Utlämnande av allmän handling
Här berättar vi om vad du som medarbetare måste veta vid ett utlämnande av allmän handling.
Karolinska Institutet är en statlig myndighet och lyder därmed under offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen är fastslagen i grundlagen, i 2kap. 1 § tryckfrihetsförordningen (TF). En del av offentlighetsprincipen är handlingsoffentligheten, som ska garantera allmänhetens rätt till insyn i myndigheternas verksamhet. Allmänheten kan till exempel vara studenter, privatpersoner eller journalister.
Rätt av vara anonym
Det finns inga begränsningar för vem som har rätt att ta del av allmänna handlingar. Den som begär ut en allmän handling har rätt att vara anonym och vi som tjänstemän får inte fråga efter vare sig namn eller syfte med begäran.
Den enda situation där vi får fråga är om handlingen som efterfrågas kan vara belagd med sekretess och där vem som begär ut handlingen kan påverka sekretessbedömningen och därmed om handlingen kan lämnas ut eller inte.
Krav på skyndsamhet
Under förutsättning att sekretess inte råder ska handlingen lämnas ut genast eller så snart som möjligt.
Vem ska lämna ut handlingen?
Det är den som har handlingen om hand som ansvarar för att sekretesspröva och lämnar ut handlingen.
Detta innebär att om det är en arkiverad handling som har levererats till arkiv och registratur som begärs ut är det arkiv och registratur som sekretessprövar och lämnar ut handlingen. Är det i stället en handling som inte har levererats till arkiv och registratur då är det funktionen som handhar handlingen som gör prövningen och lämnar ut handlingen.
Vad kan/ska sekretessbeläggas?
För att kunna sekretessbelägga en handling, delar av en handling, eller ett helt ärende måste det finnas stöd i lag (Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL). Det är alltså inte möjligt att sekretessbelägga en handling med hänvisning till åsikten att "detta är lite känsligt, det sekretessbelägger vi".
Varje gång någon begär att få ta del av en handling ska en bedömning om sekretess göras. Om ni är osäkra på om en handling kan lämnas ut kontakta oss på arkiv och registratur eller KI:s jurister.
Rätt att få ett överklagbart beslut
Om sekretess föreligger och ett utelämnande nekas ska sökanden upplysas om att hen kan få ett avslagsbeslut. Sökanden ska också upplysas om att det är bara om hen begär ett avslagsbeslut (myndighetsbeslut) i frågan som beslutet går att överklaga. Enligt KI:s delegationsordning ska ett sådant avslagsbeslut fattas av chefsjuristen.
Vid begäran om ett avslagsbeslut kontakta juristerna vid GVS. Som stöd vid utlämnanden finns även styrdokumentet Anvisningar för utlämnande av allmänna handlingar
Ta betalt för utlämnande av allmän handling
Är handlingen digital så lämnas den ut digitalt. Handlingar på papper kan antingen kopieras och lämnas ut på papper eller scannas in och lämnas ut digitalt. Karolinska Institutet lämnar vanligtvis ut handlingarna elektroniskt och för detta tas ingen kostnad. Detta förutsatt att handlingarna redan finns i elektronisk form.
Sökanden har också rätt att få papperskopior av handlingen mot en avgift som regleras av Avgiftsförordningen (1992:191) (de första nio kopiorna är gratis, sidan 10 kostar 50 kr och varje sida därutöver kostar 2 kr). Dessutom har hen rätt att på plats skriva av, fotografera eller på annat sätt avbilda handlingen.
Här kan du hitta Karolinska Institutets Anvisningar för utlämnande av allmän handling.
Vägledning för handläggning av vanliga typer av handlingar vid utlämnande
Allmän handling
E-postmeddelanden som kommer in till och skickas från en e-postbrevlåda kan vara allmänna handlingar. Det är innehållet i handlingen som är avgörande för om den är allmän eller inte. Om KI får en begäran om att ta del av en allmän handling ska den begäran alltid hanteras så fort som möjligt.
Om ett e-postmeddelande betraktas som en allmän handling som inte omfattas av sekretess ska det lämnas ut till den som begär att få ta del av det.
Exempel på e-post som kan vara en allmän handling:
• Externt inkommen e-post till KI, t.ex. från en student, en myndighet eller en journalist.
• Externt utgående e-post från KI, t.ex. svar på en fråga från en student, en myndighet eller en journalist.
• Intern e-post med sakuppgift, dvs. uppgift av värde för att avgöra ett ärende.
Exempel på e-post som inte är en allmän handling:
• E-post som endast handlar om privata saker.
• Intern e-post (som inte tillför ett ärende någon sakuppgift, jfr nedan).
Privat e-post
Privata e-postmeddelanden är som huvudregel inte att betrakta som allmänna handlingar. Om ett e-postmeddelande däremot innehåller information som hör till verksamheten blir e-postmeddelandet en allmän handling även om det också innehåller privat information. Undvik därför att blanda privat information och information om verksamheten i ett och samma meddelande. Tänk även på att undvika långa e-posttrådar eftersom alla meddelanden i tråden betraktas som en handling.
Tänk på att även om själva e-postmeddelandet bedöms vara av privat karaktär och inte betraktas som allmän handling så kan ärenderubriken ändå bli föremål för ett utlämnande (se e-postloggar).
E-postloggar
En förteckning över inkomna och skickade e-postmeddelanden är en allmän handling. Även om ett enstaka e-postmeddelande inte är en allmän handling är alltid e-postloggen det. I den finns uppgifter om avsändare, mottagare, ärenderubrik, klockslag och datum när e-posten skickades eller togs emot. Loggen kan alltså innehålla uppgifter om privata e-postmeddelanden och andra meddelanden som inte är allmänna handlingar. Skriv därför aldrig integritetskänslig eller sekretessbelagd information i ärenderubriken.
Det är IT-avdelningen som på begäran av registrator eller en handläggare tar fram efterfrågade loggfiler.
Studenternas tentasvar får återlämnas till studenten efter betygsättning. Eftersom en student kan begära omprövning av ett betyg enligt 6 kap. 24§ HF (1993:100) ska de underkända tentorna kopieras alternativt skannas till en PDF innan de lämnas ut för de kurser som tillämpar tvågradig betygsskala (G, U). För kurser som tillämpar flergradiga betygsskalor (VG-U; AF) ska alla tentor som inte fått betyget VG; A, kopieras eller skannas till PDF före utlämnande.
- Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättning.
- Om tentasvaren inte har gallrats efter två år och fortfarande finns kvar vid institutionen, i pappersformat eller digitalt (t.ex. Inspera) måste de lämnas ut vid en begäran om utlämnande.
- Tentamensformulären är allmänna handlingar och ska lämnas ut om så begärs.
Äldre examensbevis (innan april 2024) är arkiverade centralt vid GVS och utlämnandet hanteras av arkivarierna vid GVS. Skicka begäran om allmän handling rörande dessa examensbevis vidare till arkivet@ki.se
Uppsatser arkiveras centralt vid GVS och utlämnandet sköts därifrån. Om ni har en digital kopia tillgänglig hos er finns det inget som hindrar att ni lämnar ut den för en snabbare hantering av begäran.
Många kursplaner finns i det digitala kursplanearkivet som du som medarbetare når via på ki.se, men äldre kursplaner är arkiverade vid GVS. Om ni behöver en äldre kursplan som inte finns digitalt kontakta oss på arkivet@ki.se.