Rutiner för handläggning av VIL/VFU på KI

KliPP (Kliniskt placeringsprogram)

Administration av VIL-/VFU-platser inom Region Stockholm görs i systemet KliPP, Kliniskt Placeringsprogram. Den administrativa processen för studenter som ska göra VFU kan kort sammanfattas i följande steg:

• Studenten registreras först i KliPP av VIL-samordnare på respektive utbildningsprogram, baserat på listor från Ladok, för att kunna placeras i olika verksamheter och för att kunna bli registrerad i EK (Region Stockholms elektroniska katalog), detta genererar ett så kallat HSA ID.
• Studenten genomför utbildningen JoBSH (Journaler, Bemötande, Sekretess, Hygien) och får sedan ett eTjänstekort utfärdat. 
• VIL-/VFU-samordnare vid de olika programmen gör förfrågningar/beställningar till olika verksamheter via KliPP:s beställningsformulär.

Undantag, ovan gäller inte:

• Läkarprogrammet, som har i förväg reserverade VFU-platser.
• Logopedprogrammet som beställer sina VFU-platser genom direktkontakt med verksamhetschefer eller studentsamordnare på olika logopedavdelningar/-enheter.
• Tandläkarprogrammet, Tandhygienistprogrammet egen klinik inom ramen för programmen.
• Optikerprogrammen egen klinik inom ramen för programmen.

VFU-platser utanför Region Stockholm

VFU-platser utanför Region Stockholm, till exempel inom Stockholms stads äldreomsorg, finns inte i KliPP utan administreras via direktkontakt med de olika verksamheterna.

Uppgifterna i KliPP ligger till grund för KI:s utbetalning av ersättning till klinikerna förutom för Läkar- och Logopedprogrammen som betalar sina VFU-platser med ALF-medel.

EK (Elektroniska katalogen)

Elektroniska katalogen (EK) är en databas som innehåller uppgifter om personer, funktioner, enheter och verksamheter som har ett avtal med Region Stockholm, till exempel anställda och studenter. När VIL-samordnaren lagt in en student i KliPP skapas automatiskt en så kallad personpost i EK knuten till aktuellt utbildningsprogram och VFU-placeringar.

Olika hanteringar gäller för den som har svenskt personnummer och är folkbokförd i Sverige och den som saknar personnummer eller folkbokföring i Sverige. Kontakta KI:s samordnare för närmare information (nedan kontakt).

När personposten skapats får studenten ett unikt HSA ID som är Region Stockholms identifiering av varje person som har uppdrag i vården. HSA står för Hälso- och sjukvårdens adressregister.

Utbildningen JoBSH

Studenter på KI:s utbildningsprogram som ska delta i någon form av VIL/VFU, inklusive studiebesök, måste ha genomgått JoBSH - en nätbaserad utbildning i journalhantering, bemötande, sekretess och hygien. Det är Region Stockholm som tillhandahåller utbildningen genom plattformen Lärtorget.

Utbildningen nås via en länk som skickas ut till student tidigast ett dygn efter registrering i KliPP av respektive VIL-samordnare. Kursen tar cirka två timmar att genomföra. Efter genomförd utbildning ska studenten själv generera ett intyg. När utbildningen är genomförd i sin helhet skickas automatiskt en beställning på e-tjänstekort för studenten. 

Utbildningen finns översatt till engelska på KI:s Canvas plattform med utbytesstudenter som huvudsaklig målgrupp. Internationella handläggarna administrerar den informationen.

Problem med inloggning i Lärtorget

Information till student som har svårt att logga in:
Som student ska du göra följande för att logga in i Lärtorget och genomföra JoBSH:

1. Säkerställ att du blivit registrerad i KLIPP av ditt lärosäte. Kontakta din utbildningssamordnare för kontroll. Observera att det kan ta upp till två-tre dygn efter att du blivit registrerad i KLIPP innan dina uppgifter kommit över till Lärtorget. Detta sker per automatik.
2. Gå till https://lartorget.sll.se och välj Logga in
3. Vid nästa val (inloggningssätt) välj "Som student för Jobsh".
4. Klicka/välj ditt lärosäte.
5. Använd sen samma inloggningsuppgifter som du använder för att logga in på din studentmejl för ditt lärosäte.

eTjänstekort (elektroniskt tjänstekort)

eTjänstekortet innehåller information om tjänsteidentitet och kan användas för säker inloggning på datorer samt inloggning till journalsystem och administrativa system.

När studenten genomgått den obligatoriska JoBSH-utbildning beställs automatiskt ett eTjänstekort (elektroniskt tjänstekort inom Region Stockholm) för studenter med svenskt personnummer. Manuell hantering för övriga.

Beställningen gäller i 90 dagar och om inte studenten tagit foto på eTjänstekortkontoret före dess måste en ny beställning göras. När beställning är genomförd ska studenten fotografera sig via fotoautomat. 

Kortet skickas sedan hem till folkbokföringsadressen och studenten ska sedan gå till Kortkontoret för att aktivera sitt kort. 

Kortet gäller i fyra år, därefter måste nytt kort beställas. Studenterna ansvarar själva för att kontakta ansvarig på respektive program i god tid innan det gamla kortet slutar gälla.

Vårdguiden om etjänstekort för studenter

Den som redan har eTjänstekort

Den som redan har ett eTjänstekort, till exempel från en anställning kopplad till Region Stockholm, behöver inte ett nytt kort men genomgången JoBSH-kurs samt utskrift av intyget på godkänd utbildning krävs.

Studenter med kort från annan Region rekommenderas att skaffa ett nytt kort alternativt ett tillfälligt e-tjänstekort som gäller i 6-12 månader.

Byte av namn

Om en student byter/ändrar efternamn eller byter ut ett av sina förnamn ska kortet bytas ut, ett nytt e-tjänstekort ska beställas.

Inresande utbytesstudenter

Efter antagning mejlar den internationella studenthandläggaren vid Gemensamt verksamhetsstöd/Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd (UFS) aktuell praktisk information till studenterna.

Det finns en egen rutin för dessa studenter, kontakta internationella handläggarna eller samordnare på Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd (UFS) om aktuell information. I stora drag gäller rutinen nedan för studenter utan svenskt personnummer.

Studenter utan svenskt personnummer

Övergripande förlopp för studenter utan svenskt personnummer:

1. Studenterna blir antagen till program och registrerar sig, etableras i Ladok via NyA.
2. KI-konto genereras i Ladok.
3. VFU-samordnare för program informerar om vad som gäller för studenter utan svenskt personnummer.
4. VFU-samordnare tar in passkopia och skickar vidare till EK H.
5. VFU-samordnaren informerar EK H om placering (vilken verksamhet/ sjukhus och under vilken tid med exakta datum).
6. EK H etablerar i EK och genererar HSAID, samt lägger in placering i EK för respektive placering.
7. EK H gör HSAID tillgängligt för VIL-samordnare.
8. VIL-samordnare på program lägger in studenterna i KliPP, studenten kan ligga i Klipp på T-nummer men överförs automatiskt inte till EK.
9. Avseende JoBSH 
   Om studenten ska göra JoBSH på svenska (<lartorget.hsf@sll.se>)används HSAID som användarnmn och lösenord som studenten  själv genererar via återställningslänk. 
   Alternativt kan studenten göra den engelska versionen av JoBSH som finns i KI:s Canvas (Administreras av EK H), då måste studenten läggas till i Canvas-utbildningen.
10. Studenten gör JoBSH och genererar själv intyg och skickar JoBSH-intyg till VFU-samordnare.
11. VFU-samordnaren/EK H beställer tillfälligt eTjänstekort, utan foto, som normalt gäller i sex månader från utfärdandet (det kan förlängas vid behov till 12 månader).
12. VFU-samordnare meddelar studenten vad hen ska göra för att hämta ut sitt e-tjänstekort på Kortkontoret vid Lindhagen.
    Notera att studenten ska legitimera sig med samma handling som är grund för studentposten i EK.

Information från Regionen om utfärdande av kort.

Skyddad identitet

• Personer med skyddade personuppgifter läggs in i KliPP på vanligt sätt med uppgifterna i Ladok.
• Studenterna ska ha ett ordinarie e-tjänstekort med ordinarie uppgifter i EK.

Det finns en egen rutin för studenter med skyddad identitet med alias, kontakta samordnare på Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd (UFS) för aktuell information.

Student med endast skyddade adressuppgifter

Adressen är dold via Skatteverket som synkas i Ladok. Adressen i Ladok är alltså dold och KI agerar inte vidare på detta.​ Studenten finns med sitt personnummer i:​

• Ladok: studenten är sökbar och utan adressuppgifter, studenten kan ändra e-postadress och telefon precis som andra.
• Canvas: studenten hanteras som vanligt​.
• EK: ska ligga sökbar, adressen finns inte i EK​.
• KliPP: som vanligt enligt information i Ladok. Obs! Adressen får inte läggas in KliPP.​ Det finns en sekretessknapp men då kommer inte studentens namn och kontaktuppgifter med i listan till verksamheten.
• TakeCare: personerna ligger som vanligt i TC med sitt personnummer.

Avbruten VFU

Examinator ska med omedelbar verkan avbryta en students verksamhetsförlagda utbildning (VFU) om studenten visar sådana allvarliga brister i kunskaper, färdigheter eller förhållningssätt att patientsäkerheten eller patienternas förtroende för sjukvården riskeras. Läs vidare på sidan Anvisningar för avbrytande av verksamhetsförlagd utbildning.