Utbyte av gamla KI-datorer

IT-avdelningen får regelbundet frågor om hur ofta datorer ska bytas ut - den officiella rekommendationen från ITA är att byta ut din KI-dator vart tredje eller som absolut minst vart femte år. Denna gräns har satts utifrån främst datasäkerhet och kostnadsfaktorer och gäller både PC- och Mac-datorer.

Vid något tillfälle upphör stödet för äldre hårdvara när nyare versioner av operativsystemen släpps, oavsett tillverkare – speciellt äldre Mac-datorer kommer att ha problem med hårdvara som inte stöds i äldre datorer när macOS uppdateras.

ITA ska alltid hålla en acceptabel säkerhetsnivå på alla OS-plattformar som hanteras för KI. Så även om en äldre dator kanske fungerar bra för en viss uppgift, hanterar KI mer än 5000 datorer och behöver ha ett bredare säkerhetsperspektiv. Fel på en enda gammal dator kan få kostsamma konsekvenser.

Vad händer med min gamla dator?

Alla datorer som byts ut går igenom en "offboarding" och återanvändnings/återvinningsprocess. Under denna process ser vi till att den interna lagringsdisken rensas. På så sätt kan vi garantera att all data är säker och säkerställa att dataintrång inte kan inträffa på äldre datorer som lämnar KI. Av denna anledning får inga datorer som används av KI-personal stuvas undan eller tas hem för eget bruk.

Det finns också en risk för att bryta mot programvarulicensavtal om äldre datorer är aktiva. En revision som visar att KI inte följer licensavtal kan leda till kostsamma böter.

Risker med gammal hårdvara

Bytet av en gammal dator görs med fördel medan den fortfarande fungerar bra. Om bytet initieras av att den gamla datorn plötsligt inte fungerar längre, riskerar du att förlora data, vilket vanligtvis kommer med en betydande kostnad.

Det finns olyckliga exempel på användare som förlorar månaders arbete på grund av en datorkrasch och otillräcklig backup. Dessutom måste kostnaden i tid för de timmar som Helpdesk behöver lägga på att försöka rädda data beaktas. Man bör också tänka på att det kan ta ett tag för en ny dator att levereras, vilket kan innebära dagar eller veckor då användaren inte kan arbeta effektivt.

Byte av hårdvara: renovering och återvinning

ITA ser till att en fungerande dator som byts ut på KI skickas iväg för att rustas upp och säljas vidare på en andrahandsmarknad. Datorer som är för gamla eller inte fungerar återvinns. Denna process hanteras av en upphandlad partner som uppfyller nödvändiga säkerhets- och miljöstandarder.

Medan en äldre dator i allmänhet inte kommer att vara tillräckligt tillförlitlig för KI:s standard och kostar oss mer att stödja och underhålla, finns det andra typer av organisationer och kunder där dessa faktorer inte är lika viktiga. Andrahandsmarknaden för datorer är ganska stor och efterfrågan på renoverade datorer likaså, vilket gör att KI kan få en betydande återbetalning på datorer som är tillräckligt nya för att renoveras och säljas vidare.

Rekommendation att använda tjänsten för livscykelhantering

Miljöaspekten är en av de främsta anledningarna till att ITA erbjuder hyrdatorer genom tjänsten Livscykelhantering. Dessa datorer byts ut var 36:e månad och du betalar en månadsavgift för din dator. Den totala kostnaden under 36 månader (varefter alla datorer, även om de är köpta, rekommenderas att bytas ut) är i allmänhet 10 % lägre än kostnaden för att köpa samma dator.

Efter 36 månader har datorn fortfarande tillräckligt med värde för att kunna renoveras och säljas vidare av vår partner. Kort sagt, det gör att KI kan tillhandahålla modern, energieffektiv och säker hårdvara till en lägre kostnad samtidigt som vi minskar vår miljöpåverkan eftersom vi alltid ser till att gamla datorer återanvänds.

Så går det till att byta dator

Hyrdator genom tjänsten för livscykelhantering

Du som har en hyrdator via tjänsten för livscykelhantering blir automatiskt kontaktad när det är dags att byta ut din dator mot en ny inför en treårscykel. Du får ett mejl med alla nödvändiga detaljer kring både återlämning av din gamla dator och leverans av den nya i god tid innan det är dags att hämta ut din nya dator.

Inköpt dator

Om du har en dator genom traditionellt inköp ser processen lite annorlunda ut. I slutänden är det ditt och din chefs ansvar att se till att du har en tillräckligt ny och säker dator för det din roll kräver. ITA gör någon gång per år en genomgång av alla de klienter som finns registrerade för användning i de centrala systemen - upptäcks det där att allt för gamla maskiner fortfarande används kommer den närmaste chefen att kontaktas med en rekommendation om att byta ut berörd dator.

ITA:s generella rekommendation är att en dator bör bytas efter tre år, då tillverkarens hårdvarugaranti har gått ut. Är datorn fem år eller äldre kommer ITA att uppmana att datorn byts ut. Supporten ITA kan ge på en så gammal dator är ytterst begränsad.

Även äldre och inköpta datorer kan återbrukas i vissa fall

I vårt avtal för hyrdatortjänsten ingår också möjligheten att skicka äldre datorer för återanvändning eller återvinning. Trots att datorn är äldre finns det fortfarande ett visst värde i den. Bedömer vår leverantör att en dator går att sälja vidare erhåller ITA en ersättning för detta. Dessa pengar kan sedan skickas tillbaka till institutionen. På det viset går inte fungerande datorer till spillo och KI bidrar till att minska nytillverkning av billigare datorer som oftast användare material som är svårare att återvinna.

Tänk på detta

När en köpt dator byts ut är det den närmaste chefens ansvar att se till att datorn tas bort från eventuella egna inventarielistor på din institution/avdelning, och att den därefter lämnas till ITA för att garantera en säker borttagning av all tidigare data.

Du behöver inte lämna din gamla dator vid samma tillfälle som du hämtar ut din nya, om du vill säkerställa att du inte har data kvar på den. Vi rekommenderar dock att du inte väntar allt för länge med att lämna in den till ITA då eventuell ersättning för vidareförsäljning blir lägre ju äldre den blir.

Hyrdatorer

Läs mer om Livscykelhantering av datorer som erbjuds av IT-avdelningen.