Vad händer med mitt konto när jag slutar på KI?
När du slutar på KI inaktiveras ditt konto. Hur länge du har tillgång till kontot och hur länge information i kontot sparas beror på vilken typ av roll du har haft. Tänk på att lagra dina mejl och dokument på ett annat ställe utanför KI innan du slutar. Mejl och dokument kommer att tömmas och även lagringsytor som t.ex. din OneDrive.
Regelverk
- Anställda/anknutnas konton som återaktiveras inom 30 dagar efter avslutad anställning, behåller innehållet i Office 365, så som mejl eller dokument i OneDrive. Efter 30 dagar töms innehållet i Office.
- Anställda/anknutna som återaktiveras efter 30 dagar behåller inte innehållet i mejl eller sina dokument i OneDrive. Innehållet töms.
- Doktorander har åtkomst till sitt konto i 90 dagar efter avslut.
- Inlagt autosvar skickas i 30 dagar efter avslut.
Regelverket har tillkommit för att data inte ska sparas längre än nödvändigt, enligt dataskyddsförordningen GDPR.
Regler för hantering av konton
| Grace | Limbo | E-postadress i karantän | Användarnamn i karantän | |
|---|---|---|---|---|
| Anställda | Finns ej | 30 dagar | 10 år | För evigt |
| Anknutna | Finns ej | 30 dagar | 10 år | För evigt |
| Doktorander | 90 dagar | 30 dagar | 10 år | För evigt |
| Studenter på grund och avancerad nivå | 365 dagar | 30 dagar | 10 år | För evigt |
Grace
Du har tillgång till ditt e-postkonto. Du syns inte längre på ki.se och ingår inte längre i IT-avgiften. Har du ingen graceperiod stängs du av från ditt konto dagen efter ditt slutdatum på KI.
Limbo
Kontot inaktiveras och information om dig raderas. E-postadresser, användarnamn och ID nyckel sparas i 10 år. Innehåll i e-postkontot finns kvar i 30 dagar och raderas därefter. Om du återkommer till KI inom 10 år återupplivas din e-postadress och du får samma användarnamn.
E-postadress i karantän
Alla använda e-postadresser hamnar i karantän i 10 år så de inte ska gå att återanvända till någon annan. Inga personuppgifter eller något annat innehåll sparas här.
Användarnamn i karantän
Efter 10 år tas KI-personen bort och alla personuppgifter utom användarnamn (KIID/UID) ligger kvar i karantän. UID=student KIID