Hållbara möten och evenemang

Som ett av världens främsta medicinska universitet har Karolinska Institutet en viktig position att bidra till Agenda 2030 och FN:s 17 Globala mål för hållbar utveckling. Att arrangera hållbara möten och evenemang är ett sätt att agera ansvarsfullt och bidra till hållbar utveckling.

Guiden har sin utgångspunkt i Agenda 2030, FN:s 17 Globala mål för hållbar utveckling och KI:s riktlinjer för miljö och hållbar utveckling. Checklistan kan vara en praktisk hjälp i planeringen och organiseringen av ett evenemang medan guiden förklarar kopplingen till de Globala målen.

De Globala målen för hållbar utveckling är sammankopplade och integrerar de tre dimensionerna av hållbar utveckling: den ekonomiska, sociala och miljömässiga. Genom att stötta ett av målen påverkas andra mål i positiv riktning.

Att promenera är gynnar hälsa och bidrar till ökad livskvalitet. Det bidrar även till att skydda miljön och värna om naturresurser, som i sin tur bidrar till hälsoeffekter, t ex genom renare luft och mindre trafikbuller. Vad vi äter har betydelse, inte bara för vår egen hälsa utan även för klimatet.

Guide för hållbara evenemang

Enligt högskolelagen ska högskolorna "i sin verksamhet främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö, ekonomisk och social välfärd och rättvisa."

Hållbarhet ska införlivas i den dagliga verksamheten och även vid arrangemang av evenemang såsom möten, föreläsningar, seminarier och konferenser.

Den här guiden kan vara en praktisk hjälp för att minska miljöpåverkan, minska kostnader och främja hållbar utveckling. 

Vad är ett hållbart evenemang?

Ett hållbart evenemang definieras av FN som:  “designed, organized and implemented in a way that minimizes potential negative impacts and leaves a beneficial legacy for the host community and all involved”.

Det innebär att man tar social, ekonomisk och miljömässig hänsyn, som minimerar negativa effekter på människa och miljö. I planeringen av ett evenemang bör därför olika aspekter beaktas, som t ex energianvändning, inköp, matval, transporter, tillgänglighet och avfallshantering.

En viktig del i detta är att öka medvetenheten bland medarbetare, studenter och deltagare samt inspirera till hållbar utveckling.

Att arrangera hållbara möten och evenemang speglar även KI:s vision om att vara ett ansvarstagande universitet.

Checklista för hållbara evenemang

Guide för hållbara evenemang

Konsumtion av kött, fisk och mejeriprodukter står för en stor andel av utsläppen av växthusgaser från livsmedel. Att servera växtbaserad mat främjar miljö men även mångfald, eftersom det passar de flesta oberoende av religion, etnisk tillhörighet eller trosuppfattning.

  • Välj miljömärkt mat.
  • Välj rättvisemärkta produkter. Välj ekologiskt och Fairtrade-märkt kaffe och te. Välj växtbaserad mjölk till kaffet istället för mejeriprodukter.
  • Välj råvaror efter säsong.
  • Välj ur det hållbara sortimentet från leverantör inom KI:s ramavtal inom catering. Be att miljömärkning och klimatpåverkan visas i menyer och annan kommunikation.
  • Erbjud deltagare överbliven mat, frukt, och dryck i slutet av evenemanget för att minska mängden matavfall.
  • Avstå från buteljerat vatten på flaska eller burk. Erbjud kranvatten i vattenstationer, karaff eller glasflaska med flergångsglas till.
  • Välj återanvändbart glas och porslin istället för engångsmaterial.
  • Avstå från portionsförpackningar. Välj hållbart förpackningsmaterial, avstå helt från fossil plast. Undvik onödiga förpackningar, t.ex. styckvis inplastade smörgåsar.
  • Arrangera rökfria evenemang. Rökfria utomhusmiljöer är i linje med Strategi 2030 och KI:s vision som inkluderar en bättre hälsa för alla.
  • Välj alkoholfritt.

Resor och transport av besökare står för en stor del av klimatpåverkan från evenemang

  • Arrangera ett resfritt evenemang genom att streama och publicera föreläsningar online.
  • Aktiva transporter främjar fysisk aktivitet, hälsa och minskar miljöbelastning. Att välja plats för evenemanget med hänsyn till promenadavstånd, cykelbanor och möjlighet till cykelparkering.
  • Välj plats, lokal och boende för evenemanget nära kollektivtrafik. Informera deltagare om de olika alternativ som finns för hållbara transportval. Se till att det finns tydlig information om resvägar, tidtabeller och biljettköp för kollektivtrafik.
  • Vid alla tjänsteresor ska den lokala kollektivtrafiken användas i första hand. I vissa länder och vissa städer kan dock taxi vara ett bättre och säkrare alternativ. Taxiresor ska om möjligt ske med miljötaxi. Inom Stockholm stad och närområde ska kollektivtrafiken användas.
  • Använd KI-bussen mellan Solna och Flemingsberg. 
  • Inrikes resor ska normalt företas med tåg framför flyg i största möjliga utsträckning, i enlighet med KI:s resereglemente. Inrikes resor med flyg ska särskilt motiveras för respektive resa.
  • Planera start och sluttid för evenemanget för att underlätta för t.ex. tågresenärer. Erbjud länkar till relevanta kartor, resplaner och tidtabeller.
  • Undvik onödiga transporter, samordna leveranser, och använd om möjligt fossilbränslefria transportmedel.

Att göra ansvarsfulla val vad gäller inköp och produktion är en viktig del för att främja en hållbar utveckling

  • Överväg om inköp överhuvudtaget är nödvändigt. Varje produkt har krävt energi och naturresurser.
  • Välj hållbart utvunna material (återvunnet, hållbart producerat, biobaserat och komposterbart)
  • Avstå från engångsprodukter. Välj genomgående återanvändbart och miljövänligt material.
  • Hyr, låna och dela på material och utrustning.
  • Välj miljömärkta material och produkter, t.ex. Svanen, Bra Miljöval, EU-blomman, GOTS, Fairtrade.
  • Avstå från give-aways.
  • Välj produkter som speglar hållbarhetstanken med evenemanget, t ex en återanvändbar vattenflaska som uppmuntrar till att använda kranvatten istället för engångsflaskor.
  • Välj produkter som är användbara, återanvändbara, hållbara och har ett utbildande värde, som skapar ett hållbart beteende även efter evenemanget.

Kommunicera hållbarhetsarbetet så att alla medvetna val blir tydliga i evenemangets olika delar.  Överväg om ett fysiskt möte överhuvudtaget behövs. Digitala möten och konferenser kan vara ett alternativ som inte bara är bara är ekonomiskt utan även har mindre miljöpåverkan. 

  • Tydliggör ert ställningstagande för varje del av planeringen, kopplat till de Globala målen, och låt detta vara en del av kommunikationsplanen.
  • Välj digital kommunikation och kanaler för inbjudan, registrering, program, marknadsföring och utvärdering, för att minska pappersanvändning. Digital information är lätt att sprida och kan enkelt redigeras och uppdateras, jämfört med tryckt information.
  • Avstå från engångsmaterial.  Låna eller hyr utrustning.
  • Investera i återanvändbart kommunikationsmaterial.
  • Använd hållbara materialval, färg och tryck. Datera inte tryckt material, för att främja återanvändning.
  • Inled evenemanget med den genomgående hållbarhetstanken och se till att detta exponeras i olika kanaler. 
  • Synliggör olika miljömärkningar, t.ex. för den valda menyn.
  • Livesänd eller spela in presentationer och föreläsningar. Tänk på att informera om filmning, begära samtycke och att följa GDPR.
  • Skapa engagemang kopplat till hållbarhet genom aktiviteter på plats eller i sociala medier.
  • Öka kunskap och medvetenhet om avfallshierarkin.
  • Sprid gärna checklistan och guiden, för att hjälpa andra att arrangera ett hållbart evenemang.

Mål 11: Hållbara städer och samhällen

  • Välj plats utifrån miljö, trygghet och tillgänglighet.
  • Överväg om ett fysiskt evenemang är nödvändigt. Kan hela eller delar av mötet eller evenemanget ske digitalt?
  • Välj en plats som ligger nära kollektivtrafik eller möjligheter till aktiva transporter, eftersom resor och transporter står för en stor del av miljö- och klimatpåverkan.
  • Ta hänsyn till säkerhet och tillgänglighet samt till kostnader utifrån ekonomisk och social hållbarhet.
  • Välj en plats som är anpassad för evenemanget med hänsyn till lokala ekosystem som mark och vatten.
  • Arrangera ett utomhusevenemang. Tänk dock på att inte orsaka störningar för omgivning och negativ påverkan på naturmiljön.
  • För att boka konferenshotell, kursgård eller boende, använd de statliga ramavtalen på avropa.se. Nyttja möjligheten att använda miljö, kvalitet och tillgänglighet som avropskriterium.
  • Välj anläggning utifrån ramavtalet med ett aktivt arbete inom miljö och hållbar utveckling. Anläggningar som är miljömärkta, miljöcertifierade eller som på annat sätt kan påvisa ett aktivt miljöarbete ska väljas där så är möjligt.
  • Informera deltagare om de olika alternativ som finns för hållbara transportval till evenemangsplatsen. Se till att det finns tydlig information om kartor, resvägar, tidtabeller och biljettköp.

Uppmuntra miljömedvetet beteende vad gäller principen att avstå, minimera, återanvända och återvinna i sista hand.

  • Gå igenom det avfallsflöde som evenemanget orsakar och hur avfallet kan förebyggas, minimeras och vad som kan återanvändas.
  • Undvik onödiga inköp.
  • Välj i första hand material som kan återanvändas eller materialåtervinnas. Undvik onödigt förpackningsmaterial, plastförpackningar och engångsartiklar.
  • Arbeta för att minska mängden matavfall och matsvinn. Ta upp beställning på mat/fika och beställ rätt antal portioner. Fråga efter allergier eller behov av specialkost i inbjudan.
  • Använd flergångsartiklar, som glas och porslin för servering.
  • Uppmuntra till användning av återanvändbara muggar för exempelvis kaffe. 
  • Samla in eventuella namnskyltar, klädnypor, dekorationer, profilkläder, brickor etc. vid evenemangets slut för återanvändning.
  • Se till att det finns lämpliga kärl för källsortering och återvinning av avfall och att dessa är tydligt märkta enligt gällande källsortering.
  • Hitta möjligheter att källsortera matavfallet, t.ex. genom att beställa en separat fraktion via avfallsentreprenör eller be matleverantören ta hand om detta, om det ingår i det befintliga ramavtalet.

Som arrangör ansvarar du för säkerheten under ert evenemang.

Det innebär att du som arrangör är ansvarig för brand- och utrymningssäkerhet:

  • Informera om brand- och säkerhetsrutiner senast vid evenemangets öppnande.
  • Inled möten och evenemang med en kort säkerhetsgenomgång.

Du måste också se till att:

  • det finns en säkerhetsansvarig på plats
  • det råder god ordning
  • rätt personer får tillträde till evenemanget
  • gränsen för tillåtet antal personer i lokalen inte överskrids
  • utrymningsvärdar finns för att kunna utrymma gästerna på ett säkert sätt
  • eventuella leverantörer eller underleverantörer följer ordnings- och säkerhetsreglerna
  • samordna och ge tillträde för rätt personal, deltagare, leverantörer, in- och utleveranser 

Om det inte finns någon tydlig gräns för tillåtet antal personer är evenemanget öppet för allmänheten, vilket ställer ökade krav på säkerheten. 

  • Planera in rörelsepauser i programmet, helst varje halvtimme, för att bryta stillasittandet. Gå in på Friskvårdens sida för att få tips och idéer.
  • Minska stillasittande genom att erbjuda ståbord vid lunch och fika.
  • Lämna utrymme i schemat för deltagare att kunna promenera mellan t.ex. möten, restauranger och boende. 
  • Uppmuntra till aktiva transporter till och från evenemanget. 
  • Välj sociala aktiviteter med låg miljöpåverkan och som passar deltagarnas förutsättningar.
  • Använd uterummets möjligheter.
  • Servera miljösmart och hälsosamt tilltugg. Se hållbarhetsguiden under "Mat och dryck".

En rättvis fördelning av resurser samt ekonomiskt, socialt och politiskt inflytande, är grunden för ett hållbart samhälle. Globala målens ledord är ”Leave No One Behind”. Mål 10 lyfter betydelsen av att medverka till ett samhälle där ingen lämnas utanför.

KI strävar efter att värna om allas lika värde och en inkluderande arbets- och studiemiljö, där alla medarbetare och studenter får möjlighet att utvecklas. Alla i organisationen kan bidra till att främja lika villkor. När man arrangerar ett hållbart evenemang är det viktigt att beakta följande:

  • Främja mångfald vid rekrytering av personal och funktionärer med olika bakgrund. Finns det möjlighet att anlita nyanlända?
  • Se till att alla medverkande har goda arbetsvillkor, såsom pauser, mat och ersättning.
  • Sträva efter jämställdhet och mångfald vid rekrytering av personal, inbjudna gäster och talare.
  • Att konsumera hållbart och ansvarsfullt är ett sätt att bidra till lika villkor där varan är producerad. Välj företag som arbetar med mångfald, rättvis handel och jämställdhet.
  • Se till att evenemanget inte krockar med någon religiös högtid.
MP
Innehållsgranskare:
2023-05-20