Projekt: Översyn av organisation och arbetssätt inom verksamhetsstödet
Samordnat och optimerat verksamhetsstöd (F) är ett av KI:s strategiska fokusområden. Ett av uppdragen inom området är att göra en översyn av organisation och arbetssätt inom verksamhetsstödet (F1).
Uppdraget löper som ett projekt över 2024-2025. På den här sidan hittar du mer information om mål och syfte, bakgrund, ingångsvärden, projektorganisation, tidplan och uppdateringar om de delprojekt som ingår i översynen.
Målet med översynen
Målet med översynen är att utveckla en mer effektiv samordning av KI:s verksamhetsstöd för att möta ökade krav och snabba förändringar i en komplex omvärld och bidra till en stärkt vi-känsla på hela KI.
Syfte med översynen
Omvärldens krav och komplexitet ökar och KI:s verksamhetsstöd behöver kraftsamla för framtiden.
Alla delar av verksamhetsstödet påverkas av en föränderlig omvärld där utvecklingen sker i snabb takt, särskilt inom geopolitiken och säkerhetsområdet. Både regelverk och risker ökar kraven på återrapportering till andra myndigheter och externa aktörer. KI:s verksamhetsstöd behöver kraftsamla för att kunna möta dessa krav och utmaningar med hjälp av effektiv samordning och specialiserad kompetens på olika områden.
Bakgrund
Projektet hämtar erfarenhet och lärdomar från tidigare förstudie och projektet Ett sammanhållet verksamhetsstöd som genomfördes 2019-2021.
Jämsides med detta projekt genomförs det separata projektet att modernisera GVS arbetssätt och lokaler under 2024-2025.
Flera av KI:s andra strategiska fokusområden påverkar och påverkas av översynen:
- B. Tydligare ansvar och roller inom organisation och ledning
- F. Samordnat och optimerat verksamhetsstöd
- G. Stärkt och samordnat säkerhetsarbete
- H. Stärkta förutsättningar för samverkan med hälso- och sjukvården.
- Översynen syftar inte till besparingar i verksamhetsstödet, men vi behöver kraftsamla befintliga resurser för att möta framtida behov.
- Kostnadseffektivitet är avgörande i verksamhetsstödet.
- Samordnad kompetensförsörjning är viktigt för att utveckla och behålla den specialiserade kunskap och kompetens som behövs inom många områden.
- Det måste finnas enkla kontaktvägar in i verksamhetsstödet på alla nivåer och bra former för dialog.
- I en osäker omvärld får säkerhetsaspekterna allt högre prioritet.
- KI:s komplexa organisation är en utmaning i sig för övergripande sammanhållning och dialog, effektiv kommunikation och gemensamma prioriteringar.
- Långa avstånd mellan olika organisatoriska delar och otydlighet i ansvar och mandat leder idag till fragmentisering, dubbelarbete, olika arbetssätt och processer med bristande samordning.
- Gemensamma organisatoriska principer för samarbete och samordning saknas på institutionsgruppsnivå.
- Utmaningar inom kompetensförsörjningen för verksamhetsstödet leder till sårbarhet på flera områden.
Lärosätenas administration har tvingats vända sin uppmärksamhet och sitt arbete mot externa aktörer, och därmed har själva arbetet som stödfunktion i förhållande till kärnverksamheten urholkats. Detta är inte en hållbar utveckling.
Önskat läge
- Sammanhållen organisation med tydliga ansvar och uppdrag för verksamhetsstödet på alla nivåer präglat av samarbete och vi-känsla.
- Gemensamma processer för verksamhetsplanering och prioriteringar inom verksamhetsstödet.
- Effektiv användning av gemensamma resurser och kompetens.
- Mer jämlika förutsättningar för verksamhetsstödet genom aktivt arbete med t.ex. gemensamma processer och kompetensförsörjning.
GVS-institutionsgruppsnivå-institution
- Utvecklat verksamhetsstöd på institutionsgruppsnivå genom gemensamma organisatoriska principer och lösningar. T.ex. samordning av specialistfunktioner och ökat samarbete mellan alla delar av verksamhetsstödet.
Gemensamt verksamhetsstöd (GVS)
- Mer ändamålsenlig och tydlig organisering av GVS där mandat och ansvar för olika sakområden är samlat så att kommunikation och stöd kan utformas utifrån olika målgruppers behov och de ökade kraven från omvärlden.
Ingångsvärden för organisering av verksamhetsstödet
KI:s universitetsdirektör har i projektet formulerat sex ingångsvärden för verksamhetsstödets organisering som helhet på KI.
- Organisation är viktigt men värdet skapas i processer och relationer.
- Tydlighet och enkelhet har ett värde i sig.
- Utvecklingsarbete och projekt måste prioriteras och planeras systematiskt.
- Likartade processer behövs genom hela organisationen.
- Ett dialogbaserat arbetssätt omfattar alla chefer och medarbetare.
- En effektiv ledningsgrupp på GVS är en förutsättning för kommunikation, helhetssyn och förutsägbarhet i organisationen.
Verksamhetsstödets grunduppdrag
Oavsett hur KI:s verksamhetsstöd organiseras, så består grunduppdraget av tre delar:
- Stöd till kärnverksamhet utbildning och forskning
- Stöd till ledning på olika nivåer
- Säkerställa myndighetsuppdraget.
Projektorganisation
- Veronika Sundström, universitetsdirektör (även beställare)
- Carl Johan Sundberg, dekan KI Nord
- Matti Sällberg, dekan KI Syd
- Sten Linnarsson, dekan KI Solna
- Två administrativa chefer – under tillsättning
- Björn Kull, avdelningschef för Avdelningen för forskarstöd (RSO, Research Support Office)
- Johanna Bäckström, avdelningschef för HR-avdelningen (HRA)
- Marie-Louice Isacson, avdelningschef för Fakultetskansliet och internationella relationer (FIR)
- Maria Watter, verksamhetschef för Undervisning och lärande (UoL)
- Tomas Höberg, avdelningschef för GVS-stab
- Matilda Pearson, kommunikatör vid Kommunikationsavdelningen (KA)
Ytterligare kompetenser kommer tas in efter behov i de olika delprojekten.
Delprojekt I: projektgruppen utökas med Jeanette Rosén, HR-partner och Eva Broberg, budgetsamordnare (GVS-stab).
Delprojekt II: projektgruppen kommer utökas med administrativa chefer och avdelningschefer.
Delprojekt III-IV: bemanning ej påbörjad.
Tidplan för projektets olika delar
| Q2-Q4 2024 | Delprojekt I: Översyn av GVS organisering. |
| Q3 2024-Q4 2025 | Delprojekt II: Samordnade stödfunktioner på institutionsgruppsnivå. |
| Q3 2024-Q4 2025 | Delprojekt III: Enkel modell för planering, prioritering, uppföljning och utveckling det totala verksamhetsstödet. |
| Q4 2024-Q4 2025 | Delprojekt IV: Stärkt, samordnat och tydligare verksamhetsstöd för KI:s samverkan med hälso- och sjukvården. (uppdrag H1, men hanteras inom projektet för uppdrag F1.) |
| Ytterligare delprojekt kan tillkomma och definieras under arbetets gång. |
Kontakta projektgruppen
Marie-Louice Isacson
AvdelningschefTomas Högberg
Administrativ ChefMaria Watter
VerksamhetschefMatilda Pearson
KommunikatörMer information för inloggade medarbetare
Det finns mer information för dig som arbetar i följande grupper
- CB.Karolinska Institutet Universitetsbiblioteket
- TL.Undervisning och lärande
- UF.GVS Gemensamt verksamhetsstöd
- UL.Universitetsledning