program som drevs av universitetsförvaltningen 2019-2021. Målet var att skapa ett sammanhållet, behovsanpassat och optimerat verksamhetsstöd för KI:s forskare, lärare, studenter och ledarfunktioner. Uppdraget var ett resultat av prioriteringarna i Strategi 2030.
Det övergripande målet var att åstadkomma ett sammanhållet, behovsanpassat och optimerat verksamhetsstöd, där KI som helhet har ett professionellt och effektivt stöd till utbildning, forskning och ledningsfunktioner.
- Sammanhållet. Verksamhetsstödet blir sammanhållet över hela KI. En gemensam bild av verksamhetsstödet och gemensamma mål för verksamhetsstöd som helhet.
- Behovsanpassat. Utbudet och leveransen av verksamhetsstöd utgår från användarnas behov och är anpassat till KI:s heterogena verksamhet. Verksamhetsstödet prioriterar de aktiviteter som både ger störst värde för KI och störst nytta för den enskilda läraren, forskaren eller studenten, givet avsatta resurser.
- Optimerat. Involverade i verksamhetsstödet har gemensamma mål och kontinuerlig dialog med varandra. Rutinartade arbetsuppgifter effektiviseras.
Inom programmet drevs delprojekt inom forskarstöd, ekonomi, HR, juridik och kommunikation.
Slutord från programledningen
Foto: Getty ImagesLokalt och centralt verksamhetsstöd närmare varandra
Programmet Ett sammanhållet verksamhetsstöd har under drygt 1,5 år fokuserat på att samordna arbetsformer och -processer. Programmet närmar sig slutet, och har varit ett avstamp för fortsatt arbete.
Mer om delprojekten
Foto: Getty ImagesÖkad tydlighet kring kommunikationsstöd
Frågorna är många om hur man kan göra för att kommunicera sin verksamhet och hitta rätt stöd för att göra det. I delprojektet kommunikation inom projektet Ett sammanhållet verksamhetsstöd pågår arbetet med att göra det ännu tydligare vilket kommunikationsstöd som finns att tillgå – målet är ett slags tjänstekatalog för KI:s medarbetare.
Foto: Getty ImagesFrån budgetprocess till forskarstödsnätverk
Projektet skulle först arbeta med budgetprocessen i externfinansierade forskningsprojekt. Men ganska tidigt stod det klart att behovet var något annat. Med utgångspunkt från visionen om ett sammanhållet verksamhetsstöd började idéer komma kring hur man tillsammans bättre skulle kunna stödja forskarna.
Foto: Getty ImagesForskningsrelaterade avtal under luppen
Förenklad vardag för forskare inför tecknande av forskningsrelaterade avtal, genom ökad förståelse och tydligare roller kring avtalsprocessen.
Foto: Getty ImagesEkonomerna river stuprören
Arbetet för projektgruppen Redovisning och finansiell controlling inom programmet Ett sammanhållet verksamhetsstöd gick till en början lite trögt. Under månaderna som gått har de arbetat fram ett samarbete som förändrat deras arbetssätt på djupet.
Foto: GettyImagesEnklare än någonsin att hitta forskarstöd
Denna nya presentation av forskarstöd är ett resultat av Lotsen-projektet som syftade till att sammanfatta och omstrukturera information för att underlätta för forskare att förstå vilket stöd som finns tillgängligt för dem. Arbetet drevs av en grupp från UF tillsammans med tre mentorer.
Foto: Getty ImagesInköpssamordnarroll blir centraliserad
I Ett sammanhållet verksamhetsstöd har delprojektet inom inköp och upphandling kommit fram till att samordna och centralisera inköpssamordnarorganisationen. Sex till sju heltidstjänster inom verksamheten omorganiseras och placeras centralt.
Genomlysning av verksamhetsstödet 2019
En förutsättning för att nå KI:s övergripande målsättningar är ett verksamhetsstöd som ger största möjliga värde för verksamheten man stöttar. Under 2019 gjordes en genomlysning av Karolinska Institutets verksamhetsstöd som helhet. Undersökningen omfattade KI:s stödfunktioner och processer både lokalt på institutioner och centralt på Universitetsförvaltningen. Sedan 1993, då man senast gjorde en mer omfattande undersökning, har såväl omvärld, sektor som KI förändrats, vilket ställer krav på förändring av verksamhetsstödet, dess organisering och kompetens.