Vad händer med mitt konto när jag slutar på KI?
När du slutar på KI inaktiveras ditt konto. Hur länge du har tillgång till kontot och hur länge information i kontot sparas beror på vilken typ av tjänst du har haft. Tänk på att lagra dina dokument och e-post på ett annat ställe utanför KI innan du slutar. E-post och dokument kommer försvinna ifrån ditt e-postkonto och dina lagringsytor på KI.
Nytt regelverk från 2020
- Anställdas och anknutnas konton som återaktiveras inom 30 (jämfört med tidigare 100 dagar) efter avslutad anställning behåller innehållet i Office 365-kontot, så som mejl eller dokument i OneDrive. Efter 30 dagar töms innehållet i Office 365-kontot. Autosvar skickas i 30 dagar efter avslut. För anställda / anknutna som aktiveras efter 30 dagar är innehållet i mejl eller dokument i OneDrive tömt.
- Doktorander har nu åtkomst till sitt konto 90 dagar efter avslut, istället för 45 dagar.
Anledning till förändringen är att data inte ska sparas längre än nödvändigt enligt dataskyddsförordningen GDPR, samt nya regler för Microsofts licenser för Office 365.
| Grace | Limbo | E-postkarantän | UID-karantän | |
|---|---|---|---|---|
| Anställda | Finns ej | 30 dagar | 10 år | För evigt |
| Doktorander | 90 dagar | 30 dagar | 10 år | För evigt |
| Anknutna | Finns ej | 30 dagar | 10 år | För evigt |
| Studenter på grund och avancerad nivå | 365 dagar | 30 dagar | 10 år | För evigt |
| Administrativa konton (test, support, systemadmin, system till system) | Finns ej | 30 dagar | 10 år | För evigt |
Grace
Personen har tillgång till sitt e-postkonto. Personen syns inte längre på ki.se och ingår inte längre i IT-avgiften. Har du ingen grace-period stängs du av från ditt konto dagen efter ditt slutdatum på KI.
Limbo
Kontot inaktiveras, information från personobjektet raderas. E-postadresser, KI ID (UID) och ID-nyckel sparas i 10 år. Innehåll i e-postkontot finns kvar i 30 dagar och raderas därefter. Om personen återkommer till KI inom 10 år återupplivas samma KIID och e-postadress.
E-postkarantän
Innehåller alla använda KI ID (UID) som är använda så de inte återanvänds. Inga personuppgifter eller annat innehåll sparas här.
UID-karantän
Efter 10 år tas KI-personen bort och alla personuppgifter utom KI ID (UID) som ligger i karantän. E-postadress kan återanvändas.
Dessa regler för hantering av konton gäller: