Diarieföring av forskningshandlingar

Vilka forskningshandlingar ska diarieföras?

Som forskare vid KI är du anställd och hanterar i ditt arbete olika handlingar. Det kan vara allt från e-post och digitala ansökningar till underskrivna avtal och datahanteringsplaner. KI:s dokumenthanteringsplan styr hur dessa olika handlingar ska hanteras. Den berättar om en handling ska bevaras eller gallras, samt om den ska diarieföras eller registreras i något annat system. Dokumenthanteringsplanen är uppbyggd utifrån universitetets fem verksamhetsområden. Under verksamhetsområde nummer 4. Bedriva forskning listas de handlingar som ingår i forskningsprocessen. Använd dokumenthanteringsplanen som ett uppslagsverk för att ta reda på vad du behöver göra med dina handlingar.

Här hittar du den aktuella Dokumenthanteringsplanen

När ska handlingarna diarieföras?

Diarieföring av handlingar är något som ska ske kontinuerligt under hela forskningsprocessen från ansökan om forskningsfinansiering till slutrapportering. Handlingar ska skickas in för diarieföring löpande, inte i efterhand. 

Beskrivning av diarieföringsflödet vid KI

Vem ser till att handlingarna blir diarieförda?

Huvudansvaret ligger på forskaren, men rutinerna kan se olika ut beroende på vad det är för typ av ärende och vilka rutiner som gäller på respektive institution. 

När ska ett ärende i diariet avslutas?

När det inte förväntas tillkomma fler handlingar i ärendet. Exempelvis: Ett avtal kan löpa på i flera år, men tillkommer inga fler handlingar ska ärendet ändå avslutas i diariet. Forskningsfinansieringsärenden ska däremot hållas öppna till slutredovisningen, vilket kan vara i flera år.

Begäran om utlämnande

Flertalet handlingar vid KI räknas som allmänna och offentliga och ska på begäran lämnas ut skyndsamt. Med skyndsamt menas att utlämnandet ska prioriteras framför andra arbetsuppgifter.

Hur hanteras ett utlämningsärende?

Frågor med anknytning till offentlighetsprincipen, som utlämnande av allmän handling hanteras i regel av den som har handlingarna om hand. Det vill säga vid den institution eller enhet där de aktualiserats. För arkiverade handlingar (som tagits om hand för arkivering) ansvarar enheten för arkiv och registratur för utlämnandet. 

Sekretess

Vid sekretess måste handläggaren (den person som har handlingarna om hand) själv peka ut vad som eventuellt skulle kunna vara sekretess. Juristerna kan bistå genom att ge stöd i sekretessbedömningen av specifika uppgifter.

Här kan du läsa mer om allmänna handlingar och utlämnande

FAQ

Vem ska jag ange som huvudman för mitt forskningsprojekt?

Forskningshuvudman definieras i 2 § etikprövningslagen som "en statlig myndighet eller en fysisk eller juridisk person i vars verksamhet forskningen utförs". Forskningshuvudmannen är rättsligt ansvarig tillsammans med den enskilda forskaren i förhållande till etikprövningslagens ansvar. Forskningsdata som samlas in vid ett lärosäte tillhör som huvudregel det specifika lärosätet som är huvudansvarig för data.

Här kan du läsa mer om huvudmannaskap inom kliniska forskningsprojekt

Vem ska diarieföra etikansökan vid delat huvudmannaskap?

När flera forskningshuvudmän medverkar i ett och samma forskningsprojekt ska de gemensamt uppdra åt en av dem att ansöka om etikprövning för allas räkning. Där etikansökan upprättas ska den också i regel diarieföras. 

Här hittar du en vägledning framtagen av KI och Region Stockholm om hur du kan resonera vid val av ansvarig forskningshuvudman när KI och Region Stockholm samarbetar.

Vad är ett intyg om ansvarsfördelning?

Ett intyg om ansvarsfördelning ska upprättas mellan KI och KS vid forskningsstudier som kräver en etikansökan och ska skickas in till registrator för diarieföring.

Vad är skillnaden mellan att registrera i diariet (diarieföra) och att registrera min kliniska studie?

Registrering i diariet ska inte förväxlas med registrering och rapportering av kliniska studier. Vid KI så håller Compliance & Data Office (CDO) i denna process.

Registrering och rapportering av kliniska prövningar vid KI

Min ansökan om forskningsfinansiering har fått avslag - måste jag diarieföra den?

Nej, det är bara beviljade ansökningar som ska diarieföras.