Kundfakturering

Är du ekonom och jobbar med kundfakturering? Här hittar du information om processen för fakturor går till.

Rutin för att skapa kundfakturor

Här hittar du information om processen för kundfakturering.

1. Behov från verksamheten

Någon i kärnverksamheten har ett behov av att skicka en faktura beroende på en överenskommelse/ett avtal mellan KI och kunden. Personen som har behovet att få en faktura skickad informerar institutionsekonom om överenskommelsen/avtalet.

2. Fakturaunderlag

Inst-ekonomen får underlaget för faktureringen från personen som vill skicka en faktura. Underlaget behöver kompletteras så att fakturan kan gå till korrekt mottagare i organisationen vi fakturerar.

Använd fakturamallen för att sammanställa fakturaunderlaget.

  • Inst-ekonomen kontrollerar via organisationsnumret om kunden redan finns i kundregistret och hur kunden ska få faktura. Säkerställ att det finns korrekt fakturareferens, adress och e-postadress.
  • Om kunden inte finns: skapas ett formulär för kundupplägg. Du hittar formuläret i UBW Web under "Formulär", "Kundupplägg".
  • Fyll i konteringsspecifikationen samt fakturatexten i fakturamallen.

3. Skapa försäljningsorder

När underlaget är komplett skapar inst-ekonomen eller ekonomiservice försäljningsordern i UBW-webb.

4. Testkörning fakturering - SO09

När försäljningsordern är klar kan du skapa en testfaktura.

Du är nu klar med kundfaktureringen. Alla övriga steg sköter vi Redovisning & Controlling och vår leverantör Opus Capita.

5. Fakturering – SO13

Samtliga försäljningsorder som skapats under dagen faktureras automatiskt varje dag kl 22.00.

6. Överföring till OpusCapita

UBW skickar fakturorna till Opus Capita en gång per dygn, kl 06.00 varje morgon.

7. Utskick

Kundfakturorna skickas vidare enligt angivet sätt i kundregistret: via Svefaktura, pdf som e-post eller som pappersfaktura. Fakturorna märks med KI:s logga för äkthetsstämpel.

8. Rapportering

Brandsign informerar Redovisningsenheten på UF en kopia på fakturor som har studsat pga. fel mailadress så dessa mailadresser kan rättas upp i kundkortet och kopian på fakturan kan skickas till rätt mailadress.

Kundfakturor i UBW

Behöver du hjälp med att skapa försäljningsorder i UBW-webb? Se processbeskrivningarna i UBW-handboken avsnitt Kundreskontra

Om Opus Capita

Opus Capita är ett företag som är specialiserad på att automatisera och digitalisera kunders upphandlings-, fakturerings- och betalningsprocesser. Bolaget finns i åtta länder och har 2 300 kunder.

OCR

Inbetalningar från svenska kunder sker till KI:s centrala bankgiro med hjälp av ett OCR-nummer.

Support System läser in filen med betalade fakturor dagligen, vilket innebär att de får korrekt datum för kvittning i systemet och att kundreskontran uppdateras. Du som ekonom på institutionen behöver inte kvitta dessa fakturor.

Inbetalningar från utlandet

Inbetalningar från utlandet som betalas till institutionens konto via IBAN och SWIFT behöver fortfarande kvittas, liksom inbetalningar till institutionens egna bankgiro.

Rekvisition

Från och med den 19 april görs rekvisitioner i UBW (fd Agresso). 

En rekvisition skickas till de bidragsgivare som önskar för att begära utbetalning av beviljade bidrag. Det är inte att likställa vid en kundfaktura för när vi rekvirerar pengar så uppstår ingen fordran och ingen händelse på projektet. Projektet påverkas först då betalning av rekvisitionen görs.  

Nedan kan du läsa mer om vad du bör tänka på och hur rutinen ser ut.

En rekvisition blir aktuell när ditt projekts beviljade medel klassificerats som bidrag. Ibland står det i kontraktet att bidragsgivaren begär en rekvisition för att betala ut medel, medan det för andra inte är ett krav.

Vi har gjort en utförlig rutinbeskrivning om hur du skapar rekvisitionen i UBW samt en processbeskrivning som visar flödet, se dokument nedan.

En av vinsterna med denna rutin är att inbetalningen blir automatiskt bokad då den kommer in såvida rekvisitionskunden angett rekvisitionsnumret som fungerar som ett OCR-nummer. I det fall inte rekvisitionsnumret är angivet söker EA upp vilken institution som ska ha inbetalningen och kontaktar den.

I samband med denna rutinförändring så byter vi även betalningsuppgifter för den som betalar in. Vänligen säkerställ att rekvisitionskunden får information om att nytt BG eller IBAN gäller.

Har ni behov av att intyga att de nya bankuppgifterna tillhör Karolinska Institutet så finns även bankintyg, se dokument nedan.

Kontakt

Har du frågor angående kundfakturering kan du vända dig till redovisning@ki.se.