Vem får e-post?
UBW Anknutna och IDAC skickar ut många mail till prefekter, chefer och administratörer. Här finns en beskrivning av vilka mail som går till vem.
Det är institutionen som bestämmer om det är chefen eller vem av administratörerna som delar ut KIID och övriga uppgifter till den nya anställda eller anknutna.
Epost från UBW Anknutna
Prefekterna får
- Ett mejl från UBW Anknutna när det finns en anknuten att attestera. Detta är sista steget i ett anknytningsflöde
Närmaste chef får
- Ett mejl från UBW Anknutna för att godkänna en anknuten innan prefekten ska attestera
- Ett mejl från UBW Anknutna 30 dagar respektive 7 dagar innan anknytningen vid institutionen går ut (är ej aktiv ännu*)
Administratören får
- Ett mejl från UBW Anknutna 30 dagar respektive 7 dagar innan anknytningen vid institutionen går ut (är ej aktiv ännu*).
*En administratör kan se via rapporter i UBW Anknutna vilka anknytningar som är på väg att förfalla. För att se vilka det gäller så gå in under rapporter och välj rapporten "Anknytningar som förfaller inom kort"
Epost från IDAC
Prefekterna får
- Ett mejl från IDAC när en person har kommit in i IDAC på institutionsnivå. Det är kopplat till vem som är chef på den organisatoriska enheten. Prefekt är chef för institutionen. Om personen är korrekt placerad på din institution, klicka på länken och godkänn. Det bör vara endast antagna doktorander som kommer in på institutionsnivå, om de inte har hunnit bli anställda eller anknutna först.
- Ett mejl från IDAC om någon har begärt behörighet på tex filmapp på institutionsnivå. Klicka på länken och bekräfta att personen ska ha åtkomst.
Närmaste chef får
- Ett mejl från IDAC när någon läggs till på din organisationsenhet. Om personen är korrekt placerad på din institution, klicka på länken och godkänn.
- Ett mejl från IDAC med KI ID och övriga inloggningsuppgifter i samband med att en ny anställd eller anknuten börjar i din grupp. Administratören för institutionen får samma mejl.
- Ett mejl från IDAC om någon i din grupp har begärt åtkomst i en annan organisatorisk enhet. Om det är korrekt, klicka på länken och godkänn.
Administratören får
- Ett mejl från IDAC med KI ID och övriga inloggningsuppgifter i samband med att en ny anställd eller anknuten börjar i din grupp. Administratören för institutionen får samma mejl.
- Ett mejl från IDAC som informerar om att konto (anställda) kommer att inaktiveras går ut 10 dagar innan kontot till en person knuten till institutionen inaktiveras (förbättringsförslag tillägg av anknutna).