Frågor och Svar (HR-Dynamics)

Du går via Medarbetarportalen och väljer ”Nå digitala verktyg”. Där hittar du länken till HR‑Dynamics.

Byt språk till svenska innan du börjar. Då visas rätt översättningar. 

Se instruktionsfilmen för hur du byter språk här

Det kan bero på att instruktionsfilmerna använder en annan vy än den du har förvald i systemet, alternativt att instruktionsvideon är inne på en annan arbetsflik. HR Dynamics har två olika vyer: ”Fokuserad vy” och ”Skrivskyddat rutnät”. Genom att växla mellan vyerna kan du få samma utseende som i filmerna.

Du kan byta vy genom att 

1. Klicka på pilen högst upp i vyn där systemet visar en lista över tillgängliga visningsalternativ.
2. Välj den vy du vill ha

1. Uppdatera sidan innan du börjar arbeta. 
2. Om problemet kvarstår, stäng webbläsaren helt och starta om den.

1. Gå till menyn på vänster sida.
2. Scrolla ned och tryck på ”E‑postsignatur”. 
3. Klicka på ”Skapa” för att lägga till en ny signatur. 

Vill du ser hur det går till, titta på instruktionsfilmen för E-postsignaturer.

Preboarding avser den period som föregår en ny medarbetares anställningsstart vid Karolinska Institutet. 

Onboarding tar vid när alla förberedelser inför anställningen är genomförda och personen har tilldelats ett KI‑ID

Lead används för personer som precis har överförts från Varbi och befinner sig i preboarding, perioden innan anställningen börjar, och innan KI‑ID har skapats.

När alla förberedelser är klara och personen fått sitt KI‑ID, ändras statusen till Kontakt. Det innebär att personen är fullt registrerad i HR Dynamics och att onboarding kan påbörjas.

• Här finns en film om detta.

För att starta preboardingen;

1. Välj kandidat
2. Klicka på Process
3. Välj Växla process 
4. Därefter Preboarding HR.

Du kan lägga till en kandidat manuellt genom att gå till Leads och välja Skapa. Ta gärna hjälp av instruktionsfilmerna för att följa stegen.

En vanlig orsak är att alla ”bollar” i processen inte har klickats igenom. Kontrollera att varje steg är öppnat och markerat som genomfört.

Chef som visas i onboardingen hämtas automatiskt från källsystemet IDAC. Om chef är felaktig i onboardingen så behöver uppgiften uppdateras i IDAC. När ändringen är gjord där uppdateras informationen automatiskt i onboardingen.

När du befinner dig i HR Dynamics 

1. Välj Leads i menyn till vänster
2. Gå högst upp i vyn, till en liten pil, tryck på den så öppnar du en rullgardinsmeny
3. Välj mellan de olika listalternativ som finns tillgängliga.

Varje år rekryteras några personer som inte tillhör en specifik institution, då ligger det på "Övrigt", då måste man söka upp den personen i Dynamics. Här finns film om det .

Välj avancerad sökning, välj "Alla kontakter" och sök på personens namn. En tidigare student kan du inte så ihop med privat kontakt (lead) med KI-kontakten förrän tillträdesdagaren.

För att aktivera en kontakt följer du dessa steg:

1. Gå till Kontakter
2. Välj ”Alla kontakter”
3. Filtrera på personens fullständiga namn
4. Markera posten som är inaktiv
5. Klicka på ”Aktivera”

Om du inte hittar personen kan det bero på att hen tidigare varit student vid KI. I dessa fall visas endast den privata och den studentrelaterade kontakten i sökresultatet. Ett KI‑ID och en @ki.se‑adress skapas för studenter på anställningsdagen.

Tills denna begränsning är åtgärdad gäller följande rutin:

• Avvakta anställningsstart: KI‑ID och @ki.se‑adress genereras först på första anställningsdagen.
• Slå samman kontakterna: När KI‑kontakten har skapats söker du på KI‑ID och slår därefter samman den nya KI‑kontakten med den befintliga privata kontakten.

När kandidaten får status ”anställd” i Varbi förs personen automatiskt över till Dynamics. Du hittar kandidaten under Nya ohanterade/otilldelade ärenden.

Det beror oftast på att systemen inte är helt synkroniserade ännu. I dessa fall behöver systemförvaltare göra en manuell uppdatering.
Kontakta payroll@ki.se så hjälper de till att lägga in KI‑kontakten.

KI‑kontot skapas 14 dagar innan medarbetaren börjar. Under denna period är kontot inaktivt, vilket gör att personen inte visas i vanliga sökningar.
För att hitta personen behöver du därför använda Avancerad sökning tills kontot har aktiverats.

Om du klickar på epostmeddelanden till vänster i menyn, så kan du se vad utskicken innehåller för information samt vilka dokument som efterfrågas.

För mer info kan du se en kort instruktionsfilm om rätt innehåll bland epostmeddelanden här

Om kopian av passet inte är vidimerad, det vill säga signerad med namn och datum, behöver personen komplettera handlingen. Det finns en e‑postmall som du kan använda för att begära en ny, korrekt vidimerad kopia. 

1. Skapa ett nytt e‑postmeddelande i tidslinjen
2. Välj mallen ”Komplettera dokument Preboarding”.

Att verifiera en användare i IDAC innebär att säkerställa en högre nivå av digital säkerhet för medarbetaren. Verifieringen är ett krav för att personen ska kunna få åtkomst till exempelvis LADOK.

• Medarbetare som har BankID kan genomföra verifieringen själva. 
• För internationella medarbetare behöver HR eller administratör utföra verifieringen, efter att passet har kontrollerats.

1. Logga in i IDAC 
2. Välj funktionen ”Verifiera användare”
3. Genomför åtgärden

E‑postmeddelandena skickas det datum som anges under ”Komplettera information” → ”Skicka välkomstregistrering & portalinbjudan”. 
 

Utskicken görs inte mellan 21.00 och 06.00, utan skickas då först nästkommande morgon.

Det finns två sätt att kontrollera om ett mejl har skickats:

1. Via tidslinjen

I kandidatens tidslinje kan du se datum och tid för:

• när mejlet skickades
• när det levererades
• när mottagaren öppnade det

 2. Via resorna

1. Gå till menyn Resor
2. Öppna den resa där mejlet ingår
3. Välj det aktuella e‑postmeddelandet för att se status

Felmeddelandet visas när e‑posten skickas från din egna e‑postadress i stället för institutionens HR‑funktionsadress. Systemet tillåter inte utskick från personliga adresser i detta steg.
Stäng felmeddelandet genom att:

1. Klicka på krysset
2. Ändra avsändaradressen till din institutions HR‑funktionsadress
3. Skicka meddelandet igen

Det finns fler instruktionsfilmer och material samlat på sidan. Se till att du är inloggad för att få tillgång till all information. Här hittar du Instruktionsfilmerna på Learning HUB