IDAC för administratörer
Den här sidan vänder sig till dig som är IDAC-administratör eller vill veta mer om hur du blir administratör.
Flera steg i IDAC är automatiserade, men din roll är viktig då du har koll på de personer som tillhör din institution. Du som administratör ska kunna hantera de fall då det blir undantag eller krockar i systemet. Du kommer inte att kunna använda systemet förrän du genomgått en utbildning.
På den här sidan introduceras några av de centrala begreppen, och du kan hitta vidare till videoguider för vanliga uppgifter – gå gärna med i Teamskanalen GRP_IDAC och anknytningsadministratörers forum för att få svar på dina frågor från kollegor på KI.
Användartyper
I IDAC finns fyra olika användartyper utifrån nedan villkor, som en administratör hanterar:
Anställd: Personen ska ha ett gällande anställningsavtal med KI.
Anknuten: Personen ha ett gällande anknytningsavtal. En anknuten kan vara en enskild person eller en person som tillhör en organisation (bolag).
Doktorand: Personen ska vara antagen och aktiv inom utbildning på forskarnivå, med KI som lärosäte. En doktorand har en särskild koppling med KI, där studier på forskarnivå genom en individuell studieplan är kombinerat med forskningsarbete inom KI och att doktoranden antingen är anställd eller anknuten. Detta till skillnad från eventuella personer, anställda eller anknutna, som dessutom studerar.
Student: Personen ska vara antagen och aktiv inom utbildning på grund- eller avancerad nivå med KI som lärosäte
Vilka e-postmeddelanden får jag som administratör?
Du får ett automatiserat mejl från IDAC med KI-ID och övriga inloggningsuppgifter i samband med att en ny anställd eller anknuten börjar på din institution, tidigast 30 dagar innan start.
Ett automatiserat mejl från IDAC informerar också om att när ett konto kommer att inaktiveras (vid avslutad anställning) och skickas 14 dagar innan det sker.
Instruktionsfilmer
I KI Play-kanalen IDAC instuktionsfilmer hittar du en samling filmer som visar vanliga uppgifter för administratörer, chefer och användare. Du kan i kanalen sortera filmerna utifrån olika taggar.
Hur blir jag IDAC-administratör?
Det är alltid AC (Administrativ chef) för institutionen som utser IDAC-administratörer. När du har blivit utsedd behöver du genomgå en e-utbildning för att få behörighet till systemet. När du har du slutfört din e-utbildning ska du begära behörigheten via IDAC.
Steg 1: e-utbildning
Logga in i Canvas och navigera i menyn: Kurser--> Alla kurser-->Bläddra bland fler kurser och sök efter "IDAC för administratörer 2022”.
Utbildningen avslutas med ett quiz. Du har möjlighet att göra testet flera gånger och du behöver ha alla rätt för att bli godkänd.
Steg 2: Godkännande av AC via IDAC
Logga in i IDAC-portalen på https://idac.ki.se/
I portalen väljer du:
Tjänster → Begär åtkomst → sök efter korrekt roll: IDAC-Administrator INSTKOD där INSTKOD står för förkortningen för Institutionsnamn. Exempelvis: IDAC-Administrator FyFa.
Specificera en orsak när du begär din behörighet, som att du ska jobba som IDAC som administratör och ta med datumet då du slutförde din utbildning. När detta är utfört så kommer begäran att gå till närmaste chef och sedan till AC för godkännande.
Observera att rollen IDAC-Administrator INSTKOD Reset Password enbart ger behörighet till att byta lösenord och för denna behöver du inte gå utbildning.
