Utlämnande av allmän handling
Här berättar vi om vad du som medarbetare måste veta vid ett utlämnande av allmän handling.
Karolinska Institutet är en statlig myndighet och lyder därmed under offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen är fastslagen i grundlagen, i 2kap. 1 § tryckfrihetsförordningen (TF). En del av offentlighetsprincipen är handlingsoffentligheten, som ska garantera allmänhetens rätt till insyn i myndigheternas verksamhet. Allmänheten, exempelvis en student, privatperson eller journalist.
Rätt av vara anonym
Det finns inga begränsningar för vem som har rätt att ta del av allmänna handlingar. Sökande får vara anonym och vi som tjänstemän har inte rätt att fråga efter namn eller syfte med begäran. Den enda situation där vi får fråga är om handlingen som efterfrågas kan vara belagd med sekretess och där vem som begär ut handlingen kan påverka sekretessbedömningen och därmed om handlingen kan lämnas ut eller inte.
Krav på skyndsamhet
Under förutsättning att sekretess inte råder ska handlingen lämnas ut genast eller så snart som möjligt.
Vem ska lämna ut handlingen?
Det är den som har handlingen omhand som lämnar ut handlingen. Detta innebär att om det är en arkiverad handling som har levererats till arkiv och registratur som begärs ut är det arkiv och registratur som lämnar ut handlingen. Är det i stället en handling som inte har levererats till arkiv och registratur då är det funktionen som handhar handlingen som lämnar ut handlingen.
Vad kan/ska sekretessbeläggas?
För att kunna sekretessbelägga en handling, delar av en handling, eller ett helt ärende måste det finnas stöd i lag (Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL). Det är alltså inte möjligt att sekretessbelägga en handling med hänvisning till åsikten att "detta är lite känsligt, det sekretessbelägger vi".
Varje gång någon begär att få ta del av en handling ska en bedömning om sekretess göras. Om ni är osäkra på om en handling kan lämnas ut kontakta oss på arkiv och registratur eller KI:s jurister.
Rätt att få ett överklagbart beslut
Om sekretess föreligger och ett utelämnande nekas ska sökanden upplysas om att hen kan få ett avslagsbeslut. Sökanden ska också upplysas om att det är bara om hen begär ett avslagsbeslut (myndighetsbeslut) i frågan som det går att överklaga. Enligt KI:s delegationsordning ska ett sådant avslagsbeslut fattas av chefsjuristen.
Vid begäran om ett avslagsbeslut kontakta juristerna vid GVS. Som stöd vid utlämnanden finns även styrdokumentet “Anvisningar för utlämnande av allmän handling” (länka!).
Ta betalt för utlämnande av allmän handling
Är handlingen digital så lämnas den ut digitalt. Handlingar på papper kan antingen kopieras och lämnas ut på papper eller scannas in och lämnas ut digitalt. Karolinska Institutet lämnar vanligtvis ut handlingarna elektroniskt och för detta tas ingen kostnad. Detta förutsatt att handlingarna redan finns i elektronisk form. Sökanden har också rätt att få papperskopior av handlingen mot en avgift som regleras av Avgiftsförordningen (1992:191) (de första nio kopiorna är gratis, sidan 10 kostar 50 kr och varje sida därutöver kostar 2 kr). Dessutom har hen rätt att på plats skriva av, fotografera eller på annat sätt avbilda handlingen.