Information om beställning av HSA-id och eTjänstekort
För att arbeta i BioClinicum krävs HSA‑id och eTjänstekort från Region Stockholm, då stora delar av huset är integrerade med sjukhusets IT‑miljö. Forskargruppsledare på OnkPat ansvarar för beställningar för sina medarbetare. Här hittar du information om kostnader, rutiner och hur beställning görs beroende på anställningens längd.
Bakgrund
HSA-id och eTjänstekort från Region Stockholm är en förutsättning för att arbeta i BioClinicum för att kunna möta kraven på säkerheten i sjukhusets miljöer och eftersom en stor del av infrastrukturen i huset är kopplad till sjukhusets IT-system. Forskargruppsledare på OnkPat har till uppgift att beställa HSA-id och eTjänstekort för sina gruppmedlemmar som ska arbeta i BioClinicum.
HSA-id och eTjänstekort har en årlig kostnad på 3000 kr/person. Om man även behöver ett Region Stockholm-mailkonto är den årliga kostnaden 3500 kr/person. Ett Region Stockholm mailkonto behövs bland annat för att kunna boka lokaler på sjukhuset via Regions Stockholms Outlook.
Information till forskargruppsledare för beställning av HSA-id och eTjänstekort
Beställ HSA-id och e-Tjänstekort via lokal EK-administratör på den medicinska enhet som forskningen är anknuten till. Administrationsansvariga bör ha en lista på vilka EK-adminstratörer de ska kontakta, informationen går även att hitta på Inuti (Sjukhusets interna hemsida). Vid beställning ska även ansvarig verksamhetschef på Karolinska Universitetssjukhuset anges. Det är viktigt att forskningsverksamheten vet vilken medicinsk enhet de är anknutna till samt vem som är verksamhetschef.
Kostnaden för denna personpost kommer att läggas inom den medicinska enheten.
Beställ HSA-id och eTjänstekort via FoUUI (som bekostar dessa) genom att mejla in ifylld blankett för beställning av manuell personpost för personen ifråga till funktionsbrevlådan bioclinicum.karolinska@regionstockholm.se. Olika blanketter gäller för personer med eller utan svenskt personnummer. Blanketterna hittas nedersta i dokumentet men kan även fås via funktionsbrevlådan. Vid kort kortare än 6 månader, skriv in ”kostnadsställe” 17362.
Kostnaden för denna personpost kommer att läggas inom staben FoUUI. Observera att FoUUI endast bekostar HSA-id och eTjänstekort i max 6 månader. FoUUI förlänger inte dessa kort. Om en student eller gästforskare får ett förlängt uppdrag måste personposten flyttas över till den medicinska enhet som forskningen är anknuten till. Detta görs via lokala EK-administratör på den medicinska enheten.
När beställning på en manuell personpost (HSA-id) är lagd sker en automatisk beställning av eTjänstekort för personen i fråga i Navet.
Information till KI-medarbetare när beställning är genomförd av forskargruppsledare
- Du ska genomgå Karolinskas webbutbildning i brand och säkerhet på svenska eller engelska samt boka tid för fotografering efter avslutat test i webbutbildningen. Du måste logga in med Bank ID. Om du inte har Bank ID så får du vänta tills ditt kort är klart och logga in med ditt kort.
Länk till svensk version av grundläggande säkerhetsutbildning
Länk till engelsk version (English version)
När detta steg är klart kan du hämta ett personligt tillfälligt kort hos eTjänstekort och Badge. Adress: S2: 02 (plan 2 ovanför personalgymmet). Kontoret ligger i Norrbacka, gå in via huvudentrén från Eugeniavägen 27. Tel: 08-585 81000.
Du måste ta med:
- Giltig svensk ID-handling. Om du inte har en svensk id-handling behöver du ta med pass eller internationellt ID-kort.
- Alla tidigare badge och kort som mottagits från sjukhuset
- Du ska fotografera dig vid bokad tid. Adress: S2:02 (våning 2 ovanför personalgymmet). Kontoret ligger i Norrbacka, gå in via den stora entrén från Eugeniavägen 27. Tel: 08-123 81000.
Du behöver ha med dig:
- Giltig svensk id-handling, pass eller internationellt ID-kort.
- Eventuell Badge som tidigare erhållits från sjukhuset
- När fotograferingen är gjord kommer man få hemskickat ett kuvert från Telia med PIN/PUK koder till sitt nya eTjänstekort. Det viktigt att man sparar dessa uppgifter samt tar med sig dem när man hämtar ut kortet.
- Boka tid för uthämtning av kort eller hämta kortet vid de drop in-tider som eTjänstekort och Badge erbjuder.
- Hämta ut ditt kort. Adress: S2:02 (våning 2 ovanför personalgymmet), Norrbacka.
Du behöver ha med dig:
- Giltig svensk id-handling, pass eller Internationellt ID-kort
- PIN/PUK koder
- Beställ behörigheter/accesser till kortet i Navet. Behörighetsgrupp för BioClinicum plan 5-10 heter ”BioClinicum Forskning”.
Särskild information för beställning av HSA-id för personer utan svenskt personnummer
- Kan endast beställas av verksamhetens EK-administratörer
- Den vidimerade passkopian/EU ID kort MÅSTE innehålla namn, signatur, datum och telefonnummer
- Personposten i EK kan inte överstiga uppdragslängden för personen.
- Personposten i EK kan inte vara giltig längre än passets giltighetstid.
- Ansvarig chef på Karolinska Universitetssjukhuset fyller i och skriver under beställningsblanketten. Ansvarig chef kontrollerar att passet överensstämmer med ansökan och tar en vidimerad kopia av medarbetarens pass.
- Pass eller EU ID kort är de enda giltiga ID-handlingarna enligt HSA-policyn.
Regler kring EU-ID-kort för utländsk personpost
Det har kommit nya krav på vilken typ av ID-kort som godtas i EK. Numera godtas endast EU-ID-kort som uppfyller kraven i EU-förordningen 2919/1157. Dessa ID-kort är utfärdade tidigast 2021-08-02, och bär alla en ikon där landskoden (två bokstäver) är inskriven i EU-flaggan.
Detta innebär även att nationella ID-kort inom EES (Norge, Island och Liechtenstein) inte kan användas för utländska personposter i EK. Där behöver vi få in en passkopia som underlag. Om ni är osäkra kan ni alltid fråga oss, så reder vi ut om ID-kortet får användas eller inte. Denna information har vi lagt in i beställningsunderlaget i ärendet i Navet kundportal, så det går att läsa när det är dags att beställa.
Originalhandlingar arkiveras hos beställaren.
Vid förlängning av utländsk personpost behövs inte en ny vidimerad passkopia bifogas om förlängningstiden är inom passets giltighetstid. Det räcker i så fall med en vanlig förlängningsbeställning
Support
Om ni har frågor eller funderingar på hur förfarandet går till vänligen vänd er till lokala EK- eller eTjänstekortadministratör på medicinsk enhet alternativt till funktionsbrevlådan bioclinicum.karolinska@regionstockholm.se eller direkt till eTjänstekort och Badge på telefonnummer: 08- 585 81 000.