Projekt: Översyn av organisation och arbetssätt inom verksamhetsstödet

Projektet hämtar erfarenhet och lärdomar från tidigare förstudie och projektet Ett sammanhållet verksamhetsstöd som genomfördes 2019-2021.

Jämsides med detta projekt genomförs det separata projektet att modernisera GVS arbetssätt och lokaler under 2024-2025.

Flera av KI:s andra strategiska fokusområden påverkar och påverkas av översynen:

• B. Tydligare ansvar och roller inom organisation och ledning
• F. Samordnat och optimerat verksamhetsstöd
• G. Stärkt och samordnat säkerhetsarbete
• H. Stärkta förutsättningar för samverkan med hälso- och sjukvården.

• Översynen syftar inte till besparingar i verksamhetsstödet, men vi behöver kraftsamla befintliga resurser för att möta framtida behov. 
• Kostnadseffektivitet är avgörande i verksamhetsstödet.
• Samordnad kompetensförsörjning är viktigt för att utveckla och behålla den specialiserade kunskap och kompetens som behövs inom många områden.
• Det måste finnas enkla kontaktvägar in i verksamhetsstödet på alla nivåer och bra former för dialog.
• I en osäker omvärld får säkerhetsaspekterna allt högre prioritet. 

• KI:s komplexa organisation är en utmaning i sig för övergripande sammanhållning och dialog, effektiv kommunikation och gemensamma prioriteringar.
• Långa avstånd mellan olika organisatoriska delar och otydlighet i ansvar och mandat leder idag till fragmentisering, dubbelarbete, olika arbetssätt och processer med bristande samordning.
• Gemensamma organisatoriska principer för samarbete och samordning saknas på institutionsgruppsnivå.
• Utmaningar inom kompetensförsörjningen för verksamhetsstödet leder till sårbarhet på flera områden. 

• Sammanhållen organisation med tydliga ansvar och uppdrag för verksamhetsstödet på alla nivåer präglat av samarbete och vi-känsla.
• Gemensamma processer för verksamhetsplanering och prioriteringar inom verksamhetsstödet.
• Effektiv användning av gemensamma resurser och kompetens.
• Mer jämlika förutsättningar för verksamhetsstödet genom aktivt arbete med t.ex. gemensamma processer och kompetensförsörjning.

GVS-institutionsgruppsnivå-institution

• Utvecklat verksamhetsstöd på institutionsgruppsnivå genom gemensamma organisatoriska principer och lösningar. T.ex. samordning av specialistfunktioner och ökat samarbete mellan alla delar av verksamhetsstödet. 

Gemensamt verksamhetsstöd (GVS)

• Mer ändamålsenlig och tydlig organisering av GVS där mandat och ansvar för olika sakområden är samlat så att kommunikation och stöd kan utformas utifrån olika målgruppers behov och de ökade kraven från omvärlden.

• Veronika Sundström, universitetsdirektör (även beställare)
• Carl Johan Sundberg, dekan KI Nord 
• Matti Sällberg, dekan KI Syd 
• Sten Linnarsson, dekan KI Solna 
• Två administrativa chefer – under tillsättning
• Björn Kull, avdelningschef för Avdelningen för forskarstöd (RSO, Research Support Office)
• Johanna Bäckström, avdelningschef för HR-avdelningen (HRA)

• Marie-Louice Isacson, avdelningschef för Fakultetskansliet och internationella relationer (FIR)
• Maria Watter, verksamhetschef för Undervisning och lärande (UoL)
• Tomas Höberg, avdelningschef för GVS-stab
• Matilda Pearson, kommunikatör vid Kommunikationsavdelningen (KA)

Ytterligare kompetenser kommer tas in efter behov i de olika delprojekten. 

Delprojekt I: projektgruppen utökas med Jeanette Rosén, HR-partner och Eva Broberg, budgetsamordnare (GVS-stab).

Delprojekt II: projektgruppen kommer utökas med administrativa chefer och avdelningschefer. 

Delprojekt III-IV: bemanning ej påbörjad.