Framtidens arbetsplats - Hybridarbetsplatsen
Karolinska Institutet har under perioden november 2020-mars 2021 genomfört en översyn för att tillvarata våra erfarenheter och inhämta aktuell forskning om hur arbetssätt, ledarskap och arbetsmiljö påverkats under pandemin och vad vi kan ta tillvara och lära oss inför framtiden.
Både samhället och våra arbetsplatser präglas av snabb utveckling, osäkerhet och komplexitet. Coronapandemin i sig har snabbat på utvecklingen av omställning och nya arbetssätt. Även den digitala utvecklingen har fått en skjuts. Det nya ”normala” i en tid post Corona innebär en helt annan vana vid tillexempel distansarbete, videomöten och digitaliserade processer. Behoven av att tänka nytt har påverkat våra antaganden i grunden och lett till djupgående förändring av arbetssätt och processer. Dessa erfarenheter kan vi nu ta tillvara och lär oss av.
Arbetet med översynen har bedrivits i projektform efter ett initiativ av HR-direktören. Resultatet presenterades den 31 mars i en rapport till Katarina Bjelke, universitetsdirektör. Rapporten innehåller en beskrivning av hur framtidens arbetsplats kan se ut i praktiken utifrån bland annat organisation, arbetssätt, regelverk, arbetsmiljö, teknisk utrustning, lokalplanering och produktivitet/effektivitet. Rapporten har nu godkänts som underlag för vidare arbete.
Sammantaget visar översynen att ett mer flexibelt arbetssätt har ett starkt stöd internt och det kan konstateras att det finns en stor förväntan bland medarbetare och chefer på ”hybridarbetsplatsen”. Förhoppningen är att ett mer flexibelt arbetssätt ska bidra positivt till både arbetsmiljö, produktivitet och effektivitet.
För att ett mer flexibelt arbetssätt ska fungera optimalt krävs ett helhetsperspektiv med människan i fokus där lokaler och teknik fungerar stödjande. Adekvat teknisk utrustning och kunskap om teknikens möjligheter och begränsningar samt hänsyn till individuella behov och förutsättningar både på verksamhets- och individnivå är viktiga förutsättningar. Ett mer flexibelt arbetssätt kommer att ställa krav på vår förmåga att samarbeta och gemensamt ansvarstagande. En flexibel arbetsplats kräver att vi hittar sätt att samarbeta som inte primärt styrs av den fysiska platsen. Genom att koppla samarbetet till de uppdrag som ska utföras och hitta nya kreativa mötes- och samarbetsformer utvecklas värdeskapande & meningsfulla samarbeten, både ur arbetsgivarens och arbetstagarens perspektiv. Vi behöver också tillsammans reflektera kring vad den fysiska arbetsplatsen och det fysiska mötet fyller för funktion i en tid post Corona.
Arbetet för en mer flexibel arbetsplats går nu över i linjen. Fokus är initialt på verksamhetsstödet (GVS och institutioner) Behovsanpassat stöd i samband med införandet kommer att erbjudas av GVS:s olika stödfunktioner. Realiseringen av ett mer flexibelt arbetssätt planeras att starta Q3 2021 eller när det pandemiska läget tillåter.
Anvisningar för ett flexibelt arbetssätt
- Arbete i hemmet eller andra lokaler utan för KI kan ske tillfälligt eller regelbundet och ska endast förekomma i de fall arbetsgivaren bedömer att det verksamhet och arbetsuppgifter tillåter detta.
- Prefekt/motsvarande avgör ytterst hur respektive institution/motsvarande ska förhålla sig till en hybridarbetsplats inom ramen för centrala regler och anvisningar. Närmaste chef beslutar efter dialog med medarbetaren var arbetet ska utföras.
- Medarbetaren måste ha personliga samt arbetsmiljö- och utrymmesmässiga förutsättningar för arbete i hemmet.
- Vid arbete hemifrån i större omfattning på regelbunden basis ska arbetsgivaren se till att medarbetaren vid behov har erforderlig ergonomisk utrustning. I det fall medarbetaren får besvär på grund av arbetet hemifrån ska medarbetaren återkallas att arbeta i KI:s lokaler.
- Arbetet i hemmet ska ses som en möjlighet och inte som en rättighet, skyldighet eller förmån.
- Minst hälften av arbetet ska utföras i KI:s lokaler om inte chef och medarbetare överenskommer om annat.
- Distansarbete ska utföras inom Sveriges gränser.
- KI ska tillämpa tillitsbaserad styrning och ledarskap i enlighet med regeringens intentioner.
En Individuell överenskommelse om distansarbete görs via HR-arkivet av chefen (chefen fyller i medarbetarens personnummer och det signeras sedan via EduSign).
Strategi 2030
Hybridarbetsplatsen har en direkt koppling till Strategi 2030 och ska bidra till att integrera värdegrunden i vardagen, bland annat genom att skapa förutsättningar för våra kärnvärden passion (arbetsglädje), kreativitet och ansvar. Vägen dit går genom ett möjliggörande, relationsorienterat ledarskap och väl utvecklat kollegialt samarbete, där vi utvecklar platsoberoende sätt att mötas och samarbeta kopplat till de uppdrag som ska utföras på ett sätt som upplevs som meningsfullt och värdeskapande både för arbetsgivare och arbetstagare.
Några knäckfrågor
- Hur bibehåller och stärker vi samspelet mellan organisationens individer, enheter och avdelningar i tider av digitalisering och distansarbete. Hur tar vi tillvara teknikens möjligheter samtidigt som vi medvetandegör och tar om hand dess begränsningar och risker?
- Hur skapar vi en upplevelse av tillhörighet och vi-känsla även när vi inte alltid är fysiskt på plats och vilken roll kommer det fysiska kontoret att ha för framtidens arbetsplats?
- Vilken utformning kan den fysiska arbetsplatsen ha givet nya förutsättningar och behov? Hur utformas lokalerna ur ett optimalt kostnads-/nytto perspektiv? Hur säkerställer vi att den fysiska arbetsplatsen främjar en god arbetsmiljö, såväl fysiskt som psykosocialt, med stöd i aktuell forskning.
Arbetet kommer att följas och utvärderas under ledning av professor Irene Jensen. Utvärderingen kommer beakta både effekt och process.
Strategier för att hantera gränslöshet i arbetet
Den nya digitala tekniken medför att gränsen mellan arbete och fritid blir allt mer otydlig. Här får ni stöd för att diskutera hur ni vill ha det på er arbetsplats. Titta på filmen och reflektera kring hur ni vill ha det tillsammans.