Rutiner för handläggning av VIL/VFU för VIL-samordnare/administratörer

På den här sidan finns övergripande information samlad om administrativa rutiner som rör Verksamhetsintegrerat Lärande (VIL) och Verksamhetsförlagd Utbildning (VFU).

Region Stockholms information för VIL-samordnare samt AKA och handledare och för KI:s studenter på respektive programsida.

KliPP, Kliniskt placeringsprogram

Administration av VIL-/VFU-platser inom Stockholms läns landsting görs i KliPP, Kliniskt Placeringsprogram.

Den administrativa processen för studenter som ska göra VFU kan kort sammanfattas i följande steg:

  • studenten registreras först i KliPP av VIL-samordnare på respektive utbildningsprogram för att kunna placeras i olika verksamheter och för att kunna bli registrerad i EK, Stockholms läns landstings elektroniska katalog.
  • Studenten tilldelas därefter ett så kallat HSA ID, genomför kursen JoBSH och får sedan ett eTjänstekort utfärdat.
  • VIL-/VFU-samordnare vid de olika programmen gör förfrågningar/beställningar till olika verksamheter via KliPPs beställningsformulär. Det gäller inte Läkarprogrammet, som har i förväg reserverade VFU-platser, och Logopedprogrammet som beställer sina VFU-platser genom direktkontakt med verksamhetschefer eller studentsamordnare på olika logopedavdelningar/-enheter.

VFU-platser utanför Region Stockholm, till exempel inom Stockholms stads äldreomsorg, finns inte i KliPP utan administreras via direktkontakt med de olika verksamheterna.

Uppgifterna i KliPP ligger till grund för KIs utbetalning av ersättning till klinikerna förutom för Läkar- och Logopedprogrammen som betalar sina VFU-platser med ALF-medel.

EK, Elektroniska katalogen

Elektroniska katalogen, EK, är Region Stockholms elektroniska katalog. Den innehåller uppgifter om personer, funktioner, enheter och verksamheter som har ett avtal med Region Stockholm, till exempel anställda och studenter. När VIL-samordnaren lagt in en student i KliPP skapas automatiskt en så kallad personpost i EK knuten till aktuellt utbildningsprogram och VFU-placeringar.

Olika hanteringar gäller för den som har svenskt personnummer och är folkbokförd i Sverige och den som saknar personnummer.

När personposten skapats får studenten ett unikt HSA ID som är Region Stockholms identifiering av varje person som har uppdrag i vården. HSA står för Hälso- och sjukvårdens adressregister.

JoBSH (Journaler, Bemötande, Sekretess, Hygien)

Studenter på KI:s utbildningsprogram som ska delta i någon form av VFU, inklusive studiebesök, måste ha genomgått kursen JoBSH, som är en nätbaserad utbildning i journalhantering, bemötande, sekretess och hygien.

Utbildningen nås via en länk som skickas ut till student tidigast ett dygn efter registrering i KliPP av respektive VIL-samordnare. Kursen tar cirka en timme att genomföra.

eTjänstekort

När studenten genomgått den obligatoriska JoBSH-utbildning ska ett eTjänstekort (krävs för att kunna genomföra VFU) beställas. Beställning av eTjänstekort sker automatiskt för studenter med svenskt personnummer. Manuell hantering för övriga.

Beställningen gäller i 90 dagar och om inte studenten tagit foto på eTjänstekortkontoret före dess måste en ny beställning göras.

Den som redan har eTjänstekort

Den som redan har ett eTjänstekort, till exempel från en anställning kopplad till Region Stockholm, behöver inte ett nytt kort men genomgången JoBSH-kurs samt utskrift av intyget på godkänd utbildning krävs.

Ändring av namn

Om en student byter/ändrar efternamn eller byter ut ett av sina förnamn ska kortet bytas ut. Kortet gäller i fyra år, därefter måste nytt kort beställas. Studenterna ansvarar själva för att kontakta ansvarig på respektive program i god tid innan det gamla kortet slutar gälla.

Detaljerade handläggningsrutiner samt hantering av inresande studenter, skyddad identitet och avbruten VFU finns i dokumentet Rutiner för handläggning av VIL/VFU vid Karolinska Institutet. Det kan fås av Enheten för stöd till Program- och utbildningsnämnder.

Dokument