Frågor och Svar (HR-Dynamics)

Vad ska jag göra första gången jag loggar in i Dynamics Pre‑ och Onboarding?

Byt språk till svenska innan du börjar. Då visas rätt översättningar. Det finns även en instruktionsfilm som visar hur du gör.

Varför ser min vy i Dynamics HR annorlunda ut än i instruktionsfilmerna?

Det kan bero på att instruktionsfilmerna använder en annan vy än den du har förvald i systemet. Dynamics HR har två olika vyer: ”Fokuserad vy” och ”Skrivskyddat rutnät”. Genom att växla mellan vyerna kan du få samma utseende som i filmerna.

Du kan byta vy genom att klicka på pilen högst upp i vyn, där systemet visar en lista över tillgängliga visningsalternativ.

Vad gör jag om systemet visar konstiga ord eller översättningar?

Uppdatera sidan innan du börjar arbeta. Om problemet kvarstår, stäng webbläsaren helt och starta om den.

Hur skapar jag en e-postsignatur i Dynamics?

För att skapa en e‑postsignatur går du till menyn på vänster sida och bläddrar ned tills du hittar alternativet ”E‑postsignatur”. Välj det och klicka därefter på ” Skapa” för att lägga till en ny signatur. Det finns även en instruktionsfilm som visar hur processen går till.

Grundläggande begrepp och funktioner

Frågor som förklarar logiken i systemet och centrala termer.

Vad är Preboardning respektive Onboardning?

Preboarding avser den period som föregår en ny medarbetares anställningsstart vid Karolinska Institutet. Onboarding tar vid när alla förberedelser inför anställningen är genomförda och personen har tilldelats ett KI‑ID. I detta skede ändras statusen i HR Dynamics från ”Lead” till ”Kontakt/”

Vad är skillnaden mellan Lead och Kontakt?

• Lead rör sig om personer som nyligen har förts över från Varbi till Dynamics och som ska genomgå pre‑ och onboardingprocessen. Preboarding avser perioden innan en ny medarbetare påbörjar sin anställning vid KI. Onboarding inleds när alla förberedelser inför anställningen är slutförda och personen har tilldelats ett KI‑ID. I detta skede ändras statusen i HR Dynamics från ”Lead” till ”Kontakt”, vilket markerar att individen nu är fullt registrerad i systemet.
  • Här finns en film om detta.

Var hittar jag de leads som vi har på vår institution?

När du befinner dig i HR Dynamics väljer du Leads i menyn till vänster. Högst upp i vyn finns en liten pil som öppnar en rullgardinsmeny. Där kan du välja mellan de olika listalternativ som finns tillgängliga.

Vi har rekryterat en person som inte har fått anställning på en specifik institution, hur hittar jag den personen i Dynamics?

Varje år rekryteras några personer som inte tillhör en specifik institution, då ligger det på "Övrigt", då måste man söka upp den personen i Dynamics. Här finns film om det .

Jag försöker slå ihop privat kandidat med KI-kontakt men jag hittar inte personen när jag söker, hur gör jag då?

Välj avancerad sökning, välj "Alla kontakter" och sök på personens namn. En tidigare student kan du inte så ihop med privat kontakt (lead) med KI-kontakten förrän tillträdesdagaren.

Hur aktiverar jag en kontakt som har genomgått onboarding?

För att aktivera en kontakt följer du dessa steg:

1. Gå till Kontakter
   1. Välj ”Alla kontakter”
      1. Filtrera på personens fullständiga namn
      2. Markera posten som är inaktiv
      3. Klicka på ”Aktivera”

Vad innebär det om jag inte hittar en blivande medarbetare när jag försöker slå samman den privata kontakten med KI‑kontakten?

Om du inte hittar personen kan det bero på att hen tidigare varit student vid KI. I dessa fall visas endast den privata och den studentrelaterade kontakten i sökresultatet. Ett KI‑ID och en @ki.se‑adress skapas för studenter på anställningsdagen

Tills denna begränsning är åtgärdad gäller följande rutin:

• Avvakta anställningsstart: KI‑ID och @ki.se‑adress genereras först på första anställningsdagen.
• Slå samman kontakterna: När KI‑kontakten har skapats söker du på KI‑ID och slår därefter samman den nya KI‑kontakten med den befintliga privata kontakten.

Hur vet man att alla dokument som är efterfrågade hos kandidaten (beroende på vad man angivit om personen, om hen är från Sverige, inom eller utanför EU) har kommit in? 

Om du klickar på epostmeddelanden till vänster i menyn, så kan du se vad utskicken innehåller för information. Där ser du vilka dokument som är efterfrågade. Det finns också en film som visar hur du ser rätt innehåll bland epostmeddelanden. Se film här.

Om kopian på passet inte är vidimerat, signerat med namn och datum, hur gör man då?

Om kopian av passet inte är vidimerad – det vill säga signerad med namn och datum – behöver personen komplettera handlingen. Det finns en e‑postmall som du kan använda för att begära en ny, korrekt vidimerad kopia. Skapa ett nytt e‑postmeddelande i tidslinjen och välj mallen ”Komplettera dokument Preboarding”.

Vad menas med ”verifiera i IDAC”?

Att verifiera en användare i IDAC innebär att säkerställa en högre nivå av digital säkerhet för medarbetaren. Verifieringen är ett krav för att personen ska kunna få åtkomst till exempelvis LADOK.

• Medarbetare som har BankID kan genomföra verifieringen själva. För internationella medarbetare behöver däremot HR eller administratör utföra verifieringen, efter att passet har kontrollerats.
• När du loggar in i IDAC hittar du en funktion med namnet ”Verifiera användare”, där du genomför åtgärden.

Varför får jag ett felmeddelande när jag skickar e‑post från tidslinjen?

Felmeddelandet visas när e‑posten skickas från din egna e‑postadress i stället för institutionens HR‑funktionsadress. Systemet tillåter inte utskick från personliga adresser i detta steg.
Stäng felmeddelandet genom att klicka på krysset, ändra avsändaradressen till din institutions HR‑funktionsadress, och skicka meddelandet igen.

Varför ser min vy i Dynamics HR annorlunda ut än i instruktionsfilmerna?

Det kan bero på att instruktionsfilmerna använder en annan vy än den du har förvald i systemet. Dynamics HR har två olika vyer: ”Fokuserad vy” och ”Skrivskyddat rutnät”. Genom att växla mellan vyerna kan du få samma utseende som i filmerna.

Du kan byta vy genom att klicka på pilen högst upp i vyn, där systemet visar en lista över tillgängliga visningsalternativ.

Varför får jag ett felmeddelande när jag skickar e‑post från tidslinjen?

Felmeddelandet visas när e‑posten skickas från din egna e‑postadress i stället för institutionens HR‑funktionsadress. Systemet tillåter inte utskick från personliga adresser i detta steg.
Stäng felmeddelandet genom att klicka på krysset, ändra avsändaradressen till din institutions HR‑funktionsadress, och skicka meddelandet igen.